door Moniek van Beckhoven 3 jaar geleden

HR-professionals en tijdrovende administratieve klussen; helaas een match made in heaven. Binnen ons HR-team verzandden we vaak onnodig in langdurende administratieve taken. Een jaar geleden vond ik binnenshuis de oplossing voor veel frustraties: digitaal ondertekenen.

Zeker bij groeiende organisaties horen helaas ook groeipijnen. Voor veel van mijn mede HR-collega’s is het herkenbaar. Je bent veel tijd kwijt met repetitieve taken die je ervan weerhouden om met toekomstgerichte zaken bezig te zijn. Voor ons team niet alleen frustrerend, het leverde ook veel mentale drukte op. Je gaat twijfelen aan de manier waarop je werkt, we waren veel bezig met het handtekeningenjagen.

Ons probleem met analoog ondertekenen

Bij het tekenen op papier ben je afhankelijk van mensen. Neem bijvoorbeeld de indiensttreding van een nieuwe collega. Je print het document zelf uit, zorgt dat je de juiste persoon op de juiste plek hebt, laat het diegene tekenen en wacht vervolgens tot je ook de manager fysiek kunt laten tekenen. Dat ook nog eens twee keer. En als er iets niet klopt moet het opnieuw. Dan is er ook nog de variant van inscannen, uitprinten, ondertekenen, inscannen, versturen. Waarbij je voor die hele keten afhankelijk bent van zowel de nieuwe collega als de manager.

Digitaal ondertekenen de oplossing?

Toen ik mijn verhaal deed bij mijn collega, Solution Advisor Jasper Verhaaren, had hij eigenlijk meteen een oplossing paraat: digitaal ondertekenen. Volgens hem dé oplossing voor dit probleem.

Langs mijn zijde had ik in eerste instantie weinig eisen. Veel frustrerender dan de huidige processen kon het niet worden. Het moest simpel zijn, dat was de basis. Van daaruit heb ik met Jasper besproken hoe ons huidige ondertekenproces werkt. Wie zijn de tekenbevoegden? Wat is de rol van de HR-collega? Wat is de juiste flow? Op basis daarvan konden we het systeem binnen een dag inrichten. Al moet ik toegeven dat ook vooral de expertise van Jasper het proces eenvoudig maakt. Het digitale ondertekensysteem heeft veel mogelijkheden. Het is fijn als iemand met kennis meehelpt bij de inrichting.

Wat is er voor ons anders?

Om meteen met de deur in huis te vallen; we hoeven niet meer achter mensen aan te zitten. Dat is voor mij het grootste verschil en scheelt veel werk. Collega’s kunnen overal en altijd tekenen. Dat is meer dan een holle frase. We hebben op die manier bijvoorbeeld al een contractondertekening gehad met iemand die op dat moment in Colombia op vakantie was. Dat was eerder onmogelijk. Nu ging het moeiteloos.

Contract op één pagina

Om het proces nog simpeler te maken hebben we de contracten overgezet naar PDF op één pagina. Dat is niet alleen voor collega’s fijn, maar ook makkelijker op te maken. Je hebt geen moeilijk aanpasbaar sjabloon nodig. In plaats daarvan werk je met een document wat zelfs zichzelf kan invullen. Dat scheelt veel tijd en is minder foutgevoelig.

Prettiger voor mijn collega’s

Ik hoor van mijn collega’s dat ze het sinds de overstap als prettig ervaren geen ellenlange contract door te moeten lezen en extra handelingen te moeten verrichten. De allerbelangrijkste zaken staan erin, randzaken zijn elders na te lezen. De manager tekent het document digitaal, het gaat naar de betreffende collega, die tekent ook digitaal en “de deal is rond”. Ik heb daarnaast meer rust, omdat ik alle documenten digitaal kan volgen. Eenmaal ingevoerd hoeven we niets apart te onthouden. Ook voor mijn collega’s kan ik een reminder instellen. Zo blijft er niets meer liggen en hoef ik het niet meer na te jagen.

Voordelen voor de organisatie?

Een intikkertje is de besparingen op het gebied van papier. In een tijd waarin organisaties langzaam maar zeker milieubewuster te werk gaan is het goed om de papierstroom terug te dringen. Ook op het gebied van de privacywetgeving draagt digitaal ondertekenen zijn steentje bij. Documenten van collega’s of klanten kunnen niet meer zomaar blijven slingeren bij een printer of op een bureau. Dat is niet alleen met het oog op privacy van de betrokkenen belangrijk. Ook met hoge boetes voor datalekken in het vooruitzicht is dit een waardevolle toevoeging om de data van je bedrijf ook daadwerkelijk binnen het bedrijf te houden.

Uitdaging?

Natuurlijk zijn er ook uitdagingen. Veel mensen zijn deze manier van ondertekenen nog niet gewend. Het voelt soms vreemd om een rechtsgeldig document digitaal te ondertekenen. Daarom moet je collega’s en externe partijen goed informeren. Soms merk ik dat daarin het proces verder is dan de mens in zijn ontwikkeling. Mensen houden graag vast aan hun administratieve flows. Toch heeft digitaal ondertekenen me helemaal overtuigd. Waar nieuwe processen vaak problemen opleveren was dat nu niet het geval. Dat is misschien wel de beste reclame die het systeem voor zichzelf kan maken.

Zelf aan de slag met digitaal ondertekenen?

Bekijk onze pagina over Digitaal ondertekenen