Ongebruikte IT is geen voorraad, maar onbenutte waarde

Bij 59 procent van de Nederlandse organisaties blijven IT-middelen onbenut: laptops en desktops, accessoires, telefoons en softwarelicenties die niemand meer gebruikt. Tegelijk staat 58 procent van de werknemers open voor refurbished apparatuur, terwijl slechts 19 procent dat daadwerkelijk krijgt. Dat gat ontstaat niet uit onwil, maar uit gebrek aan overzicht. Zonder zicht op wat er binnen de organisatie rondgaat, blijft restwaarde liggen, lopen kosten ongemerkt op en wordt hergebruik lastig uitvoerbaar. Devices die langer veilig en functioneel inzetbaar blijven, zoals geselecteerde zakelijke Samsung-modellen, maken een tweede gebruikscyclus realistischer. Aces Direct helpt organisaties grip te krijgen op de volledige levenscyclus: van inkoop en inzet tot retour, data wiping, refurbishment en recycling. 

Bij meer dan de helft van de Nederlandse organisaties (59%) blijven IT-middelen onbenut: laptops en desktops, accessoires, telefoons en softwarelicenties die niemand meer gebruikt. Dat blijkt uit de IT Indicator 2026, het jaarlijkse onderzoek van Aces Direct onder ruim duizend werknemers bij organisaties met 250 tot 1.200 medewerkers.

Op het eerste gezicht is dat geen schokkend nieuws: IT verandert voortdurend, mensen vertrekken, projecten lopen af en niet alles kan op de dag zelf worden hergebruikt. Maar de omvang is groter dan een tijdelijke ophoping. Bij ruim een kwart van de werknemers (27%) liggen er extra laptops of desktops in een kast, en bijna net zo vaak (26%) gaat het om accessoires zoals schermen, docks en headsets. Ook mobiele telefoons (22%) en softwarelicenties die niemand meer gebruikt (16%) komen veel voor. Slechts 41 procent zegt dat binnen hun organisatie werkelijk alles actief wordt ingezet.

Wat er allemaal in de kast ligt te wachten

Dat dit zo’n hardnekkig patroon is, heeft alles te maken met hoe vervanging wordt georganiseerd. 29 procent van de werknemers geeft aan dat apparatuur na een vaste termijn wordt vervangen, ongeacht de staat waarin het verkeert. Nog eens 22 procent weet niet eens wanneer of waarom vervanging plaatsvindt. Vervanging gebeurt dus vaak op de kalender, niet op basis van wat een apparaat nog kan.

Hetzelfde gebeurt bij vertrek van een medewerker. Bij iets minder dan de helft van de gevallen krijgt het apparaat een nieuwe bestemming: 23 procent wordt gerefurbished en opnieuw ingezet, 22 procent gaat rechtstreeks door naar een collega. De rest van de uitkomsten is minder hoopgevend. Bij 12 procent wordt het apparaat direct afgeschreven, bij 8 procent verdwijnt het ‘voor het geval dat’ in een kast, en bij 28 procent is volstrekt onduidelijk wat er gebeurt. Dat laatste cijfer is veelzeggend: als niemand het proces kan volgen, is er ook niemand die het bewaakt.

Restwaarde zie je pas als je overzicht hebt

Voor IT is ongebruikte apparatuur een sluipend kostenprobleem. Elk toestel dat in een kast ligt, is geld dat al is uitgegeven. Het levert niets meer op: geen productiviteit, geen restwaarde bij verkoop. Tegelijkertijd brengt het wél risico met zich mee, want niemand weet zeker of er nog bedrijfsdata op staat.  

Toch koopt 48 procent van de organisaties standaard nieuwe apparatuur, terwijl 58 procent van de werknemers aangeeft prima te kunnen werken met een refurbished toestel. Die bereidheid wordt nu nog maar bij 19 procent ook echt benut.

Veel organisaties hebben het antwoord eigenlijk al in huis. Apparatuur die bij vertrek wordt ingenomen, werkt in veel gevallen nog prima. Wordt zo’n toestel gecertificeerd gewist en gerefurbished, dan kan het direct opnieuw worden ingezet: intern, of via donatie aan een goed doel. Dat vraagt om een bewuste keuze bij elke nieuwe medewerker: niet automatisch nieuw bestellen, maar eerst kijken wat er al beschikbaar is. Daar begint circulaire IT.

Hergebruik staat of valt daarbij met de techniek. Een toestel moet ook in zijn tweede leven nog veilig en functioneel zijn, anders is het geen serieus alternatief maar een compromis. Samsung biedt op geselecteerde Galaxy Enterprise Edition-modellen tot acht jaar updategarantie op software en beveiliging, waardoor een toestel ook na de eerste gebruiksperiode nog aan actuele securitystandaarden voldoet. 

Van afgeschreven naar opnieuw inzetbaar 

Technisch is een tweede leven dus vaak al mogelijk. Wat dan nog ontbreekt, is een proces dat dat ook daadwerkelijk laat gebeuren. En dat proces is vaak precies waar het misgaat; niet door onwil of gebrek aan duurzame intentie, maar door gebrek aan overzicht. Zonder zicht op wat er binnen de organisatie rondgaat, welke apparaten retour komen en in welke staat ze verkeren, blijft hergebruik een uitzondering. 

Dat inleverproces loopt in de praktijk vaak vast, juist omdat het pas op het laatste moment wordt geregeld: een medewerker vertrekt, de afscheidsperiode is druk, en uiteindelijk staat er iemand met apparatuur bij de receptie waar niemand raad mee weet. De oplossing is simpel: leg al bij de exit-aankondiging een concrete inleverafspraak vast, met tijdslot, locatie en een verantwoordelijke. Zodra het device binnen is, hoort gecertificeerde dataverwijdering bij het proces; niet als extra stap, maar als sluitstuk. Pas dan kan een toestel weer de deur uit, in plaats van in een kast te belanden. 

Aces Direct helpt organisaties grip te krijgen op die volledige levenscyclus: van inkoop en inzet tot retour, gecertificeerde data wiping, refurbishment en recycling. Niet als losse stap aan het einde, maar als vast onderdeel van hoe IT wordt ingericht. 

Benieuwd waar jouw organisatie restwaarde laat liggen? Laat Aces Direct meekijken naar je IT-lifecycle. Neem contact met ons op.