Traditionele situatie | Fysiek & op papier

Traditioneel gezien is de totstandkoming van een 'arbeidsovereenkomst' met de nieuwe medewerker voor de organisatie een tijdrovend, administratief en manueel proces. De arbeidsovereenkomst wordt in tweevoud geprint, waarbij deze documenten door de directeur moeten worden geparafeerd en voorzien van een handtekening voordat deze pas bij de nieuwe medewerker terecht komt. Soms vindt er tevens een fysieke tekenafspraak op locatie plaats, waarbij de medewerker officieel zijn of haar arbeidsovereenkomst tekent, waarin één exemplaar bij HR blijft en één exemplaar voor de medewerker is. Het ene exemplaar wordt door HR vervolgens gescand en aan het personeelsdossier gekoppeld voor archief.

Problemen

Omdat de directeur niet altijd op kantoor aanwezig is en vanwege het feit dat het vastleggen van een medewerker vaak voor een bepaalde datum moet plaatsvinden is de formaliteit van het tekenproces van cruciaal belang voor een organisatie. Daarnaast staat de HR-medewerker urenlang te printen en scannen om het fysieke papier weer digitaal te krijgen. Dit proces zou veel efficiënter moeten kunnen verlopen.

Aces Direct heeft dé oplossing om dit tijdrovende proces terug te dringen naar slechts enkele handelingen en minuten. Aces Direct kan uw organisatie volledig ondersteunen en ontzorgen tijdens het volledige proces.

Vernieuwde situatie | Digitaal ondertekenen

Door de arbeidsovereenkomsten digitaal ter ondertekening aan zowel de directeur als de nieuwe medewerker aan te bieden. De directeur hoeft niet perse fysiek aanwezig te zijn en er komt daarnaast geen fysiek papier meer aan te pas wat een bijdrage levert aan uw MVO-beleid. De overeenkomsten kunnen niet worden gewijzigd door de medewerker en op het moment dat aan alle vereiste velden is voldaan ontvangt iedereen een getekend en beveiligd exemplaar per e-mail. Daarnaast is dit proces volledig rechtsgeldig en is het mogelijk dit te integreren in uw ERP- of CRM-systeem.

Blog | Voordelen voor HR

HR-professionals en tijdrovende administratieve klussen; helaas een match made in heaven. Binnen ons eigen HR-team verzandden we vaak onnodig in langdurende administratieve taken. Gelukkig vonden ze binnenshuis de oplossing voor veel frustraties: digitaal ondertekenen. Meer weten over hoe onze collega Moniek van Beckhoven de voordelen van digitaal ondertekenen ervaart? Lees dan de blog.