door Moniek van Beckhoven 2 jaar geleden

Onboarding is voor veel organisaties een ondergeschoven kindje. De trajecten zijn in een ver verleden opgesteld en zijn zo “omdat ze nou eenmaal zo zijn”. Binnen Aces Direct willen we dat anders aanpakken. Daarom is er onlangs een onboardingplan uitgerold om nieuwe collega’s een vliegende start te geven.

Volgens HR-adviseur Jenske Croonen-Ferwerda was de oude manier van werken niet meer helemaal van deze tijd. “Het inwerkschema wat we hadden was alleen maar op de eerste maand gefocust waarbij we iemand zo snel mogelijk probeerden klaar te stomen en los te laten. Dat zorgt voor onduidelijke verwachtingen. Het oude inwerkschema van een maand was heel taakgericht, vinkjes zetten als het ware. Dit moet je doen, dit ga je leren en met die collega maak je kennis. We merkten dat er behoefte is aan meer structuur en begeleiding, ook na die periode. Daarom hebben we een nieuw onboardingplan in het leven geroepen wat daar beter mee omgaat.” 

Afbouwende intensiteit

In het nieuwe traject is de opbouw volgens Jenske anders ingestoken. “We starten heel intensief en bouwen dat in die zes maanden langzaam af. We hebben daarbij ook veel meer toetsingsmomenten ingebouwd, dat is voor beide partijen fijn om te evalueren hoe het gaat. Je geeft bijvoorbeeld al meteen aan het einde van je eerste week een presentatie over wat je geleerd hebt. Dat is meer dan een peilmoment, het is ook een kans om aan je commerciële vaardigheden te schaven. Je leert van al die presentatiemomenten.” 

Mentor

“Om de onboarding beter te laten verlopen hebben we een mentor gekozen binnen Aces Direct. Dat is voor iedere nieuwe collega dezelfde persoon. Het is op zich logisch, als bijvoorbeeld 10 mensen een systeem uitleggen, doen ze dat op tien verschillende manieren. Het verschil in kwaliteit van uitleg was te groot. Nu is er één collega die dat op zich neemt waardoor dat traject veel betrouwbaarder is. De mentor bouwt ook toetsmomenten in om te kijken hoe goed een nieuwe collega de informatie opneemt. Dat is belangrijk omdat je op die manier direct iemand kunt helpen als je merkt dat ze vastlopen. Het begeleidingstraject duurt daardoor iets langer maar getoetste kennis blijft  beter hangen. Daar haal je op de lange termijn alleen maar voordeel uit als nieuwe collega.” 

De basis

De eerste momenten zijn volgens Jenske in opbouw niet anders dan bij veel organisaties. “Op de eerste werkdag krijg je een nieuw IT device en accessoires die je zelf uit de webshop hebt gekozen, je stuurt een voorstelmail, krijgt uitleg over de agenda en maakt vooral even kennis met de organisatie. Uiteindelijk geef je aan het einde van die week een presentatie. Mensen vinden dat vaak best spannend, maar ze merken ook al snel dat de sfeer heel informeel is. Dan neemt die spanning snel af en wordt het moment gezien als samen terugkijken op de week en vaststellen welke kennis de nieuwe collega goed heeft opgenomen en waar extra uitleg nodig is.

Zelf verantwoordelijkheid nemen

Collega’s krijgen zelf veel verantwoordelijkheid om aan de slag te gaan met het onboardingplan. “Vanaf dag één ga je zelfstandig aan de slag en krijg je intensieve begeleiding van de mentor en de manager. In een salesrol start je in de eerste maand direct met het volgen van IT trainingen die onderdeel zijn van het nieuw opgezette kennishuis. Deze IT trainingen zorgen ervoor dat je de kennis hebt om na de eerste maand het gesprek met je eigen klantenset op een goede manier aan te kunnen gaan. Na het afronden van de IT trainingen ben je beter in staat de klanten een goed IT advies te geven. Na de eerste maand gaan we aan de slag met het kennispad. Waar sta je nu en waar wil je heen in je ontwikkeling. Op die manier hopen wij onze collega’s klaar te stomen voor een geweldige tijd bij Aces Direct.” 

Zelf aan de slag bij Aces Direct?

Ben jij de volgende die met dit onboardingtraject aan de slag wilt gaan?