Je offboarding is de onboarding van je volgende medewerker

Bij de helft van de bedrijfstelefoons blijft na inlevering data van de vorige gebruiker achter: apps, foto’s, WhatsApp-gesprekken. Dat laat zien dat een offboardingproces vaak stopt bij het inleveren van het device zelf, waardoor de rompslomp van de vertrekkende medewerker wordt doorgeschoven naar de nieuwe. 

Een nieuwe medewerker bij de klantenservice scrollt op haar eerste werkdag wat door haar nieuwe bedrijfstelefoon. In het fotoalbum staan tot haar verbazing vakantiekiekjes van iemand die ze nog nooit heeft ontmoet, en in WhatsApp staan gesprekken die niet van haar zijn. Een kleine ergernis, zou je denken, maar ook het bewijs dat de offboarding van de vorige gebruiker nooit goed is afgerond. 

Wat een ‘schone’ bedrijfstelefoon eigenlijk zegt over je offboarding 

Uit onze eigen IT Indicator 2026, een onderzoek onder ruim 1.000 werkenden bij organisaties met 250 tot 1.200 medewerkers, blijkt dat maar de helft van de werknemers een bedrijfstelefoon met een schone start ontving. Bij de rest zat er nog iets op van de vorige gebruiker: apps, foto’s, WhatsApp-gesprekken of een lijst openstaande updates. Als zulke data van een oud-medewerker nog op een device staan, is de logische vervolgvraag hoe zorgvuldig er dan met bedrijfsgevoelige informatie is omgegaan. Een factory reset lijkt voldoende, maar zegt weinig over of gegevens echt onherstelbaar zijn gewist. 

Opvallend genoeg is dit probleem blijven bestaan, terwijl de logistiek juist enorm is verbeterd: de gemiddelde wachttijd op nieuwe apparatuur daalde van vijf werkdagen in 2024 naar 1,65 dag nu, een daling van 60 procent. De hardware staat sneller klaar dan ooit. Het knelpunt is dus verschoven van ‘komt het device op tijd?’ naar ‘is het device echt losgekoppeld van de vorige gebruiker?’. 

Waarom drie procent van je oud-medewerkers nog gewoon kan inloggen 

Bij 38 procent van de werkenden werd toegang tot systemen op de laatste werkdag verwijderd, prima dus. Maar bij 18 procent gebeurde dit pas in de week ná vertrek, bij 6 procent zelfs maanden later, en 3 procent geeft aan nog altijd (!) te kunnen inloggen bij een vorige werkgever. Voor een grote organisatie van honderden medewerkers gaat dat al snel om tientallen actieve accounts van mensen die er helemaal niet meer werken. 

Het echte risico zit niet bij een hacker, maar bij een collega die net vertrokken is 

Van de ondervraagde werknemers geeft 15 procent aan dat zij bij vertrek genoeg vertrouwelijke bedrijfsdata op hun privé-apparaten zouden meenemen ‘om de concurrent blij te maken’. Daarnaast neemt 24 procent contactgegevens mee en 17 procent foto’s of screenshots. Die combinatie van actieve accounts en meegenomen data maakt een datalek eerder een kwestie van tijd dan van toeval. Ook kennis vertrekt vaak mee: een kwart van de ondervraagden mist een goede kennisoverdracht bij het vertrek van collega’s. 

Zo voorkom je dat je volgende onboarding vastloopt op het verleden 

De meeste offboardingprocessen lopen vast omdat ze pas starten op het moment dat iemand daadwerkelijk vertrekt. Plan de inleverafspraak daarom al bij de exit-aankondiging, koppel toegangsintrekking automatisch aan het HR-systeem, maak gecertificeerde dataverwijdering (bijvoorbeeld via Blancco) standaard voor elk device, en registreer elk ingenomen apparaat direct in een centrale CMDB. 

Een ingeleverd device is het begin van een tweede leven 

Van de werknemers staat 58 procent open voor refurbished apparatuur, maar slechts 19 procent krijgt daadwerkelijk een volledig opgefrist device. Een gemiste kans, want een laptop van twee jaar oud heeft nog aanzienlijke restwaarde: een MacBook behoudt bijvoorbeeld 40 tot 60 procent van de nieuwwaarde na gecertificeerde wissing en refurbishing.  

Devices die na inname worden gerefurbished en intern hergebruikt leveren directe besparing op. Wordt een device verkocht of geremarket, dan krijg je de restwaarde terug. Je bepaalt vervolgens zelf wat je daarmee doet: investeren in nieuwe apparatuur of het bedrag bijvoorbeeld schenken aan een goed doel. 

En wat niet meer geschikt is voor bedrijfsgebruik, kan via het IT Retour Programma worden geremarket of via Digidromen alsnog een zinvolle bestemming krijgen. Is hergebruik niet meer mogelijk? Dan kunnen bruikbare onderdelen en waardevolle grondstoffen via professionele recycling worden teruggewonnen. 

Zo wordt offboarding niet alleen een sluitstuk van security, maar ook het startpunt van circulair IT-beleid. 

Van twee losse processen naar één doorlopende lijn 

Onboarding en offboarding worden vaak als twee aparte IT-klussen behandeld, terwijl ze in werkelijkheid op elkaar inwerken. Juist hier komen de traditionele processen van HR en IT samen.  

Wie dit als één doorlopende lijn organiseert, voorkomt dat de laatste werkdag van de ene medewerker de eerste werkdag van de volgende in de weg zit. 

Benieuwd hoe jouw eigen on- en offboardingproces ervoor staat? Vraag een vrijblijvende quickscan aan.