IT als troef: hoe je je zorgmedewerkers ontzorgt

Vraag een IT-manager in de zorg hoe de onboarding van nieuwe medewerkers verloopt, en je krijgt een aarzelend antwoord. Vraag hoe de offboarding verloopt, en je krijgt een zucht. Beide kanten van de medaille verdienen aandacht, want op beide vlakken gaat er bij veel zorgorganisaties structureel iets mis. 

Thuiszorgmedewerker Elysa (56) houdt er een druk schema op na. Op een gemiddelde werkdag helpt ze twee à drie cliënten bij huishoudelijke taken als schoonmaken, wassen en boodschappen doen. Tussen de bedrijven door legt ze op haar smartphone zoveel mogelijk gegevens vast in het elektronisch cliëntendossier (ECD): over de door haar uitgevoerde werkzaamheden, maar ook over zaken als toegediende medicatie en de algehele gezondheidstoestand van haar cliënten.  

De smartphone is (zeker de laatste jaren) een cruciaal onderdeel van het primaire zorgproces geworden. Maar hoe dat device bij mensen als Elysa terechtkomt, en wat ermee gebeurt als ze vertrekken, is in veel zorgorganisaties nog verrassend onduidelijk. 

Dag één: minder soepel dan het lijkt 

De krappe arbeidsmarkt maakt het er niet eenvoudiger op. In de sector Verpleging, verzorging & thuiszorg stonden eind 2023 bijna 19.000 vacatures open. Een constante in- en uitstroom van medewerkers betekent een constante druk op je IT-processen. En toch start een nieuwe medewerker in veel organisaties nog steeds met een device dat niet klaar is, applicaties die niet werken of een configuratie die halverwege de eerste week nog moet worden afgerond. 

Dat kan anders. Als je een device vooraf volledig configureert en gebruiksklaar aflevert, bij voorkeur gewoon thuis, kan iemand als Elysa vanaf dag één aan de slag. De nieuwste ruggedized devices van Samsung zijn daarbij specifiek ontworpen voor gebruik in de zorg: stootvast, waterdicht, bedienbaar met handschoenen, en uitgerust met AI die spraakgestuurd rapporteren mogelijk maakt. Zo hoeft Elysa niet meer te typen tussen twee cliënten door, maar spreekt ze haar bevindingen simpelweg in. En als ze toch even snel iets moet bijwerken of uitwerken op kantoor, dan kan dit ideaal via Samsung DeX. Hiermee sluit je een mobiel device makkelijk aan op een monitor en toetsenbord, zodat het als volwaardige desktop werkt. Één device, twee werkomgevingen.  

En valt een device toch onverhoopt uit? Dan zorgt een service als Nieuw Device in 1 Dag ervoor dat er de volgende werkdag al een vervangend exemplaar klaarligt. 

Laatste dag: daar gaat het écht mis 

Maar de onboarding is slechts de helft van het verhaal. Als een medewerker vertrekt, moet apparatuur worden ingenomen, geregistreerd en veilig worden gewist. In de praktijk verdwijnen devices vaak in een la of gaan ze mee naar huis, en worden ze pas maanden later teruggevonden.  

Dat levert twee concrete problemen op. Ten eerste kapitaalverlies: apparatuur die je niet ziet, kun je niet hergebruiken of planmatig vervangen. Ten tweede vormen die devices een beveiligingsrisico: elk device dat niet gecertificeerd is gewist, is een potentieel datalek. In een sector waar patiëntgegevens onder de strengste privacywetgeving vallen, is dat geen theoretisch risico. 

Grip op de hele cyclus 

De organisaties die dit goed aanpakken, behandelen offboarding als het spiegelbeeld van onboarding: vaste stappen, vaste registratie, geen uitzonderingen. Devices die nog bruikbaar zijn gaan als refurbished apparatuur terug de organisatie in. Wat echt afgeschreven is, wordt via gecertificeerde recycling afgevoerd. Zo verdwijnt er geen hardware uit beeld en houd je als organisatie ook grip op je duurzaamheidsdoelstellingen. 

Het bijkomende voordeel: als je de hele levenscyclus in kaart hebt, wordt vervanging planbaar. Je IT-team is minder tijd kwijt aan ad-hoc beheer en houdt ruimte over voor werk dat er echt toe doet. 

Elke minuut die Elysa niet met IT bezig is, gaat naar haar cliënten 

Goede IT in de zorg is geen doel op zich. Het is een randvoorwaarde voor mensen als Elysa om hun werk goed te kunnen doen. Hoe strakker de processen rondom devices zijn, op dag één én op de laatste dag, hoe meer tijd en aandacht er overblijft voor de patiënt. 

Wil je weten hoe dat er in de praktijk uitziet voor jouw organisatie? Neem dan contact op met ons Healthcare-team!