door Robin Verelst 2 jaar geleden

Choose Your Own Device (CYOD) is een populaire methode om medewerkers te voorzien van mobiele apparaten. Met CYOD profiteer je van vele voordelen, maar tegelijkertijd krijg je ook te maken met diverse uitdagingen. In dit artikel leggen we je uit hoe je de grootste risico’s van CYOD kunt tackelen.

Als je als organisatie wilt overstappen op mobiel werken, zijn er een aantal ‘methodes’ waaruit je kunt kiezen om de diverse mobiele apparaten onder je werknemers te verspreiden. Bij elke methode krijg je te maken met voor- en nadelen. De meeste bedrijven kiezen tegenwoordig voor de CYOD-methode. Hierbij morgen medewerkers uit een vooraf geselecteerd aantal devices kiezen die goed aansluiten op hun rol binnen de organisatie.

Enkele voordelen van CYOD

Eén van de voordelen van CYOD is dat beveiliging van mobiele devices goed beheersbaar is voor je bedrijf. Daarnaast maken medewerkers gebruik van een apparaat dat goed bij hun taken en werkzaamheden past. Bovendien sluit het ook vaak goed aan op hun individuele wensen.

De risico’s van CYOD

Maar hoe fijn deze voordelen ook zijn, houd vooraf ook rekening met de mogelijke risico’s. Hieronder sommen we er een aantal voor je op en leggen we uit hoe je ze het beste kunt tackelen.

Maak vooraf duidelijke afspraken

Denk in de eerste plaats goed na over de afspraken die je wilt maken. Hoe zit het met een mobiel device als een medewerker uit dienst treedt of ontslagen wordt? Bestaat er een mogelijkheid om het apparaat af te kopen, kunnen ze het gratis meekrijgen of dient het ingeleverd te worden? En hoe zit het als ze zelf een deel hebben bijbetaald? Dit is voor een groot deel afhankelijk van hoe jij het binnen je organisatie hebt ingericht.

Heb je mobiele apparatuur van voorkeursleveranciers in omloop? Dan is er waarschijnlijk maar een beperkt aantal modellen in omloop. Waardoor de betreffende devices door de aard van de werkzaamheden voor vrijwel iedereen goed te gebruiken zijn. Gaat het om een specifiek apparaat dat bij een bepaalde functie hoort, zoals een grafisch ontwerper met een geavanceerde laptop? Dan wordt het een ander verhaal want zo’n device kun je niet zomaar doorschuiven naar elke willekeurige medewerker die een laptop nodig heeft. Daarom moeten gebruikers van specifieke hardware vooraf vaak tekenen dat ze het apparaat meenemen bij ontslag en er soms een vergoeding voor moeten betalen.

Zorg voor een bruikleenovereenkomst

Het is belangrijk om vooraf altijd een bruikleenovereenkomst op te stellen. Waarin je duidelijke afspraken maakt over schade, verlies, diefstal, ontslag en uit dienst treden. Vergeet daarbij ook de afspraken over eigendom niet. Tegenwoordig zie je steeds vaker de term COPE, wat Corporate Owned / Personally Enabled betekent. Dit biedt medewerkers vergaande vrijheden in het gebruik van het apparaat waardoor het vaak ook privé gebruikt mag worden. Maar als gevolg van de beveiliging, beheer en het gebruik van bedrijfsdata blijft het apparaat wel eigendom van het bedrijf.

Denk na over hoeveel keuzevrijheid je biedt

Sommige bedrijven willen hun medewerkers het liefst alle mogelijke keuzes bieden. Maar wat de een fijn vindt om op te werken, hoeft helemaal niet voor de ander te gelden. Met als gevolg dat een apparaat al na drie jaar moet worden afgeschreven omdat niemand er mee wil werken. Kijk daarom goed naar de balans. Volledige vrijheid betekent vaak een kostenstijging. Als je de kosten beperkt, beperk je ook de keuzevrijheid.

Stel de ingangsdatum van de gebruikersovereenkomst vast

Leg vooraf vast op welk moment werknemers een device mogen kiezen. Gebeurt dat al op de eerste werkdag? Doe je dat pas na een proeftijd of als er een contract van minimaal zoveel maanden is? Het einde van de proeftijd wordt voor zover wij zien door de meeste bedrijven als richtlijn aangehouden. Zo voorkom je dat je als bedrijf een apparaat aanschaft voor een medewerker die binnen een maand vertrokken is. In het begin is een nieuwe werknemer vaak ook met allerlei taken rondom het inwerkproces bezig. Het is dan prettig daarna met een nieuw en fris apparaat aan de slag te mogen.

Regel de back-end goed bij CYOD

Vergeet bij de keuze voor mobiele apparatuur ook de inrichting van de back-end (de achterliggende ICT-infrastructuur en de koppelingen tussen devices en applicaties) niet. Hoe regel je dat iedereen vanaf elk apparaat toegang heeft tot data? Wordt er met lokale applicaties gewerkt? En hoe ga je als bedrijf om met de legacy, ofwel de hardware en software die niet meer worden ondersteund door de leverancier? Wil je CYOD succesvol implementeren? Dan moet je vooraf goed nadenken hoe je de back-end inricht.

Kortom: bij het implementeren van mobiel werken komt veel meer kijken dan alleen de aanschaf van nieuwe mobiele apparaten. Als je kiest voor een goede partner kun je begeleid worden in je keuzes. Waarbij we verder gaan dan kijken naar de hardware alleen.