Licentiebeheer

Uw organisatie is in veel gevallen in het bezit van diverse soorten software, veelal ook van verschillende licentiecontracten. Maar hoe kunt u als organisatie een goed overzicht behouden om te voorkomen dat het bedrijf niet compliant is en beboet kan worden via de BSA (Business Software Alliance)?

Meten is weten! Ieder managementproces, zo ook licentiebeheer, begint met het meten van wat u heeft en wat u daadwerkelijk gebruikt.

1. Inventariseer uw licenties
U kunt handmatig inventariseren door de vaste schijf van elke computer te doorzoeken en de informatie op te nemen in een rapport. Dit kan op een eenvoudige manier door op elke computers het onderdeel software van het configuratiescherm te openen. Ondertussen zijn er ook verschillende geautomatiseerde invullingen mogelijk, door bijvoorbeeld een klein stukje inventarisatie software uit te rollen over alle computers in uw organisatie.

2. Software en licenties controleren
U gaat nu de software vergelijken met de aanwezige licenties.

3. Licentiebeheerplan
Vervolgens dient u een goed beleid en goede procedures voor softwaregebruik en licentieaanschaf op te stellen, oftewel ontwikkel een licentiebeheerplan.

In het licentiebeheerplan is er aandacht voor:
De standaardisatie van softwaretitels, zodat alle medewerkers met dezelfde versie werken.
De centralisatie van de aanschaf van software om deze taak beheersbaar en georganiseerd te houden.
De verouderde werkstations/computers en software afdanken.
Een database aanleggen voor software-inventarisatie aan om softwarelicenties bij te houden.