Van onderbuikgevoel naar onderbouwde beslissingen over je hardware

Hoe houd je overzicht over de werkplekken binnen je organisatie? Hoe zorg je ervoor dat medewerkers altijd over de juiste devices beschikken? En: hoe maak je tegelijkertijd een verduurzamingsslag op IT-gebied? Michel Voorhout en Jeffrey de Haan van HP vertellen je meer over hoe je met fleetmanagement – het beheer van hardware binnen de moderne werkplek – zorgt voor een optimale gebruikerservaring én voor meer duurzaamheid.

Steeds meer mensen die hybride werken, strenger wordende security-eisen, risico van data-verlies en groeiende diversiteit aan devices: het beheer van het IT-landschap wordt voor de gemiddelde organisatie steeds complexer. Ondertussen wil je als werkgever simpelweg dat je mensen – net als ‘vroeger’ – lekker kunnen doorwerken, vertelt Michel Voorhout, Business Development Manager bij HP. “Des te belangrijker dus om ervoor te zorgen dat je medewerkers altijd over de juiste en optimaal functionerende devices kunnen beschikken, waar ze die dag ook aan het werk zijn, voor maximale productiviteit én tevredenheid.”  

De uitdagingen van modern werkplekbeheer 

Vooral het hybride werken brengt nieuwe uitdagingen met zich mee voor IT-afdelingen, vult Jeffrey de Haan, Category Manager Digital Services bij HP, aan. “Medewerkers werken niet meer alleen op kantoor, maar ook thuis en onderweg. Vroeger, als iemand op kantoor een probleem had met zijn pc en het was voor vier uur, kon IT je vaak dezelfde dag nog helpen. Maar tegenwoordig werken we vaak thuis, en ook die IT'ers zitten steeds vaker zélf thuis te werken. Bovendien is het niet altijd even makkelijk voor IT om de juiste diagnose te stellen waar issues door veroorzaakt worden. Ligt het aan het gebruikte device, de randapparatuur, het netwerk, de geïnstalleerde software of een combinatie daarvan? Eén ding is zeker: de gebruiker verliest productiviteit en wordt ontevreden.”  

Modern fleetmanagement biedt uitkomst met meer inzicht en door proactief problemen te voorkomen, schetst Jeffrey. “Met een goede tool voor fleetmanagement – bijvoorbeeld binnen ons eigen Workforce Experience Platform (WXP) – heb je 24/7 inzicht in de actuele status van alle devices binnen je organisatie. Daardoor kun je steeds nauwkeuriger voorspellen wanneer een bepaald device of component dreigt te falen of met issues te maken krijgt. Door devices vervolgens proactief te updaten, te repareren of te vervangen – dus nog vóórdat er een probleem ontstaat – voorkom je dat medewerkers voor langere tijd gefrustreerd met hun armen over elkaar zitten.”  

Cybersecurity: essentieel binnen fleetmanagement 

Naast productiviteit en duurzaamheid is cybersecurity een cruciaal aspect van modern fleetmanagement, vervolgt Jeffrey. “Zonder inzicht in de securitystatus van je vloot loop je risico op een datalek. Zijn BIOS en drivers up-to-date? Werkt de antivirussoftware nog? Een tool als HP Proactive Insights helpt IT-afdelingen dit te monitoren en waarschuwt als een device langere tijd geen verbinding heeft gemaakt met het beheersysteem. Dit verhoogt niet alleen je beveiliging, maar geeft ook grip op verloren of ongebruikte apparatuur.” 

Andere behoeften 

De steeds grotere diversiteit in gebruikersbehoeften vormt een andere uitdaging voor IT-beheer. Waar organisaties vroeger konden volstaan met gestandaardiseerde werkplekken, lopen de wensen van gebruikers steeds vaker uiteen, legt Michel uit. “Zo heeft GenZ fundamenteel andere verwachtingen van technologie dan eerdere generaties. Ze zijn opgegroeid met devices die altijd werken en verwachten dat ook van de apparatuur die ze van hun werkgever krijgen. Deze generatie werkt ook anders: ze voelen zich vaak prima thuis bij het gebruik van verschillende typen devices voor complexe taken en video-overleg. Tegelijkertijd zijn er óók nog altijd medewerkers die juist maximaal presteren met een traditionele opstelling van dubbele monitors en een krachtig werkstation.”  

Het gaat er niet om wat IT het handigst vindt om te beheren, benadrukt Jeffrey. “De vraag moet zijn: met welke tools kan déze specifieke medewerker zijn of haar werk het beste doen? Deze verschuiving vraagt om een flexibele benadering van werkplekbeheer, waarbij productiviteit en gebruikerstevredenheid centraal staan in plaats van standaardisatie.” 

Van onderbuikgevoel naar slimme beslissingen 

Een van de grote voordelen van fleetmanagement is dat je beslissingen neemt op basis van data in plaats van op gevoel, zegt Michel. “Zo maakt ons Workforce Experience Platform slim gebruik van AI; niet alleen om te bepalen welke devices preventief onderhoud kunnen gebruiken, maar ook om gebruikspatronen te analyseren. Welke apparatuur past het beste bij het specifieke profiel van de gebruiker?” Traditionele aannames over wie welke apparatuur nodig heeft, worden steeds meer losgelaten, vervolgt Michel. “De data leert ons interessante dingen. Zo zien we bijvoorbeeld dat het senior management, dat vaak automatisch de snelste en duurste devices krijgt toegewezen, deze apparatuur met name gebruikt voor lichte taken als online overleggen en voor het versturen van wat e-mails. Terwijl andere medewerkers, die misschien standaard hardware krijgen toegewezen, hun device intensief gebruiken voor complexe taken.” 

Fleetmanagement maakt het mogelijk om dit soort inzichten te vertalen naar betere beslissingen, vult Jeffrey aan. “Sommige medewerkers zouden bijvoorbeeld prima uit de voeten kunnen met een refurbished device, terwijl anderen vanwege hun specifieke werkzaamheden juist gebaat zijn bij gespecialiseerde hardware. Fleetmanagement wijst je de weg.” 

Duurzaamheid en circulariteit 

Naast het maximaliseren van de productiviteit en tevredenheid van gebruikers, is duurzaamheid een ander belangrijk aspect van modern fleetmanagement. Michel: “Steeds meer bedrijven en organisaties denken na over hun footprint en de plek die hun IT-landschap daarbinnen inneemt. Ook de verwachtingen van medewerkers op dit vlak veranderen; zeker de jongere generaties vinden het belangrijk om te werken voor bedrijven die hun duurzaamheidsbeloftes waarmaken. Met fleetmanagement kun je je duurzaamheidsambities écht concreet maken.”  

Zo kun je met de juiste data en inzichten de levensduur van je IT-apparatuur aanzienlijk verlengen, schetst Jeffrey. “Door goed te monitoren hoe devices worden gebruikt, kun je veel gerichter adviseren over vervanging. Soms blijkt uit de data dat bepaalde afdelingen prima een jaar langer met hun devices kunnen werken, zonder dat dit impact heeft op de gebruikerstevredenheid. Ook kun je preventief bepaalde componenten vervangen in plaats van complete devices, wat zowel kostenefficiënt als duurzaam is.”  

Zelfde gebruikerservaring  

Met de juiste processen en kwaliteitscontrole kunnen refurbished devices bovendien dezelfde gebruikerservaring bieden als nieuwe apparatuur, benadrukt Michel. “Je wilt geen device dat zichtbare sporen draagt van een vorig leven, maar een professioneel gerefurbished apparaat dat volledig voldoet aan alle functionele eisen. Gelukkig is het tegenwoordig goed mogelijk om devices volledig schoon te ‘wipen’, van binnen en van buiten, voor een perfecte ‘out of the box experience’. Bij HP hebben we zelf gemerkt dat medewerkers het vaak niet eens doorhebben dat ze geen hagelnieuw, maar een gerefurbished apparaat hebben.” 

Essentieel onderdeel  

Met slim fleetmanagement positioneer je jezelf al met al sterk voor de toekomst, benadrukt Jeffrey tot slot. “Vergeet niet: as je medewerkers allemaal gemiddeld een halve dag per jaar minder productief zijn door apparatuur die hapert of niet goed past bij hun werkzaamheden, dan geef je het aan de achterkant weg. Des te slimmer dus, om de omslag te maken naar datagedreven fleetmanagement. Zo werk je actief aan de productiviteit en tevredenheid van je medewerkers, aan je duurzaamheidsdoelstellingen én aan kostenverlagingen.”  

De snelle ontwikkeling van AI zorgt ervoor dat proactief en preventief beheer van IT-middelen nu echt mogelijk wordt, benadrukt Michel. “Deze combinatie van factoren maakt dat fleetmanagement niet langer een nice-to-have is, maar een essentieel onderdeel van modern IT-beheer.” 

Meer weten? 

Nieuwsgierig hoe je fleetmanagement binnen jouw eigen organisatie strategisch kunt inzetten, voor maximale productiviteit en tevredenheid? Onze specialisten praten je graag bij!