Als IT Business Partner zijn wij continu bezig met de vooruitgang van anderen. Hoe maken we jullie organisatie beter? Soms is daarbij een reflectiemoment nodig; waar staan we zelf? We keken naar binnen en concludeerden dat het anders moest. Inmiddels staat er een succesvol Choose Your Own Device programma en volledig vernieuwde werkplekken. Hoe kwam dat tot stand?

Om daarachter te komen gingen we in gesprek met onze eigen collega’s. Waar komt deze stap vandaan, hoe hebben wij dat ingericht en waar moeten jullie bij eenzelfde stap op letten?

Managing Director Sven van Boxtel zag een scheefgroei binnen de IT van de organisatie en de wens van zijn collega’s. “Ik kreeg steeds meer signalen dat de huidige apparaten aan vervanging toe waren. We zijn een technologisch vooruitstrevend bedrijf. We zijn een organisatie die de werkdag van anderen beter maakt. Als je hoort dat collega’s een laptop liever niet meenemen naar klanten weet je dat het tijd voor verandering is.”

Beheer is de sleutel

Ook aan de beheerzijde werd het onderhouden van de huidige systemen nodeloos complex. Als Business ICT Adviseur voor Jordi Martin Lago een probleem waar hij dagelijks tegenaan liep.

“Werken met verouderde apparaten is vervelend voor collega’s. Maar dat is niet het hele verhaal. Om te beginnen met werk efficiënt uitvoeren. Op een minder functionerend apparaat lukt dat minder. Dat kost dus, indirect, geld. Maar er is meer aan de hand. Oudere apparaten geven meer druk op de systeembeheerafdeling. Niet alleen vanwege mankementen, maar ook door beveiligingsissues. De software kan wel up-to-date zijn. Maar hoe zit het met verouderde hardware? Er komt nog een factor bij kijken. Als je niet fijn werkt met een apparaat en er komt geen oplossing zoek je die zelf. Dan verwerkt een collega met een eigen, onbeheerd apparaat, de data van je organisatie. Je bent op dat moment de controle over die data kwijt. Dat is een situatie die elke organisatie moet voorkomen."

Van wens naar keuze

Als organisatie behoefte aan veranderen signaleren is één ding. Maar hoe ga je van daaruit verder? Sven legt uit dat die tweede stap tweeledig is. “We zijn heel gericht gaan evalueren, waar die collega’s dan behoefte aan hebben. Van daaruit kijk je naar de mogelijkheden van je organisatie wat je binnen die kaders als organisatie kunt bieden. Daarbij komen verschillende factoren kijken. Hoe financier je zo’n proces? Ga je voor aanschaf of lease? Kies je voor desktops of laptops? Het neerzetten van 70 desktop computers vereist een ander plan van aanpak dan de uitrol van 70 laptops. Voor ons bijvoorbeeld waren desktops geen optie. We werken al jaren flexibel. Zo zijn er veel factoren om rekening mee te houden. We hebben echt naar het volledige plaatje gekeken. Je werkplek is meer dan alleen je apparaat. Het is ook de schermen waar je mee werkt en je toetsenbord en muis om maar iets te noemen. Uiteindelijk was de conclusie dat een Choose Your Own Device principe in combinatie met vernieuwde werkplekken het best bij ons past.”

We doen het samen

Aan Business ICT-adviseur Jordi de taak om dit praktisch op te zetten. “Het was altijd het doel en de wens om deze overgang samen met al onze collega’s te maken. Choose Your Own Device is een model, maar hoe ga je zorgen dat iedereen het juiste apparaat krijgt en dat het werkt binnen de bedrijfsomgeving en zelfs daarbuiten? We zijn begonnen met onze collega’s te “interviewen”. Welke taken voeren ze uit en wat hebben ze daarvoor nodig? Van daaruit stelden we persona's op; de corridor warrior, desk centric, customer facing en power user. Elke groep heeft eigen benodigdheden. Een corridor warrior bijvoorbeeld; dat is bij ons iemand die veel binnenshuis is, maar wel veel over de werkvloer beweegt. Die heeft een ‘wendbaarder’ apparaat nodig dan iemand die in principe de hele dag op één plek zit.”

Demomarkt

Met die wensen is er in samenspraak met leveranciers samengesteld. Elke persona kreeg de keuze uit meerdere aansluitende apparaten. “Van alle apparaten en randapparatuur hebben we demotoestellen aangevraagd. Hiermee hebben we een soort markt gecreëerd waarbij collega’s de laptops konden zien, vasthouden en proberen. Dat maakt het tastbaar en zorgt voor meer steun onder je collega’s.”

Aanpak op maat

Sven ontvangt veel positieve reacties op de manier waarop dit is ingericht. “We hebben uiteindelijk ook een webshop op maat ingericht. Wanneer je inlogt krijg je alleen de apparatuur te zien die voor jouw persona beschikbaar is. Van daaruit kun je je hele apparatuur zelf uitzoeken. Dat is dus je laptop, maar ook de muis en laptoptas waar jij je het prettigst bij voelt. Elke nieuwe collega die bij ons komt werken gaat dat traject nu in. Dat voelt heel fijn. Zo’n aanpak op maat.”

De werkplek

Naast de laptops en randapparatuur mag volgens Sven ook de werkplek zelf niet vergeten worden. “Wij noemen onze werkomgeving ‘The Village’, zie het als een dorp met de faciliteiten van de stad. Al mijn collega’s kunnen overal in het gebouw werken. Die dynamische manier van werken past bij wie wij als organisatie zijn. Maar je moet er wel rekening mee houden. Voor ons viel daarom de keuze op HP schermen met ingebouwde docking via usb-c. Ook alle apparaten binnen het programma kunnen die standaard gebruiken. Wil je ergens werken? Dan is het een kwestie van je laptop inpluggen en je hebt meteen een curved widescreen of dual monitor tot je beschikking met een bijbehorend toetsenbord.”

Gefaseerde uitrol

Binnen Aces Direct is gekozen om de uitrol van de nieuwe werkplekken en apparatuur gefaseerd in te laten gaan om zo de impact te minimaliseren. Jordi ziet veel voordelen aan die werkwijze. “Wij zijn zelfs gestart met een testgroep en de groep waar de meest nopende problematiek zat. Omdat je niet in één keer alles vervangt, kun je het proces heel goed bijsturen, terwijl het loopt. Gaat er bij de eerste groep iets niet helemaal lekker? Dan kun je dat heel mooi gladtrekken voor de volgende groep. Daarnaast heb je ook als IT-beheerder de tijd om mensen goed te helpen bij eventuele vragen of kinderziektes die zich voordoen.”

Stappenplan

• Denk vooruit; hoe wil ik mijn organisatie ontwikkelen, hoe past IT daarin?
• Ga na wat de eisen en wensen van je collega's zijn.
• Ga vervolgens in gesprek met je IT-partner en vraag hen advies om op basis van deze eisen en wensen een voorstel te doen voor mogelijke devices.
• Denk na over de financiële inrichting zoals: budget, koop, lease.
• Stel vervolgens persona’s op en bepaal per persona de gewenste (technische) specificaties en het budget.
• In de tussentijd zorg je met de ICT afdeling dat zij de gehele omgeving klaarmaken voor de toekomstige uitrol.
• Indien devices zijn gekozen, houd dan een demo dag en kleed deze leuk aan zodat er draagvlak ontstaat onder medewerkers.
• Laat medewerkers hun device kiezen uit de webshop.
• Start de uitrol eerst met een testgroep, pak vervolgens de mensen aan met acute problemen, evalueer en rol vervolgens de rest uit.
• In de nazorg fase los je overige ontstane problemen op.