Veel aanbestedingen bevatten precieze omschrijvingen van hardware en software. Bij het uitschrijven van aanbestedingen worden vaak technische mensen betrokken, die op basis van hun ervaring een product samenstellen. Tegenwoordig levert dat -door de snel ontwikkelende markt- niet altijd de beste match op voor de eindgebruiker.

Sterker nog: organisaties vragen soms om verouderde hard- en software die niet efficiënt zijn voor het uiteindelijke doel en voor problemen zorgen. Door op een andere manier aan te besteden, kunt u gebruik maken van de kennis die inschrijvende partijen bezitten.

Gebruikersprofielen

Maak gebruik van gebruikersprofielen. Een accountmanager die veel onderweg is, is meer gebaat bij een lichte laptop om snel ‘up and running’ te zijn, e-mail binnen te halen en notities kwijt te kunnen. In tegenstelling tot iemand die bezig is met financiële administratie en zware programma’s tegelijkertijd moet draaien.

Als u goed in kaart brengt wat de behoeftes van de verschillende gebruikers zijn en zo profielen opstelt, kunt u vervolgens differentiëren in producten en inkoopvoordeel creëren. Dat levert niet alleen een prijsvoordeel op, maar ook een product dat volledig aansluit bij de wensen en eisen van de organisatie en de eindgebruikers.

Adviseren

Om bij de gebruikersprofielen de juiste producten te zoeken is het adviserend vermogen van de opdrachtnemer essentieel. Het is belangrijk om een opdrachtnemer te vinden waar u vertrouwen in heeft, binnen een aanbesteding zijn er op basis van kwalitatieve stukken verschillende manieren om dat te verifiëren. Zoals het verzoek om een uitwerking van de procedure hoe een opdrachtnemer de productkeuze bepaalt.  

Een bijkomend voordeel van functioneel uitvragen, zijn de mogelijkheden om wensen en eisen voortdurend aan te passen aan de werkelijkheid van de dag. Een wenselijke stap gezien de snelle ontwikkelingen binnen de IT-markt. Bij een standaard contractduur van vier jaar is dat bij technisch specificeren lastig.

In de manier van uitvragen is uiteraard geen goed of fout, maar we zien wel de trend dat steeds meer overheden, zorg- en onderwijsinstellingen voor deze flexibiliteit kiezen. Dat vraagt om partnerschap en het delen van kennis en kunde.

Hulp nodig?

Wilt u meer weten over een goede aanbesteding en hoe inschrijvende partijen u daarbij van dienst kunnen zijn? Ik en ACES Direct helpen u graag.