Adviesbureau Kragten klaar voor de toekomst met Voice Over IP

“Vroeger was het een enorme uitdaging voor onze telefonistes om alle medewerkers te bereiken. Nu is iedere medewerker, op welke locatie hij zich dan ook bevindt, met één eigen telefoonnummer bereikbaar.” Voor Pieter Verstappen, ICT medewerker bij Kragten, is het duidelijk: sinds de invoering van Voice over IP is de bereikbaarheid van het hele team enorm verbeterd.

Kragten is een onafhankelijk adviesbureau voor de openbare ruimte en opereert met zo’n 180 medewerkers vanaf locaties in Herten (Limburg) en ’s-Hertogenbosch.

Verstappen: “Op twee locaties zijn flexibele werkplekken ingericht met als voordeel dat medewerkers kunnen werken op een locatie die hen op dat moment het beste schikt. Ideaal voor de medewerkers, maar het leverde continu uitdagingen op voor onze telefonistes. Zij waren het overzicht over wie zich waar bevond helemaal kwijt.”

Tijdens een periodiek gesprek met ACES Direct kwam telefonie ter sprake. “We vertelden dat de continuïteit van onze telefooncentrale niet meer gegarandeerd kon worden en dat we zochten naar een telefonie oplossing om onze flexibele werkwijze te ondersteunen.”

Omdat ACES Direct streeft naar continue kwaliteitsverbetering, wordt samengewerkt met zorgvuldig geselecteerde partners. Mark Sheridan, Sales Manager ACES Direct: “Op het gebied van managed telefonie werken we samen met Telespectrum. De dienstverlening van Telespectrum biedt een belangrijke aanvulling op ons portfolio. Hiermee kunnen we onze relaties nog beter adviseren in kader van IP infrastructuren.”

De kennismaking tussen Kragten en Telespectrum verliep prima. Verstappen: “We werden op dezelfde manier geadviseerd als we bij ACES Direct gewend zijn. Mensen met verstand van zaken kwamen met een goed en correct advies. Dat gaf een vertrouwd gevoel.”

Selectieproces
Op basis van de wensen en eisen van Kragten werden door verschillende leveranciers drie mogelijke systemen geadviseerd. Het systeem van Avaya bood de beste prijs-functionaliteit verhouding. Een referentiebezoek bij een bedrijf met een vergelijkbare omvang en werkwijze bevestigde de keuze.

Kragten koos voor een configuratie gebaseerd op de Avaya IP Office telefooncentrale gecombineerd met Avaya IP Office mobile worker. Deze systemen vullen elkaar naadloos aan: de centrale zorgt voor de basisbereikbaarheid, mobile worker zorgt ervoor dat zowel vaste als mobiele telefoon tegelijkertijd over gaan. “Het maakt dan dus niet meer uit of een collega op kantoor in Herten, in Den Bosch of buiten de deur is. Zijn telefoon gaat over op de plek waar hij zich bevindt!”

Implementatie VoIP
Doordat de Avaya oplossing gebruik maakt van IP bekabeling, kon de centrale worden geïmplementeerd terwijl de oude centrale nog draaide. Daarom verliep de implementatie vloeiend. De eerste week werden de nieuwe toestellen met interne gesprekken getest en werden de oude toestellen nog gebruikt voor externe gesprekken.

Verstappen: “We moesten wel even wennen aan het aan- en afmelden met z’n allen. Maar we zijn nu een maand operationeel en iedereen kan uitstekend uit de voeten met het systeem. De telefonistes hadden aan een halve dag training voldoende en zelfs de beheerders kunnen met slechts een dag cursus het systeem onderhouden.”

“Dankzij de goede samenwerking tussen ACES Direct en Telespectrum is de Kracht van Kragten verder toegenomen. De bereikbaarheid is echt geoptimaliseerd!”