Softwarelicenties: grip aan twee kanten

Softwarelicentiebeheer verspilt vaak geld aan twee kanten. 28 procent van de medewerkers heeft een licentie voor software die ze nooit gebruiken, terwijl 19 procent zelf voor AI-tools betaalt omdat hun werkgever daar nog niet in voorziet. Beide zijn een teken van hetzelfde probleem: gebrek aan grip. 

Bij de jaarlijkse software-audit van een organisatie met 300 medewerkers duikt een lijst op met licenties die al maanden niet zijn geopend: een designtool voor een marketeer die allang ander werk doet, een projectmanagementpakket dat sinds een reorganisatie niemand meer gebruikt. Diezelfde organisatie ontdekt ook dat een deel van de developers stiekem een privé-abonnement heeft op een AI-codeassistent, omdat de officiële licentie er simpelweg nog niet is. 

Waarom bijna een derde van je licenties niemand meer gebruikt 

Uit onze IT Indicator 2026, een onderzoek onder ruim 1.000 werkenden bij organisaties met 250 tot 1.200 medewerkers, blijkt dat 28 procent van de medewerkers een of meer softwarelicenties heeft die ze feitelijk nooit gebruiken. Voor een organisatie van 500 medewerkers gaat het al snel om 140 abonnementen die maandelijks blijven doorlopen zonder dat er iets tegenover staat. Dat is geen incident, het is een structureel gevolg van hoe licenties worden toegekend: bij indiensttreding, bij een teamwissel, bij een tijdelijk project… En daarna worden ze zelden weer ingetrokken. 

Terwijl je licenties laat verslonzen, betalen medewerkers zelf voor AI 

Aan de andere kant van diezelfde organisatie speelt het omgekeerde probleem. 19 procent van de medewerkers betaalt uit eigen zak voor AI-tools om hun werk te kunnen doen, onder de 35 jaar loopt dat op tot 31 procent. Niet uit onvrede, maar omdat ze niet willen wachten tot de officiële licentie er is. Beide bewegingen komen voort uit hetzelfde gebrek aan overzicht: als niemand precies weet wie welke licentie heeft en waarvoor, betaal je tegelijkertijd te veel voor wat niemand gebruikt en te weinig voor wat mensen wél nodig hebben. 

Dat overzicht wordt met de opkomst van AI ook een compliance-vraagstuk. Slechts 36 procent van de medewerkers kreeg voldoende uitleg over AI-gebruik binnen de organisatie, en 42 procent weet niet eens welke AI-functionaliteit al standaard op hun apparaat staat. De EU AI Act verplicht organisaties vanuit artikel 4 om medewerkers voldoende AI-geletterdheid te bieden. Licentiebeheer gaat daarmee niet langer alleen over kosten, maar ook over kunnen aantonen wie welke AI-tools gebruikt en waarom. 

Wat er misgaat voordat iemand op dag één zijn eerste taak uitvoert 

Dit probleem begint vaak al bij de start. Bij 60 procent van de nieuwe medewerkers stond de benodigde software bij aanvang klaar. Maar bij 24 procent was deze wel aangevraagd en nog niet geïnstalleerd, en bij 10 procent was zelfs onduidelijk welke software nodig was. Dat laatste is veelzeggend: als HR, de manager en IT ieder een ander beeld hebben van wat iemand nodig heeft, is een verkeerde of overbodige licentie het logische gevolg. 

Grip betekent niet strenger controleren, maar sneller faciliteren 

De verleiding is om licentiebeheer aan te pakken met strengere goedkeuringsprocedures. Dat werkt averechts: hoe trager de officiële weg, hoe eerder iemand zelf een oplossing zoekt. Effectiever is een vast softwareprofiel per functie, zodat een nieuwe developer of accountmanager vanaf dag één automatisch de juiste licenties krijgt zonder aparte aanvraag.  

Daarnaast helpt een centraal overzicht waarin je in één oogopslag ziet welke licenties actief zijn, wie ze gebruikt en welke al maanden ongebruikt blijven doorlopen, zodat opzeggen net zo vanzelfsprekend wordt als aanschaffen. 

Ongebruikte licenties zijn overigens niet alleen een kostenpost. Elk account dat blijft draaien zonder dat iemand het opent, gebruikt onnodig capaciteit bij de softwareleverancier. Grip op licenties is in die zin net zo goed een vorm van digitale duurzaamheid als het verlengen van de levensduur van hardware. 

Benieuwd hoeveel ongebruikte licenties er in jouw organisatie ronddwalen? Vraag een vrijblijvende licentiescan aan.