Inleiding

In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we van je verwerken als we een zakelijke relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad met je. Ook vertellen we je waarom en hoelang we jouw gegevens verwerken en wat jouw rechten zijn met betrekking tot elke verwerking. Daarnaast verstrekken we onder meer informatie over de partijen waarmee we samenwerken en over ons beveiligingsbeleid.

Wij vinden het belangrijk dat onze dienstverlening betrouwbaar en transparant is. Wij gaan dan ook discreet en zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en we zorgen ervoor dat elke verwerking van jouw gegevens voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Aces Direct B.V.
Rosa Castellanosstraat 1
5032 MG Tilburg
013 762 19 00
Inschrijving KvK Tilburg: 18046060

Privacy Manager

Wij hebben een Privacy Manager aangesteld. Dat is niet een “functionaris voor gegevensbescherming”, zoals bedoeld in artikel 37 van de AVG. Wel is dit iemand die erop toeziet dat jouw gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wet. De werkzaamheden van de Privacy Manager bestaan onder meer uit toezicht houden en vragen en klachten afhandelen. De contactgegevens van onze Privacy Manager zijn:

Jordi Martin Lago
E-mailadres: Privacy@acesdirect.nl
Telefoonnummer 06 86 80 53 33

De persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van jouw relatie met onze organisatie en het doel waarvoor we gegevens verwerken, noteren wij (sommige van) de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam;
• Nationaliteit;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Geboorteplaats;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Curriculum Vitae;
• Bankrekening – of gironummer;
• Tijd van aankomst en vertrek en datum in geval van een klantevenement of bedrijfsbezoek;
• Gegevens over toegekende bevoegdheden tot ruimtes of informatiesystemen;
• Bezochte afdeling, persoon en reden van bezoek in geval van een bedrijfsbezoek;
• Gegevens over (eerder) ontvangen nieuwsbrieven en berichtgeving;
• Gegevens over jouw activiteiten op onze website;
• Gegevens met het oog op berekenen van verschuldigde betalingen of innen van vorderingen;
• Gegevens in verband met het berekenen, vastleggen en betalen van vergoedingen;
• Gegevens in verband met het berekenen, vastleggen en betalen van premies;
• Gegevens omtrent de functie c.q. functiegegevens;
• Social-media account;
• IP-adressen en technische browserinformatie;
• Cookie ID’s;

Alsmede in specifieke gevallen de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

• BSN-nummer;
• Kopie ID.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het voeren van een financiële administratie;
• Het verwerken en uitvoeren van opdrachten;
• Communiceren over activiteiten;
• Het doen van betalingen en innen van vorderingen;
• Het behandelen van (eventuele) geschillen;
• Het berekenen, vastleggen, betalen en ontvangen van belastingen;
• Mogelijk maken van accountantscontrole;
• Het autoriseren van de tekeningsbevoegde;
• Het leveren van bestellingen en verlenen van diensten;
• Het verzorgen van transport van goederen en diensten;
• Het aanbieden van relevante kennis of vaardigheden;
• Het verder ontwikkelen van onze diensten en producten;
• Het organiseren van (klant)evenementen;
• Het verrichten van acquisitiewerkzaamheden;
• Het registreren van aanwezigheid;
• Het verzenden van nieuwsbrieven of mailings;
• Het voeren van een sollicitanten (vacatures-kandidaten) administratie;
• Het uitvoeren van toegangscontrole;
• Het voeren van een bezoekersregistratie;
• De monitoring van websitebezoek;

De verwerkingsgronden zijn die zoals bedoeld in artikel 6 van de AVG (toestemming, overeenkomst of gerechtvaardigd belang).

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een van onze medewerkers) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

In het algemeen bewaren wij jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor we jouw gegevens hebben verzameld. De bewaartermijn kan van geval tot geval anders zijn. Een voorbeeld is dat wij een aantal documenten voor een minimale termijn moeten bewaren voor belasting- of administratiedoeleinden. We zullen in die gevallen alleen die gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om onze wettelijke verplichtingen na te komen. Na de wettelijke bewaartermijnen zullen wij jouw gegevens verwijderen of anonimiseren.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit geschiedt in het kader van het uitvoeren van een overeenkomst met je, om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting en/of ter behartiging van een gerechtvaardigd belang. Indien het gaat om derden – die namens ons als verwerker optreden – dan hebben wij met hen een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin onder meer beveiliging, geheimhouding en jouw rechten worden geregeld. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Het op bovenstaande wijze en gronden inschakelen van derden doen wij bij de volgende categorieën van verwerkingen:

• Het voeren van een financiële administratie;
• Het verwerken en uitvoeren van opdrachten;
• Het organiseren van (klant)evenementen;
• Het verzenden van nieuwsbrieven of mailings;
• Het verrichten van acquisitiewerkzaamheden;
• Het voeren van een sollicitanten (vacatures-kandidaten) administratie;
• Het uitvoeren van toegangscontrole;
• Het voeren van een bezoekersregistratie;
• De monitoring van websitebezoek.

Cookies

Cookies zijn kleine stukjes informatie die door je browser worden opgeslagen op je computer. Wij gebruiken cookies om je te herkennen bij een volgend bezoek. Cookies stellen ons in staat om informatie te verzamelen over het gebruik van onze diensten en deze te verbeteren en aan te passen aan de wensen van onze bezoekers. Onze cookies geven informatie met betrekking tot persoonsidentificatie. Je kunt jouw browser zo instellen dat je tijdens het bezoeken van onze website geen cookies ontvangt.

• Functionele cookies
  Om ervoor te zorgen dat de site te allen tijde optimaal werkt, maken wij gebruik van functionele cookies waarbij de belasting van onze website nauwkeurig wordt gemonitord om ervoor te zorgen dat wij je altijd goed van dienst kunnen zijn.

• Tracking cookies
  Om onze website optimaal in te richten maken wij gebruik van zogeheten tracking cookies. Het enige wat hierbij zichtbaar is, is de combinatie van je IP-adres en de bijbehorende pagina’s die zijn bezocht.

• Advertising cookies
  Wij maken gebruik van verschillende re-marketingdiensten die door het plaatsen van een cookie op je apparaat relevante reclame kunnen weergeven die aangepast is aan de door jou bezochte pagina’s op onze website. Tenzij hier toestemming voor is gegeven, kan deze cookie je in geen geval identificeren of toegang bieden tot jouw computer. Deze cookie wordt alleen gebruikt om geanonimiseerde gebruikers relevante reclame te tonen. Door gebruik te maken van deze re-marketingdiensten kunnen wij je behoeften beter beantwoorden en alleen reclame tonen die voor jouw relevant is.

• Embedded content
  Op deze website kan content worden getoond die op andere sites wordt gehost. Denk hierbij aan YouTube-video’s. Op vergelijkbare wijze als de sociale knoppen maken deze codes vaak gebruik van cookies. Wat zij met de cookies en persoonsgegevens doen, vind je in het privacy statement van de desbetreffende dienst.

Cookieverklaring

In- en uitschakelen van cookies

Je kunt kiezen of je cookies wel of niet accepteert. Bij de meeste browsers worden cookies automatisch geaccepteerd, maar meestal kun je de instellingen van je browser zodanig wijzigen dat cookies desgewenst niet worden geaccepteerd (bekijk je browser hulppagina voor exacte instructies). Als je ervoor kiest om cookies niet te accepteren, kun je mogelijk niet volledig gebruikmaken van interactieve mogelijkheden van deze website of andere websites die je bezoekt.

In onze cookieverklaring staat een gedetailleerd overzicht van de gebruikte cookies en kun je de cookies wijzigen of in- en uitschakelen.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van je site-bezoek meer registreren. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Voor meer informatie hierover, kun je de handleiding van jouw browser raadplegen.

Links naar andere website van derden

Onze internetpagina's bevatten links naar andere websites. Deze privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. Wij raden je dan ook aan om de privacy policy van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Jouw rechten (inzage, aanpassing, verwijdering, etc.)

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, kun je altijd contact opnemen met onze Privacy Manager. Hieronder wordt uitgelegd wat jouw rechten zijn met betrekking tot de verwerking van jouw gegevens.

• Recht op inzage
  Je hebt het recht op inzage in jouw eigen gegevens. Daaronder valt ook de vraag wat de doeleinden zijn van de verwerking, aan welke partijen de gegevens worden verstrekt en wat de bewaartermijnen zijn.

• Recht op rectificatie
  Je kunt ons vragen jouw gegevens direct te laten rectificeren. Je hebt ook het recht om onvolledige gegevens volledig te maken door bijvoorbeeld een e-mail aan ons te sturen.

• Recht om vergeten te worden
  Je hebt het recht om vergeten te worden. Op verzoek zullen wij jouw gegevens zonder onredelijke vertraging verwijderen. We mogen echter niet altijd al jouw gegevens verwijderen. Soms is de verwerking bijvoorbeeld nog nodig voor het nakomen van wettelijke verplichtingen of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van claims.

• Recht op beperking van de verwerking
  Je hebt in principe het recht om de verwerking van jouw gegevens te laten beperken, bijvoorbeeld als je meent dat jouw gegevens onjuist of onnodig zijn.

• Mededeling van rectificatie, verwijdering of beperking
  Tenzij het onmogelijk is of onevenredig veel inspanning kost, zullen wij de ontvangers van jouw gegevens op de hoogte stellen van elke rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking.

• Recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens
  Je hebt het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit houdt in dat je een verzoek kunt doen om jouw gegevens te ontvangen. Vervolgens kun je deze gegevens opslaan voor persoonlijk hergebruik. Je hebt dit recht alleen met betrekking tot gegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt én als de verwerking berust op toestemming of een overeenkomst waarbij je partij bent.

• Intrekken toestemming
  Als de gegevensverwerking berust op toestemming, hebt je het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Wel blijft de verwerking van jouw gegevens van de periode vóór het intrekken rechtmatig.

• Recht van bezwaar
  Je hebt in principe het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Na jouw bezwaar zullen wij in principe de verwerking van jouw gegevens stoppen.

• Klacht bij Autoriteit Persoonsgegevens of naar de rechter.
  Als je van mening bent dat de verwerking van jouw gegevens inbreuk maakt op de wet kun je contact opnemen met onze Privacy Manager, maar je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of naar de rechter te stappen.

• Beperkingen van jouw rechten
  Soms kunnen wij jouw rechten beperken, bijvoorbeeld in het kader van het voorkomen, onderzoeken, opsporen en vervolgen van strafbare feiten, zoals fraude.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, sturen wij jou na ontvangst van je verzoek een aantal controlevragen die je dient te beantwoorden voordat we het verzoek in behandeling kunnen nemen. Dit ter bescherming van jouw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze Privacy Manager.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je ook graag verder als je klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, je kunt hierover contact opnemen met de Privacy Manager. Op grond van de privacywetgeving heb je verder het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van je persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Veranderingen

Wij kunnen deze verklaring wijzigen als ontwikkelingen daartoe aanleiding geven, bijvoorbeeld in geval van nieuwe verwerkingsvormen. De meest actuele privacyverklaring kun je vinden op onze website. We raden je aan deze privacy- en cookieverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte blijft.

Versie: 12-10-2023