On- en offboarding: je employer brand in actie

On- en offboarding zijn de start en finish van de medewerkersreis: het eerste moment waarop iemand bij je organisatie begint, en het moment waarop hij of zij definitief vertrekt. De meeste organisaties behandelen deze momenten als losse IT-processen, terwijl ze samen een verhaal vertellen over wie je bent als werkgever en wat je doet met de middelen die je inzet. 

De vraag is: wat vertelt jouw verhaal? 

De eerste indruk: onboarding als visitekaartje

Nieuwe medewerkers vormen zich vaak binnen een paar dagen (of zelfs uren!) een beeld van hun werkgever. Staat hun laptop klaar? Werkt alles zoals het hoort? Of moeten ze eerst een dag wachten tot de IT-afdeling tijd heeft om hun apparatuur in te richten?

Dit zijn geen triviale details. Een gestroomlijnde onboarding betekent dat mensen direct productief kunnen zijn, maar vooral ook dat ze meteen een positief beeld krijgen van je organisatie. Een slecht geregelde onboarding kost daarentegen tijd, frustratie en geloofwaardigheid.

De sleutel zit in een goede voorbereiding en automatisering. Door vooraf volledig geconfigureerde werkplekken uit te rollen – met alle benodigde software en de juiste instellingen – kunnen je nieuwe medewerkers vanaf dag één tevreden aan de slag, terwijl jouw IT-afdeling tijd overhoudt voor dingen die er écht toe doen. 

De laatste indruk: offboarding zegt net zoveel over je organisatie

Maar: het verhaal stopt vervolgens niet. Want ook hoe iemand vertrekt, zegt iets over jouw organisatie. Moet een vertrekkende medewerker zelf uitzoeken waar die laptop naartoe moet? Blijft er onduidelijkheid over hoe en wat? Of wordt het makkelijk gemaakt met een heldere instructie en een simpel proces?

Vertrekkende medewerkers praten zowel online als offline over je: over hun ervaringen bij jouw bedrijf, over hoe ze behandeld zijn en over hoe alles geregeld was. Een rommelig offboardingproces schaadt je reputatie als werkgever, net zo goed als een slechte onboarding dat doet. Een soepel proces – waarbij devices eenvoudig worden opgehaald, per medewerker of gebundeld voor meerdere collega's tegelijk – zorgt voor duidelijkheid. Vanaf het moment dat een device wordt overgedragen, is helder wie verantwoordelijk is: de leidinggevende voor retour, IT voor verwerking. Oftewel: een transparant proces dat professionaliteit toont tot het einde.

Wat gebeurt er dan met die devices?

En dan begint eigenlijk het interessante deel voor jouw organisatie. Want wat doe je met al die ingezamelde hardware? Te vaak verdwijnt die in een kast, zonder duidelijk plan. Ondertussen loop je risico’s: is de bedrijfsdata wel veilig gewist? Waar hangt welk device uit? En hoeveel kapitaal verlies je doordat apparaten spoorloos verdwijnen? Met een gestructureerd offboardingsproces blijft je apparaatinventaris up-to-date, zodat je altijd overzicht houdt. Data wordt gewist via gecertificeerde methoden zoals Blancco, waarmee je AVG-proof werkt en voldoet aan de hoogste veiligheidsstandaarden. Geen risico op datalekken, geen onduidelijkheid over wat waar is. 

Van afgeschreven naar waardevol

Maar dan komt de échte kans: wat doe je met die devices daarná? Hier begint het tweede leven van je hardware. Devices die nog goed functioneren, worden professioneel opgeknapt: software wordt geüpdatet, hardware wordt gecontroleerd en waar nodig vervangen. Deze ‘refurbished’ apparaten kunnen vervolgens opnieuw worden ingezet, binnen je eigen organisatie of elders. Dat bespaart duizenden euro’s aan vervangingskosten en vermindert e-waste aanzienlijk.

Zijn apparaten echt niet meer bruikbaar? Dan zorgen we voor professionele recycling, op een duurzame manier. Of je kiest voor échte impact: doneer afgeschreven devices aan goede doelen die ze opknappen en beschikbaar stellen aan mensen die zelf geen toegang hebben tot technologie. Zo krijgt hardware een zinvol vervolg.  

Dit zijn geen losse keuzes. Het is beleid. En dat beleid zegt iets over jouw organisatie: dat je bewust omgaat met middelen, dat duurzaamheid voor jou meer is dan een buzzword, en dat je verder kijkt dan alleen de eerste aanschaf. 

Van de eerste tot de laatste werkdag (en alles daarna)

Veel organisaties behandelen on- en offboarding als operationele klusjes: laptop uitgeven, laptop innemen, klaar. Maar juist deze momenten tonen je employer brand in actie. Ze bepalen hoe medewerkers je organisatie ervaren én wat ze erover vertellen. 

Een goed geregelde onboarding toont kortom professionaliteit. En een slim proces voor offboarding laat zien dat je mensen netjes uitzwaait én verantwoordelijk omgaat met resources. En als je devices een tweede leven geeft? Dan maak je van je IT-beleid een verhaal dat past bij de waarden waar je voor staat. 

Wil jij ook ontdekken hoe wij jouw onboarding- en offboardingproces kunnen optimaliseren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.