Waarom snelle hardwarelevering nog geen goede onboarding oplevert

Nieuwe medewerkers wachten gemiddeld twee werkdagen op hun apparatuur, tegenover vijf dagen twee jaar geleden. Toch neemt 75 procent in de eerste week contact op met IT en krijgt 45 procent eerder toegang tot het koffieapparaat dan tot belangrijke systemen. Een goede onboarding draait daarom niet alleen om snelle hardwarelevering, maar om één afgestemd proces voor device, toegang en veilige heruitgifte. 

Het apparaat is er… maar de toegang nog niet 

Een nieuwe developer vindt op haar eerste maandag keurig een laptop op haar bureau, maar heeft nog geen toegang tot de systemen die ze nodig heeft om aan de software te werken. Een receptiemedewerker heeft al een mailaccount, maar mist toegang tot het planningssysteem waarmee hij de agenda's van de directie beheert. En een salesmedewerker kan zijn laptop meteen openen, maar nog niet bij het CRM-systeem waarin klantgegevens, leads en verkoopkansen staan. Drie verschillende functies, hetzelfde probleem.  

Een snellere levering lost het probleem niet op 

Op papier gaat de onboarding ondertussen wel degelijk sneller. De wachttijd op werkapparatuur daalde in twee jaar tijd van vijf naar twee werkdagen. Maar daarmee is een nieuwe medewerker nog niet automatisch klaar om te beginnen. 

Uit de IT Indicator 2026 – ons eigen onderzoek onder ruim 1.000 werkende Nederlanders – blijkt dat 45 procent sneller toegang had tot het koffieapparaat dan tot belangrijke systemen. Dat legt een belangrijk verschil bloot: een device kan op tijd worden geleverd, terwijl de digitale werkplek nog niet gereed is. En juist die toegang bepaalt uiteindelijk hoe snel iemand daadwerkelijk productief kan worden.  

75 procent van de nieuwe medewerkers heeft in de eerste week al support nodig 

Dat probleem staat niet op zichzelf. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat 75 procent in de eerste week contact opneemt met de IT-afdeling. Ruim een derde van hen doet dat zelfs twee tot vijf keer. 

Voor IT betekent dat extra supportbelasting op een moment waarop juist veel zaken tegelijk samenkomen: accounts activeren, rechten toekennen, devices configureren en vragen van nieuwe medewerkers oplossen. Voor de medewerker betekent het vooral wachten: op een wachtwoordreset, een ontbrekend toegangsrecht of een applicatie die nog niet beschikbaar is. 

Bijna een derde van de ondervraagden (32 procent) omschrijft de eigen onboarding dan ook eerder als ‘succes ermee’ dan als een doordacht plan. Onder hoger management ligt dat percentage zelfs op 50 procent. Dat wijst op een breder procesprobleem: afzonderlijke onderdelen van de onboarding worden wel geregeld, maar sluiten niet altijd goed op elkaar aan. 

Goede onboarding begint al vóór de eerste werkdag 

Een soepele eerste werkdag vraagt daarom om meer dan een tijdig geleverd device. Vooraf moet duidelijk zijn welke hardware iemand nodig heeft, tot welke systemen en applicaties diegene toegang moet krijgen en wie verantwoordelijk is voor iedere stap. 

Juist dat eigenaarschap voorkomt dat ontbrekende toegangsrechten of configuraties pas aan het licht komen wanneer de medewerker al is begonnen. Een goede onboarding is daarmee geen verzameling losse IT-taken, maar een keten waarin hardware, identiteit, toegang en support op elkaar zijn afgestemd. 

Ook een ‘nieuwe’ bedrijfstelefoon is zelden echt nieuw 

Ook bij hergebruikte devices gaat het mis. Slechts de helft (50 procent) van de bedrijfstelefoons wordt volledig schoon opgeleverd. Medewerkers treffen onder meer achtergebleven apps (11 procent), WhatsApp-gesprekken (9 procent) en foto’s (8 procent) aan. 

Dat is meer dan een slordige eerste indruk: gegevens van een vorige gebruiker kunnen zo terechtkomen bij een medewerker die daar geen toegang toe hoort te hebben. Daarmee raakt gebrekkig devicebeheer niet alleen de privacy van medewerkers, maar ook de informatiebeveiliging van de organisatie. Voor organisaties die onder onder de Cyberbeveiligingswet (NIS2) vallen, is dat extra relevant: goed toegangsbeheer en zorgvuldig beheer van IT-middelen zijn onderdeel van de eisen aan cyberbeveiliging.  

Goede onboarding begint daarom soms al bij de offboarding: een device moet aantoonbaar zijn gewist en opnieuw ingericht voordat het veilig kan worden uitgegeven. Onboarding en offboarding zijn daarmee geen losse processen, maar twee momenten binnen dezelfde device-lifecycle. 

Van losse acties naar één proces 

De grootste winst zit daarom niet in nóg een dag van de levertijd afhalen, maar in het samenbrengen van hardware, systeemtoegang en dataveiligheid in één proces. Daarbij moet vóór de eerste werkdag duidelijk zijn: 

• welk device nodig is; 
• welke accounts, applicaties en toegangsrechten moeten worden ingericht; 
• wie eigenaar is van iedere stap; 
• wanneer alles gereed moet zijn; 
• en hoe apparatuur na uitdiensttreding veilig wordt ingenomen, gewist en opnieuw ingezet. 

Diezelfde procesdiscipline maakt circulair gebruik van hardware ook eenvoudiger. Een device dat gecontroleerd wordt ingenomen en verifieerbaar wordt gewist, kan veilig opnieuw worden uitgegeven of via het IT Retour Programma een tweede leven krijgen. Zo verklein je zowel het datarisico als de kans dat bruikbare apparatuur ongebruikt blijft liggen of voortijdig e-waste wordt. 

Snelle levering blijft belangrijk. Maar pas wanneer device, toegang en lifecyclebeheer op elkaar aansluiten, levert snelheid ook daadwerkelijk een betere onboarding op. 

Meer weten?  

Wil je weten waar in jullie onboarding de losse eindjes zitten? Bij Aces Direct nemen we het complete traject uit handen: van device-uitgifte tot een schone, veilige oplevering, en de terugname zodra iemand vertrekt. 

Breng de zwakke plekken in jullie on- en offboarding in kaart → 

IT Indicator 2026: onboarding en werkplek 

Benieuwd naar alle uitkomsten van ons onderzoek onder ruim 1.000 werkende Nederlanders? Duik dieper in de IT Indicator 2026 en ontdek hoe organisaties onboarding en werkplekbeheer slimmer aanpakken. 

Download de IT Indicator 2026 →