door Jan-Willem Smit 5 jaar geleden

De maakindustrie is een sector die aan elkaar hangt van processen. Processen die vaak al tijden staan en functioneren. Het proces is in de regel heilig. Toch zijn er manieren om verbeteringen aan te brengen zonder dat proces te verstoren: het verbeteren van documentstromen.

Dat is niet de meest sexy stelling maar binnen deze sector liggen kansen om verbeteringen aan te brengen aan documentstromen voor het oprapen. Dat is tweeledig, zowel op het gebied van dataveiligheid als efficiëntie.

Datalekken en GDPR

Bij veel bedrijven is de data niet veilig. Niet alleen met het oog op lekken van bedrijfskritische informatie is dat vervelend maar ook met het oog op GDPR wetgeving. De basis bestaat uit classificaties van interne en externe stromen. Is het gevoelige informatie? Tijdsgevoelige informatie? Is dit wel geheim? Op basis van die classificaties moet een bedrijf de juiste maatregelen nemen en de juiste mensen verantwoordelijk maken. Dat klinkt simpel maar is in de praktijk vaak niet goed geregeld.

Efficiënter werken

Verbeterde documentstromen zorgen voor een efficiënt bedrijf. Waar denk ik dan aan? Neem een productiehandleiding. Die staat nu nog vaak op papier in een map op de kast op werkvloer. Het document is al tijden niet bijgewerkt, vellen worden eruit gehaald en verkeerd teruggestopt en het updaten is een langzaam en foutgevoelig proces.

Visuele stappenplannen op de werklvloer

Hoe verbeteren we dat proces? Denk aan document management systemen als Sharepoint. Maak het stappenplan bijvoorbeeld visueel. Tikt een collega stap 1 aan dan krijgt deze met visuele ondersteuning instructies over dit gedeelte. Dat is in eerste instantie een tijdstoegave maar zorgt uiteindelijk voor een hogere handelingssnelheid.

Productflow

Als bijkomend voordeel kan een handleiding ook in de flow met het product meegaan. Een bedrijf kan ervoor kiezen om per machine op een scherm de volgende stap in het proces weer te geven. Uiteindelijk draagt dat bij aan het terugdringen van het foutmarge en de veiligheid van data. Eerder kon een collega bestanden mee naar huis nemen of simpelweg kopiëren. Met digitale documenten kiest het bedrijf zelf wie, wanneer toestemming heeft tot welke documenten.

Procesdocumenten

Zo zijn er meer voordelen te bedenken die ‘eenvoudig’ realiseerbaar zijn door middel van digitalisering maar wel grote winst opleveren. Vaak kom ik in een fabriek en zie ik mensen vanaf de werkvloer op en af lopen tussen een apparaat en een kantoorruimte verderop. Geef zo’n collega een tablet, koppel de systemen en bespaar veel tijd.

Uw bedrijf efficiënter inrichten?

Een verbeterde documentstroom is maar één stap in de richting van een efficiëntere maakindustrie. Om bedrijven vooruit te helpen stelden wij een stappenplan samen waarin we u -in 8 stappen- op weg helpen naar een moderne werkplek in de industrie. 

Lees whitepaper in 8 stappen naar een moderne werkplek