Mobiel én mensgericht: waarom Envida overstapte op iPad van Apple

“Altijd en overal mobiel werken, met maximale aandacht voor de cliënt”

Hoe zorg je ervoor dat de medewerkers in de wijkzorg altijd en overal mobiel kunnen werken met betrouwbare connectiviteit? Dat was de uitdaging waar ouderenzorgorganisatie Envida voor stond. Na uitgebreid onderzoek viel de keuze op iPad. Samen met Aces Direct werd een grootschalige uitrol van ruim achthonderd devices gerealiseerd, met volledige ontzorging van A tot Z. 

Connectiviteit is essentieel 

Envida (waar in totaal zo’n vijfduizend mensen werken) helpt ouderen in de regio Zuid-Limburg om zo lang mogelijk zelfstandig thuis te blijven wonen. Voor de honderden medewerkers in de wijkzorg zijn mobiele devices onmisbaar: ze bekijken er onder meer cliëntendossiers op, checken via het device medicatie, en maken na afloop verslagen van huisbezoeken. 

Lange tijd werkten de zorgmedewerkers hiervoor met Surface Go-tablets, vertelt Remco van Poortvliet, Manager Functioneel Applicatie Beheer bij Envida. “In tegenstelling tot eerdere modellen bevatte de Surface Go 4 echter geen ingebouwd modem. En dat terwijl connectiviteit essentieel is voor zorgmedewerkers in de wijk: ze moeten overal en altijd toegang hebben tot cliëntgegevens. Voor ons was het dus reden om op zoek te gaan naar een goed, vervangend mobiel device.” 

Zoektocht naar alternatieven 

Envida onderzocht verschillende opties: de duurdere Surface Pro-variant mét modem, externe USB-dongels voor connectiviteit, of een compleet andere richting. Remco: “We concludeerden al snel dat een aparte dongle geen goede optie is voor de zorg, die raken vaak zoek. Je wilt je zorgmedewerkers gewoon een kant-en-klare oplossing bieden, zonder gedoe, zodat zij zich volledig op de zorg voor cliënten kunnen richten.”  

"Hét ideale device bestaat niet, maar de iPad komt zeker in de buurt"

De organisatie keek daarom ook naar verschillende typen tablets. “Een ideaal device dat aan ál je wensen voldoet: dat bestaat niet", stelt Remco nuchter vast. "Maar toen we alle factoren afwogen, kwam de iPad verreweg het dichtst in de buurt.” 

Praktische voordelen 

Voor Envida biedt de iPad meerdere voordelen, schetst Remco. “Het device start snel op en is uiterst stabiel, zodat onze zorgmedewerkers snel en zorgeloos aan de slag kunnen. Maar ook de onderliggende architectuur van Apple zit goed in elkaar. De App Store biedt een veilige structuur en voorkomt dat er onbetrouwbare apps op het device terechtkomen. Tegelijkertijd kun je op de iPad probleemloos alle gangbare Microsoft-apps draaien, maar ook ons planningsysteem en het elektronisch cliëntdossier. Kortom: eigenlijk alles wat je als wijkzorgmedewerker nodig hebt.” 

Strategische keuze 

Envida koos bewust voor twee verschillende iPad-varianten: de standaard iPad voor medewerkers die alleen mobiel werken, en de iPad Air voor collega’s die ook kantoorwerkzaamheden doen. Remco: “Die laatste groep willen we de mogelijkheid bieden om met een extern scherm te werken. Dat kan niet met een standaard iPad, maar wel met de iPad Pro óf de iPad Air. Die laatste optie bleek voor ons de beste keuze, zowel qua functionaliteit als qua kosten. Het is toch gemeenschapsgeld dat je uitgeeft, en daar proberen we zo verstandig mogelijk mee om te gaan.” 

Bewezen samenwerking 

De keuze voor de iPad Air kwam voort uit een gedegen advies vanuit Aces Direct, blikt Remco terug. “In een eerdere werkomgeving had ik al eens zaken gedaan met Aces Direct, en dat beviel toen erg goed. Zo kwamen we voor dít vervangingsproject uiteindelijk – na een zorgvuldige afweging – ook weer bij Aces Direct uit.”  

“Aces Direct dacht uitstekend mee over de juiste keuze”

Naast het gedegen advies in het voortraject, was voor Envida ook de ontzorging bij de uitrol een belangrijk argument in de keuze voor Aces Direct. Remco: “Voor dit vervangingsproject werkten we met een klein team, dat naast mijzelf bestond uit projectleider Tom Steijns, extern projectleider Levi Salassa van onze IT-partner ilionx, en onze senior beleidsadviseur Wijkzorg Ashley Teunissen, samen met onze IT-collega's van local support als belangrijke schakel. Maar: we hebben helaas niet vijftig IT'ers rondlopen die iPads kunnen uitpakken en registreren. Daarom was het extra fijn dat Aces Direct ons een totaaloplossing bood, inclusief screenprotectors en hoesjes, verpakkingsarme levering, registratie van elk device in Apple Business Manager en Intune, en assetregistratie in ons serviceplatform TOPdesk. Alles werd gebruiksklaar opgeleverd.”  

Gefaseerde uitrol 

De uitrol van 830 iPads werd zorgvuldig gepland en gefaseerd uitgevoerd, in batches. De overstap naar een nieuw besturingssysteem vroeg uiteraard om extra aandacht, schetst Remco. “Een deel van de medewerkers gebruikt privé een iPhone. Voor hen was de overstap naar iPad niet zo groot. Maar voor medewerkers die iOS niet kennen, organiseerden we overdrachtsmomenten om de nieuwe functionaliteit te demonstreren. Zo zorgden we ervoor dat iedereen snel met de nieuwe devices uit de voeten kon.” 

Korte lijnen 

Een bijzonder voordeel van de samenwerking met Aces Direct bleek de directe toegang tot Apple-expertise, benadrukt Remco. "Van connectiviteitsissues tot problemen met de juiste MDM-configuratie: zeker bij zo'n grootschalige uitrol loop je onvermijdelijk tegen bepaalde issues aan. Dan is het wel zo prettig dat Aces Direct korte lijnen heeft met de engineers van Apple; áls er al technische issues waren, waren die in no-time opgelost.”  

“Dankzij de korte lijnen met Apple konden we technische uitdagingen snel oplossen” 

Remco en zijn team kijken al met al terug op een succesvolle aanschaf en uitrol, benadrukt hij. “Zoals gezegd: hét perfecte device bestaat niet. En we kunnen helaas niet elke medewerker een individuele keuze bieden. Maar voor onze wijkzorgmedewerkers was iPad de beste keuze. En Aces Direct heeft ons uitstekend geholpen om die keuze waar te maken. Daardoor beschikken we nu over een stabiele, toekomstbestendige oplossing, voor optimale zorg.”