VDL staat nooit stil, de grote organisatie is als een ecosysteem. Alles is perfect op elkaar afgestemd. Daardoor kan een, op het oog kleine verandering, grote gevolgen hebben. Onlangs maakte de organisatie de overstap naar nieuwe handscanners. Hoe pak je dat aan in zo’n “kwetsbaar” ecosysteem?

VDL gebruikte de afgelopen tien jaar scanners op basis van Windows. Dat werkte goed, maar had een nadeel: de organisatie kon het gesloten ecosysteem niet zelf programmeren en beheren. Mark van der Geer is bij VDL verantwoordelijk voor de inpassing en uitrol van een nieuw systeem wat daar verandering in moet brengen. “We zochten naar meer grip op dit gebied. VDL wil zoveel mogelijk zaken in huis ontwikkelen. Dan heb je bij een uitbreiding veel meer de controle. Al onze processen zijn heel precies op elkaar afgestemd, we kunnen ons geen stilstand veroorloven.”

Vanwege die behoefte tot volledige controle over het systeem, de impact en uitrol is ruim de tijd genomen om het traject te doorlopen. “We hebben daar samen met ACES Direct goed over nagedacht. Dat begint bij het nalopen van de wensen binnen de organisatie. Dan kom je er bijvoorbeeld achter dat een grote scanafstand de productiviteit heel positief beïnvloedt. Op die manier kun je gericht veel apparaten uitsluiten. Zo zijn wij onze zoektocht gestart naar het beste apparaat voor onze situatie.”

Wandel voor je gaat rennen

Volgens Accountmanager Industrie Mike Fransen is dat ook de beste manier om een traject als dit in te gaan. “Het klinkt zo logisch, neem de tijd, inventariseer je behoeften, peil de organisatie en noem het maar op. Toch is het een stap die veel organisaties overhaast nemen. Want het proces mag niet stilvallen en er moet doorgeselecteerd worden. Logische denkwijze, maar op de lange termijn kost dat geld. Neem als voorbeeld de tests die we bij VDL gedaan hebben. We zijn met verschillende apparaten de praktijk ingegaan. VDL had in eerste instantie de focus op een klein apparaat. Maar al snel bleken in de praktijk andere punten veel belangrijker. Wat is de daadwerkelijke scanafstand en snelheid als je aan het werk bent? Kan het apparaat een valpartij verdragen? Dat zijn dingen waar je uitgebreid voor moet testen en vergelijken. Die tijd nemen we graag met onze klanten.”

Zebra MC3300

Uiteindelijk is in het geval van VDL gekozen voor een scanner van het Merk Zebra: de MC3300. Zoals genoemd is een van de grote voordelen van dit Android apparaat de scanafstand. Onder ideale omstandigheden kan de scanner tot 25 meter afstand scannen. Daarnaast kun je meerdere codes in één keer scannen. Voor VDL was de duurzaamheid ook belangrijk. De MC3300 kan zo’n duizend valpartijen vanaf 1 meter hoogte ondergaan zonder daar hinder van te ondervinden. Ook niet onhandig hij is stof en spatwaterdicht.

De praktijk

Inmiddels zijn de scanners al een tijd in gebruik en hoort Mark positieve verhalen vanuit de organisatie. “Natuurlijk bij een grote stap als dit zijn er wat kinderziektes. Je kunt geen 150 exemplaren over verschillende locaties vervangen en verwachten dat er geen aap uit de mouw komt. In dit geval bleek ons netwerk niet volledig klaar te zijn voor een optimale verbinding die benodigd is voor de nieuwe handscanners. Deze werken namelijk op 5-ghz in plaats van de gebruikelijke 2.4-ghz. Maar aan deze gaten in de dekking wordt momenteel gewerkt. Dat gezegd hebbende doen de apparaten precies wat we gehoopt hadden, de grote scanafstanden schelen onze collega’s veel tijd en we hebben er nog niet één moeten vervangen.”

Ook de wisselwerking tussen VDL, ACES Direct en Zebra bevalt Mark. "Met vragen kan ik altijd ergens terecht. Komen we ergens niet uit en weet Mike het niet dan kan hij me altijd aan de juiste persoon binnen Zebra koppelen. Je merkt dat hij het vakgebied kent waardoor hij ook meedenkt over zaken zoals de juiste laders of beschermhoezen voor de apparaten. Mike weet wat er allemaal op de markt is en wat je wanneer het beste inzet. Hij loopt al een tijd in deze industrie mee. Dat maakt het proces een stuk vlotter."