“Een visitekaartje voor onze IT-afdeling, mede dankzij Aces Direct”

Pensioenfonds Rail & OV wilde zijn IT-landschap vernieuwen. In nauwe samenwerking met het pensioenfonds zorgde Aces Direct voor de soepele uitrol van zo’n 250 nieuwe, moderne werkplekken.

Moderne cloudwerkplek

Het Pensioenfonds Rail & OV regelt het pensioen van zo’n 100.000 mensen die werken bij de spoorwegen en in het openbaar vervoer, vertelt IT-manager Ineke Sikkema. “Met het oog op de toekomst besloten we om het bestaande IT-landschap te vernieuwen.”

Onderdeel van die vernieuwing was de invoering van een moderne cloudwerkplek voor de circa 250 vaste en flexibele medewerkers van het fonds, vult projectmanager Jeroen Neervoort aan. “Aan de ene kant wilden we onze werknemers voldoende flexibiliteit bieden. Dat leidde tot de keuze voor Choose Your Own Device (CYOD), waarbij medewerkers binnen bepaalde kaders zelf kunnen kiezen met welk device ze willen werken.”

Zero trust

“Tegelijkertijd wilden we de nieuwe werkplekken inrichten volgens de principes van zero trust. Zeker sinds de financiële crisis staan ook pensioenfondsen enorm onder toezicht. En we vinden het ook zelf niet meer dan logisch dan dat we de gegevens van onze deelnemers zo goed mogelijk beschermen. De nieuwe werkplekken zouden dus aan die hoge security-eisen moeten voldoen.”

En dan wil het oog natuurlijk ook wat, vult Ineke aan. “Of het nu op kantoor is, thuis of in de trein: mensen werken dagelijks met hun device. In die zin is het voor veel mensen een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. We wilden onze mensen dus de keuze bieden uit hoogwaardige laptops, waarmee ze voor de dag kunnen komen.”

Doordachte keuze

Uiteindelijk volgde een offertetraject met meerdere resellers, schetst Ron Hulshof (Manager Beheer AI). “Vanzelfsprekend was de prijs een belangrijke factor, maar we keken vooral ook naar toegevoegde waarde én naar de klik met het bedrijf. Zo kwamen we uiteindelijk uit bij Aces Direct. Het contact was meteen goed; ze zaten op hetzelfde volwassenheidsniveau, stelden goede vragen, en boden ons precies de flexibiliteit waarnaar we op zoek waren. Dan heb ik in het in de eerste plaats over de devices zelf en de bijbehorende accessoires. Aces Direct kwam met een goed doordacht voorstel, waarbij medewerkers konden kiezen uit drie verschillende, in grootte variërende laptops en bijbehorende accessoires. Ook richtten ze een snuffelhoek in, waar medewerkers de beschikbare laptops en accessoires konden bekijken en uitproberen. Zo kon iedereen een doordachte keuze maken.”

Minstens zo belangrijk was het vlekkeloos verlopen uitrolproces, vertelt Ron. “Andere resellers wilden kost wat kost vasthouden aan hun eigen processen rondom de uitlevering. Aces Direct draaide het om; ze wilden graag van ons weten wat we wilden, en pasten daar hun eigen processen op aan. Dat klinkt logisch, maar als IT Business Partner was Aces Direct de enige die het écht klantgericht aanpakte.”

Verpakkingsarm leveren

De uitrol in batches is daarvan een goed voorbeeld, vult procesmanager Ester van der Kolk aan. “Waar andere resellers alleen in bulk wilden of konden uitleveren, richtten we samen met Aces Direct een proces in waarbij de laptops in kleine rondes werden uitgeleverd. Dat was enorm praktisch.” De uitrol werd – na een testuitrol waarbij Aces Direct de laatste kinderziektes verhielp – uitgesmeerd over een paar weken, schetst Ester. “Medewerkers konden kiezen uit een uitleverslot van twee uur, met een maximum van tien personen per tijdslot. Wij gaven de namen door aan Aces Direct, waarna de gepersonaliseerde laptops netjes per tijdslot werden aangeleverd, inclusief tas en accessoires. Wat daarbij erg prettig was: de devices werden verpakkingsarm geleverd, zodat wij zo min mogelijk schaarse magazijnruimte kwijt waren.”

Bovendien waren de laptops vooraf al deels door Aces Direct ingespoeld, vult Jeroen aan. “We hebben gekozen voor pre-provisioned deployment, waarbij alle standaardapplicaties – zoals Office en Chrome – en de laatste updates al aanwezig waren op de laptops. De gebruikers hoefden zelf alleen nog de voor hun specifieke rol benodigde applicaties te installeren. Dat scheelde onze eigen IT-afdeling veel werk.”

Dagelijks contact

Wat verder opviel was de grote betrokkenheid vanuit Aces Direct, vertelt Ester. “We hadden voortdurend nauw contact met Senior Accountmanager Merijn Raijmaekers en Project Manager René Sluyter. Ze waren regelmatig aanwezig op locatie – onder meer bij de start van de uitrol –, en aan het einde van elke dag hadden we standaard even telefonisch contact. Loopt alles zoals zou moeten? Dat dagelijkse contact zorgde voor vertrouwen. Als er al sprake was van dingen die net even wat minder goed liepen, dan werd dat meteen voortvarend opgepakt en opgelost.”

Visitekaartje

Ineke kijkt al met al terug op een positief traject, benadrukt ze. “Vanuit IT wilden we een aantrekkelijke klantreis neerzetten, waarbij medewerkers zo min mogelijk hinder zouden ondervinden en waarbij het positieve gevoel zou overheersen. Dat is absoluut gelukt; we hebben heel veel positieve reacties gehad over de keuzemogelijkheden en over de soepele uitrol. Een echt visitekaartje voor onze afdeling kortom – mede dankzij Aces Direct.”