Mijn naam is Sven van Boxtel; Managing Director van ACES Direct. De fundering van onze organisatie rust op zelfsturing. Mobiel werken is daar een cruciaal onderdeel van. Zo belangrijk dat wij er file's mee willen oplossen. Maar wat is mobiel werken? Ik neem jullie mee op reis door onze organisatie.
De term is in de intro al een paar keer genoemd. Tijd om het uit te leggen. Mobiel werken gaat over elke vorm van werken die niet per definitie in een traditioneel kantoorruimte plaatsvindt. Wat wij als traditionele kantoorruimte zien? Wij bedoelen dan een omgeving waar je elke dag naar dezelfde locatie gaat en aan je eigen bureau gaat zitten. Een mobiele werknemer kan werk overal uitvoeren. Het moet niet uitmaken of diegene thuis, in de sprinter naar Tilburg zit, of op een strand in Rio zit.
Waarom is mobiel werken belangrijk?
Uit onderzoek van het Zwitserse IWG onder 18.000 mensen uit 80 landen
blijkt het mobiel werken steeds belangrijker om verschillende redenen. Zo geeft
85% van de mensen aan productiever te zijn door mobiel werken. En net zo
belangrijk; bij een keuze tussen twee gelijkwaardige aanbiedingen van
verschillende werkgevers kiest 4 op de 5 voor het aanbod inclusief flexibele
werktijden en omgeving.
Hoe ACES Direct zelf mobiel werkt
Onze organisatie rust
volledig op het feit dat wij altijd en overal kunnen werken. Dat gaat niet
vanzelf. Dat gaat ook niet over één nacht ijs. In ons geval is de flexibele
manier van werken volledig in de organisatie geïntegreerd. Om dat voor elkaar
te krijgen doen wij het volgende.
Cloud first: Niet iedereen is altijd in ons kantoor aanwezig. Toch moet iedereen altijd alle data -op een veilige manier- voorhanden hebben. Voor onze communicatie maken wij gebruik van Office 365. Dat is niet alleen Microsoft Outlook en Word om maar iets te noemen. Daar valt ook Microsoft Teams onder. Lees bijvoorbeeld in de blog van collega Niels hoe wij Microsoft Teams gebruiken. Ook bestanden staan veelal in de cloud. De basis va onze bedrijfsvoering is dat iedereen die een bestand nodig heeft er ook overal -op een beveiligde manier- bij kan
Vertrouwen en vrijheid: Deze is minder technisch maar daarom niet minder belangrijk. Niemand speelt politieagent op je werktijden. Als managing director vertrouw ik erop dat al mijn collega’s zelfsturend de benodigde uren maken en werk op tijd en fatsoenlijk afkrijgen. Als je bij ons werkt weet je hoeveel uur je moet werken. Wij sturen op resultaat. De weg daarheen is vrij. Hoe je dat invult mag je -in overleg met je team- zelf weten.
De juiste hardware: Zonder de juiste hardware ben je nergens. Bij ons wordt iedere nieuwe collega in een persona ingedeeld. Veel buiten de deur? Dan ben je een Road Warrior en krijg je een handzamer apparaat dan een collega in het Power User persona. Binnen de persona kan de nieuwe collega zelf uit een aantal apparaten een keuze maken. Op die manier heeft iedereen een apparaat wat het beste bij de persoon en werkstijl past. Elk apparaat wordt afhankelijk van je persona om de twee of drie jaar vervangen. Zo werk je altijd met de beste apparaten. Maar het houdt ook in dat we hardware in onze kantooromgeving inregelen op mobiele collega’s. Op elke werkplek hoef je alleen maar je apparaat in te klikken en je kunt op een van de breedbeeld curved schermen of de dubbele monitoren (net wat je prettig vindt) aan de slag.
Inspirerende omgeving: Wij houden van IT en alles waardoor we thuis of onderweg kunnen werken. Maar wanneer je op kantoor bent willen we dat je in een dynamische omgeving terecht komt. Ons kantoor noemen we ook niet het kantoor maar “The Village”. De omgeving bestaat uit open ruimtes en een groene vormgeving. We creëren de gemoedelijkheid van een dorp met de faciliteiten van de stad: The Village. Afhankelijk van je werkbehoefte kun je er zelf de geschikte plek uitzoeken. Daarnaast is er ook ruimte voor ontspanning in bijvoorbeeld onze “speeltuin” met een pooltafel, massagestoel. tafelvoetbaltafel en andere ontspanningsmogelijkheden. Wanneer mensen “binnen” zijn hebben ze alles voorhanden om samen te werken.
De voordelen van mobiel werken
Langs mijn kant mag duidelijk zijn dat ik de voordelen zie van deze werkwijze. Maar nog belangrijker dan wat ik denk; wat denken mijn collega’s? Rondvraag leert dat iedereen zijn of haar eigen redenen heeft. Wat zijn voor hun de grootste voordelen?
Flexibiliteit: Voor veel mensen is de flexibiliteit ontzettend belangrijk. Als je altijd en overal je werk kunt doen biedt dat veel vrijheid. Voor ouders is het bijvoorbeeld makkelijker met de kinderen naar school brengen. Of heb je een andere afspraak? Dan kun je hem een keer tussendoor plannen. Om nog maar te zwijgen over alle wasjes die je tijdens je lunch kunt draaien. Uiteindelijk is de sleutel dat ze zakelijk en privé beter kunnen balanceren. Je plant werkzaamheden en afspraken in op het moment die het beste bij je past.
Geen tijd verspillen met reizen: Het niet van locatie hoeven wisselen. Tijd die je niet verspilt in de file kun je gebruiken om te werken en eerder en langer van je vrije tijd te genieten. Toch in de koffietent om de hoek werken? Die optie is er ook. Dat wij geloven in dit punt mag duidelijk zijn, gezien onze houdoe-file campagne. Wij zien mobiel werken als de manier om files terug te dringen.
Kleding is geen issue: In je trainingsbroek een miljoenendeal binnenhalen? Het kan prima. Je kunt werken op een plek waar je jezelf letterlijk thuis voelt. Daar hoort ook de outfit bij waar je het prettigst in bent. Videomeeting? Ook geen probleem. Zolang je bovenkleding maar klopt en de camera goed gericht staat!
Wat zijn de nadelen van mobiel werken?
Het is natuurlijk niet allemaal rozengeur
en maneschijn. Ook mobiel werken heeft nadelen.
Afleiding: Klussende buren, een huilende baby, of het luide koffieapparaat in het café. Je komt veel afleiding tegen die je misschien niet in een traditionele kantooromgeving tegenkomt. Vervelend maar een noise cancelling koptelefoon kan uitkomst bieden.
Overwerkt: Veel buitenstaanders vragen zich af of je niet de hele dag gaat Netflixen als je thuiswerkt. Ondanks die vooroordelen werken de meeste mensen meer als ze mobiel werken. Het is zelfs niet ongewoon dat collega’s vergeten te eten en drinken. Wanneer je comfortabel in je thuisomgeving zit is het makkelijk de tijd uit het oog te raken en jezelf te verliezen in je werk.
Eenzaam bestaan: Onze collega’s zijn regelmatig op kantoor te vinden. Onze sociale werksfeer is een van onze drijvende krachten. Maar werk je echt altijd buiten de deur of thuis zonder collega’s? Het nomadenbestaan kan eenzaam aanvoelen. Dat is niet voor iedereen geschikt.
Communicatie: Ondanks alle technologie die samenwerken bevordert, zijn sommige dingen het prettigst face-to face te bespreken. Je kunt ook niet even bij iemand langslopen voor een vraag inclusief direct antwoord.
Tips voor mobiele werker
Niet iedereen is uit zichzelf even
goed in mobiel werken. Wat kun je die collega’s voor tips meegeven?
Maak duidelijke spelregels voor jezelf en je omgeving: Maak de mensen om je heen duidelijk dat je echt aan het werk bent. Of dat je kinderen zijn, je buurvrouw in de openbare werkplek of je partner. Veel mensen moeten nog wennen aan het concept en herkennen misschien niet dat je aan het werk bent. Zoals we eerder al noemden is het handig in een goede noise cancelling koptelefoon te investeren.
Track je tijd: Omdat het makkelijker is afgeleid te raken of te lang te werken is het belangrijk je tijd bij te houden. Gebruik bijvoorbeeld je agenda of een productiviteitsapp om bij te houden hoeveel tijd je waaraan besteedt zodat niets de overhand krijgt. Bepaal wanneer je het meest productief bent en wanneer niet. Planning en prio’s is daarbij belangrijk.
Heldere communicatie: Zorg dat je elkaar toch af en toe ziet en maakt daar ook duidelijke afspraken over. Op die manier kun je de rangen los van elkaar toch gesloten houden.
Neem pauzes: Het gebeurt sneller dan je denkt. Je bent druk bezig en vergeet alles om je heen inclusief pauze en eten. Plan je pauzes desnoods op voorhand in.
Zelf aan de slag met mobiel werken?
Hopelijk heb je dankzij dit verhaal een goede inkijk gekregen op hoe wij mobiel werken zien. Maar zoals gezegd willen wij niet alleen zelf vooruit, we willen ook jullie vooruit helpen. Wij laten graag zien hoe je deze voordelen ook voor jou organisatie kunt inzetten. Benieuwd hoe?
