Papierloos vergaderen

Papierloos vergaderen

Jasper Verhaaren

Jasper Verhaaren

Solution Advisor t. 013 762 19 24
Neem contact met mij op ...of ik bel of mail u

Binnen een organisatie vergadert men op vrijwel alle afdelingen. Hierbij wordt er vaak genotuleerd op papier en staat de organisator urenlang aan het kopieerapparaat om alle stukken te vermenigvuldigen. Dit zorgt voor een hoop gesleep van fysiek papierwerk, maar zorgt natuurlijk ook voor een belasting voor het milieu. ACES Direct biedt u een oplossing: papierloos vergaderen.

Efficiënter vergaderen

Dankzij technologische ontwikkelingen is papierloos vergaderen mogelijk om daarmee de juiste informatie snel en goedkoop digitaal te publiceren en te verspreiden. De stapels papier die normaliter met vergaderen gemoeid zijn worden verleden tijd, waarbij alles makkelijk digitaal te raadplegen is via een notebook, tablet of smartphone. Er zijn verschillende rolverdelingen binnen een vergadering waarvoor een efficiëntieslag behaald kan worden, namelijk:

  • secretaresse;
  • voorzitters;
  • deelnemers;
  • IT-verantwoordelijken.

Secretaresse

Een secretaresse is normaliter veel tijd kwijt om de vergadering te plannen, te zorgen dat alle stukken in meervoud worden geprint en de agenda up-to-date te houden. Voordelen hiervan zijn:

  • Overzichtelijk vergaderdashboard;
  • Simpel agenda's maken;
  • Eenvoudig stukken verdelen;
  • Verslag en actiepunten beheren;
  • Integratie met Sharepoint;
  • Digitaal archief.

Voorzitter

De voorzitter is normaliter veel tijd kwijt om de vergadering voor te bereiden en af te stemmen met de secretaresse. Het verloop en de besluitvorming is een belangrijke taak. Voordelen hiervan zijn:

  • Beter voor te bereiden;
  • Overzichtelijk en snel navigeren;
  • Notities delen met elkaar;
  • Grip op taken en to-do's;
  • Flexibele agenda;
  • Archief direct beschikbaar.

Deelnemer

Een deelnemer ervaart een vergadering vaak als vervelend en langdurig. Veel papierwerk, eigen notities en to-do’s en taken volgen altijd pas na een vergadering. Voordelen hiervan zijn:

  • Overzicht in de stukken;
  • Aantekeningen maken en delen;
  • Offline beschikbaar;
  • Agenda altijd up-to-date;
  • Beschikbaar op multi devices.

IT-verantwoordelijke

Een IT-verantwoordelijke wilt zodra er een digitalisatie plaatsvindt grip en beheer krijgen op de beveiliging van een vergadering binnen de huidige infrastructuur. Voordelen hiervan zijn:

  • Zowel on-premise als cloud;
  • Gebruiker is flexibel;
  • Offline beschikbaar;
  • Multi-factor authentication;
  • MDM-toepassing;
  • Ontlast druk op e-mail server.
  Feedback