Digitaal facturatieproces | ACES Direct

Digitaal facturatieproces

Digitaal facturatieproces

Jasper Verhaaren

Jasper Verhaaren

Solution Advisor t. 013 762 19 24
Neem contact met mij op ...of ik bel of mail u

De rol van de financiële afdeling verandert. Waar eerder vooral het goed bijhouden van de boekhoud- en financiële verslaglegging van belang was, is hier een belangrijke en interessante rol bijgekomen. Die van strategisch adviseur ten aanzien van de bedrijfsvoering. Digitale facturatie kan helpen deze rol effectief uit te voeren.

Bedrijven begeven zich steeds vaker in snel veranderende markten waardoor snel aanpassen noodzakelijk is. Het inzicht wat de financiële afdeling kan geven is hierbij onmisbaar. Het is niet vreemd dat bedrijven van hun financiële afdeling verwachten dat ze efficiënt met hun tijd omgaan en zorgen voor een hoge verwerkingscapaciteit. Dit betekent tenslotte dat er meer tijd overblijft voor de adviserende rol. De vraag is hoe uw financiële afdeling dit voor elkaar kan krijgen.

Digitalisering en automatisering kan hier een grote rol spelen. Automatisering kan helpen om processen te versnellen. Op die manier komt er meer tijd beschikbaar voor andere zaken, zoals het signaleren van strategische kansen voor het bedrijf.

Efficiëntere factuurverwerking

Crediteurenadministraties verwerken jaarlijks grote hoeveelheden inkoopfacturen. Het handmatig afhandelen van facturen is een omslachtig, foutgevoelig én duur proces. Facturen worden vaak handmatig geboekt en ter controlering en accordering voorgelegd aan de budgethouders, waarna de facturen verdwijnen in een archief. Moderne technieken kunnen worden ingezet om dit primaire proces efficiënter in te richten en de productiviteit te stimuleren, de kwaliteit van arbeid te verhogen en groener te werken.

Scan- en herkensoftware kan worden ingezet voor het interpreteren en classificeren van factuurgegevens op zowel header als regelniveau. Dit ongeacht hoe facturen uw organisatie binnenkomen (op papier of in elektronische vorm). De software leest de belangrijke informatie en valideert deze conform vooraf bepaalde regels. Na scanning en herkenning kan bepaalde workflow software vervolgens intelligent gebruik maken van factuurgegevens om het proces te automatiseren en aan te sturen, geïntegreerd in uw ERP- of financieel systeem. Hierbij kunt u denken aan het web-based coderen, autoriseren en matchen van facturen. ACES Direct gelooft erin dat technologie het zware werk achter de schermen moet gaan doen, zodat werknemers zich bezig kunnen houden met andere belangrijke werkzaamheden.

Factuurverwerkingsproces

Traditioneel gezien ziet een proces waarin inkoopfacturen worden verwerkt door een financiële administratie er als volgt uit:

Pijnpunten in dit factuurverwerkingsproces:

  • Foutgevoeligheid;
  • Kwijt raken van facturen;
  • Urenlang overtypen;
  • Langdurige afhandeling;
  • Geen controle of grip op het gehele proces.

Door het factuurverwerkingsproces te digitaliseren wordt:

  • Data van een kostenfactuur of inkoopfactuur herkent middels OCR.
  • Data kan worden voorzien van kostenplaats en grootboekrekening.
  • Het factuurproces gekoppeld aan de ontvangsten.
  • Het printen van facturen gereduceerd.

Door het factuurverwerkingsproces te automatiseren wordt:

  • Het mogelijk om inkomende facturen te kunnen matchen met inkooporders en/of contractafspraken.
  • Het coderen, reviewen en autoriseren overgeslagen bij een 100% match.
  • De data rechtstreeks gekoppeld aan uw ERP- of financiële systeem.
  • Efficiëntieslag behaald.
  Feedback