Waarom één standaardwerkplek niet meer werkt

Uit de IT Indicator 2026 van Aces Direct blijkt dat 49 procent van de werknemers standaardapparatuur krijgt zonder enige keuzevrijheid, terwijl de werkplek steeds diverser wordt: 20 procent werkt ook in flexspaces, 13 procent bij klanten. Die mismatch heeft gevolgen: vier op de tien werknemers hebben weleens privé-apparaten aangeschaft omdat de werkapparatuur niet voldeed. De oplossing is niet minder standaardisatie, maar slimmere standaardisatie: denken in werkprofielen in plaats van één standaard voor iedereen. Samsung biedt een ecosysteem dat verschillende werkprofielen kan bedienen, centraal beheersbaar via Knox. Aces Direct helpt organisaties om van losse device-aankopen naar een werkplekstrategie te gaan die meegroeit met hoe mensen werken. 

Bijna de helft van de Nederlandse werknemers krijgt bij indiensttreding standaardapparatuur toegewezen, zonder keuzeopties. Dat blijkt uit de IT Indicator 2026, ons jaarlijkse onderzoek onder ruim duizend werknemers bij middelgrote organisaties.

Op het eerste gezicht klinkt dat logisch: standaardisatie houdt IT beheersbaar, de inkoop overzichtelijk en de kosten voorspelbaar. Maar dat argument gaat ervan uit dat iedereen op dezelfde manier werkt. En dat is niet meer het geval. 77 procent van de werknemers werkt op kantoor, maar een op de vijf maakt ook gebruik van flexspaces. 13 procent werkt regelmatig bij klanten. De werkplek is geen vaste plek meer, maar een combinatie van locaties, contexten en apparaten. Wie daar met één standaardlaptop en één standaardtelefoon op antwoordt, dwingt medewerkers om hun werkdag om de apparatuur heen te organiseren in plaats van andersom.

Als de apparatuur niet past, lossen medewerkers het zelf op

En dat doen ze ook. Vier op de tien werknemers hebben weleens privé-apparaten aangeschaft omdat hun werkapparatuur niet goed genoeg was of het budget ontoereikend. Dat gaat verder dan een eigen muis of headset: 10 procent kocht een eigen smartphone of tablet voor werk, 9 procent schafte een complete setup aan en 8 procent werkt eigenlijk gewoon op een privé-laptop.

Voor de medewerker is dat pragmatisme, maar voor IT is het een probleem. Elk apparaat dat buiten het beheer van de organisatie valt, is immers een apparaat waar geen beleid op zit; geen encryptie, geen update-cyclus, geen controle over welke data erop staan. Wat je krijgt is een informele schaduw-IT die niemand heeft gepland, maar die er wel is.

Daar komt nog iets bij. 46 procent van de werknemers geeft aan dat keuzevrijheid in apparatuur hun werkplezier verhoogt; bij jongeren onder de 35 is dat zelfs 55 procent. Apparatuur is kortom niet puur functioneel. Het is ook een signaal: vertrouwt mijn werkgever mij om mee te denken over hoe ik mijn werk het beste doe? Als het antwoord standaard ‘nee’ is, werkt dat door in betrokkenheid. 

Standaardisatie is niet het probleem, één standaard voor iedereen wel

Natuurlijk: zonder standaardisatie wordt beheer een chaos en lopen kosten uit de hand. Standaardisatie hoeft echter niet te betekenen dat iedereen hetzelfde krijgt; het betekent simpelweg dat je per werkprofiel vastlegt wat iemand nodig heeft.

Wie werkt vooral mobiel? Wie zit de hele dag op kantoor achter een beeldscherm? Wie wisselt tussen locaties en heeft overal een werkbare setup nodig? En welke security-eisen horen bij welke rol? Dat klinkt als meer werk, maar in de praktijk komen de meeste organisaties uit op twee of drie profielen. En dat is een stuk beter te verantwoorden dan één standaard waarvan iedereen weet dat hij net niet klopt.

Samsung past goed in die aanpak. Het ecosysteem van zakelijke smartphones, laptops en tablets is breed genoeg om verschillende werkprofielen te bedienen, met Samsung Knox als beheer- en beveiligingslaag waarmee IT grip houdt op apparaten, instellingen en beleid. Met Samsung DeX kun je van een geschikte Galaxy-smartphone een desktopachtige werkomgeving maken. Handig voor medewerkers die veel bij klanten zitten: telefoon aansluiten op een scherm, toetsenbord en muis erbij, en je hebt een werkbare setup zonder dat je steeds een laptop hoeft mee te slepen. 

Van losse aankopen naar werkplekstrategie

Het lastige is dat veel organisaties hun devicebeleid historisch hebben opgebouwd. Er is ooit een keuze gemaakt voor een bepaald merk of type, en bij elke nieuwe medewerker wordt die keuze herhaald. Niet omdat iemand er bewust over nadenkt, maar omdat het proces zo is ingericht. De vraag ‘welk apparaat bestellen we?’ wordt wel gesteld, maar de vraag ‘past dit apparaat bij hoe deze medewerker werkt?’ veel minder.

Die tweede vraag is precies waar wij organisaties bij kunnen helpen: van het in kaart brengen van werkprofielen tot het inrichten van een devicebeleid dat werkt voor IT én meegroeit met de organisatie. Zodat standaardisatie niet langer betekent dat iedereen hetzelfde krijgt, maar dat iedereen krijgt wat past. 

Wil je weten of je werkplekstrategie nog aansluit bij hoe je medewerkers werken? Neem contact met ons op.