door Robin Verelst 2 jaar geleden

Stap je met je organisatie over op mobiel werken? Dan betekent dat voor veel mensen opeens een totaal nieuwe en andere werkwijze. Zorg er daarom voor dat je als bedrijf je beleid hierop aanpast. De afgelopen jaren hebben we bij Aces Direct gezien dat er in dit soort gevallen meerdere beleidsuitdagingen op organisaties liggen te wachten. Daarom hebben we de top 4 hier voor je verzameld.

Er is helemaal geen beleid

Deze beleidsuitdaging staat met stip op nummer 1: organisaties waar het volledig aan beleid ontbreekt. En die geen enkele strategische visie hebben over hoe ze dit soort zaken op de juiste manier kunnen aanpakken. Bij mobiel werken zijn de meeste bedrijven dus vooral praktisch bezig. Belangrijk is daarom om eerst vooral na te denken en op basis daarvan bewuste keuzes te maken. Praat erover met je personeel en win daarnaast ook extern advies in.

Er is wel beleid, maar dat is versnipperd

En dan heb je op de tweede plaats de bedrijven waar wel beleid geschreven is, maar waar het heel versnipperd is. Een deel vind je terug bij HR, het andere deel staat bijvoorbeeld in het personeelshandboek. Kortom: er is geen eenduidige strategie. Hoe vaak zien we niet dat HR een bepaald beleid kiest, IT eventueel volgt en waarna heel misschien ook de afdeling inkoop meegaat. Het zorgt ervoor dat medewerkers niet meer weten wat ze moeten doen. Wat dan weer het bestaan van shadow-IT in de hand kan werken.

De IT-afdeling maakt zelf alle IT-keuzes

De tijden zijn inmiddels voorbij waarbij IT-keuzes alleen werden gemaakt door de afdeling IT. Stel dat je bijvoorbeeld een Corporate Owned/Personally Enabled (COPE) device beschikbaar stelt, dan is het belangrijk om HR hier ook over in te lichten. Je kunt wel zeggen vanuit IT dat een medewerker het device na twee jaar mag overkopen voor 1 euro. Maar je moet dan ook bedenken dat zoiets belastingtechnisch grote gevolgen voor HR kan hebben. Daarbij moet je ook hele goede afspraken maken tussen medewerkers en IT. Je wilt namelijk voorkomen dat medewerkers aankloppen voor support met problemen die ze hebben op een oud device.

Geen inzicht in wat er speelt in de organisatie

Ben jij helemaal op de hoogte van wat je medewerkers graag zouden willen qua IT? Vast niet. Er worden nog veel te vaak beslissingen vóór medewerkers gemaakt, in plaats van mét. Medewerkers willen hier graag inspraak in hebben. Stel je voor dat iemand graag thuis wil kunnen werken. Als dat niet mag, zoekt hij of zij wellicht naar een andere baan. En komt deze persoon toch bij je in dienst? Dan bestaat er een groot risico op het ontstaan van shadow-IT.

Begin daarom altijd met een persona-onderzoek

Zelf kijken we altijd als eerste naar de wensen en eisen van de medewerkers zelf. Hiervoor gebruiken we een persona-onderzoek. Dat zorgt ervoor dat elke medewerker een device krijgt dat echt voor hem of haar geschikt is. Luister daarom als IT meer naar je medewerkers. Je gaat merken dat er steeds andere wensen komen waar je rekening mee moet houden. En dat het echt tijd wordt om de werknemer centraal te stellen!