“We beschikken nu weer over een hoogwaardige, moderne werkplek”

Een moderne werkplek die past bij de eisen van deze tijd en die perfect aansluit bij de wensen van medewerkers: dat was de opbrengst van een vruchtbare samenwerking tussen de West-Brabantse gemeente Halderberge en Aces Direct. Van uitgebreid vooronderzoek tot een vlekkeloze uitrol en de milieuvriendelijke afvoer van oude werkplekken: als een echte IT-businesspartner wist Aces Direct de gemeente van A tot Z te ontzorgen.

Aanbestedingsdocumenten vanuit de overheid schrijven vaak tot in detail voor aan welke eisen nieuwe hardware precies moet voldoen, tot op de inch en gigabyte nauwkeurig. De West-Brabantse gemeente Halderberge (met karakteristieke kernen als Oudenbosch, Hoeven, Bosschenhoofd, Oud Gastel en Stampersgat) besloot de grootschalige vervanging van werkplekken anders in te steken. In plaats van uit te gaan van een gedetailleerde lijst van specificaties, wilde de gemeente – samen met de markt – op zoek gaan naar de beste oplossing.

Goed gevoel

Daarvoor kwam de gemeente uiteindelijk uit bij Aces Direct, vertelt informatieadviseur Arjan Janssen. “Onze werkplekhardware was verouderd en niet overal flexibel te gebruiken. We wilden onze werkplekken daarom over de gehele linie een upgrade geven, zodat ze weer zouden aansluiten bij het moderne werken en bij de wensen en eisen van onze medewerkers. Zo wilden veel medewerkers ook thuis met een tweede scherm kunnen werken. We waren daarom vooral op zoek naar een IT-partner die samen met ons zou kijken naar onze organisatie, om op basis dáárvan te bepalen wat er precies nodig is.”

Aces Direct kwam hiervoor met een uitgebreid, stapsgewijs plan, inclusief een intensieve onderzoeksfase, vertelt Arjan. “Dat voorstel sprak ons meteen aan; op basis daarvan zouden we echt een gedegen, onderbouwde en merkonafhankelijke keuze kunnen maken voor een bepaalde inrichting van de werkplek. Bovendien hadden we er ook vertrouwen in dat Aces Direct vervolgens ook zou kunnen leveren waar wij naar op zoek zijn. Vóór alles wilden we ontzorgd worden, en bij Aces Direct hadden we wat dat betreft meteen het goede gevoel.”

Intensief onderzoek

Het vervangingstraject begon – in lijn met het voorstel vanuit Aces Direct – met een enquête onder de medewerkers, aangevuld met een datagedreven werkplekscan aan de hand van Proactive Insights, de fleet management tool van HP. Aan welke resources hebben de medewerkers van de gemeente precies behoefte? Welke applicaties gebruiken ze? En hoe vertaalt zich dat vervolgens naar passende hardware? De uitkomsten van deze eerste onderzoeksfase vormde de input voor een verdiepend kwalitatief onderzoek, waarbij medewerkers tot in detail werden bevraagd over hun voorkeuren.

Dat leverde een zeer gedetailleerd rapport op, schetst werkplekbeheerder François van den Berg. “Dankzij deze onderzoeken kregen we – in de vorm van drie persona’s – een uitgebreid beeld van wat de interne organisatie nodig heeft, zodat we op basis daarvan gerichte keuzes konden maken voor de hardware. Voor de meeste kantoorwerkers – die doorgaans met name op een flexplek aan het werk zijn of in vergadering zitten – zijn we uitgekomen op een standaardlaptop met een numeriek toetsenbord en een schermgrootte van 15,6 inch. Daarnaast is elke werkplek nu voorzien van twee schermen, waarvan één met ingebouwd dockingstation. Daardoor kunnen medewerkers nu in principe overal werken met hun laptop, met twee schermen. En ook in termen van beheer is zo’n standaardwerkplek natuurlijk erg handig.”

Ruimte voor uitzonderingen

Maar ook voor uitzonderingen was er ruimte, vult Arjan aan. “Het uitgangspunt is om sommige medewerkers die veel naar buiten gaan en vaak onderweg zijn, te voorzien van een passend apparaat waarmee ze zowel binnen als buiten aan de slag kunnen. Het eerste advies vanuit Aces Direct is om hier een Surface voor in te zetten: een hybride, 2-in-1 werkplek die al naar gelang de situatie kan worden gebruikt als tablet of als of volledige laptop.”

“Een ander voorbeeld is een medewerker van onze communicatieafdeling, die veel doet op het gebied van multimedia. Die heeft nu een werkplek gekregen met een zwaardere grafische kaart.” Daar zag je ook weer de meerwaarde van een partij als Aces Direct, merkte François. “Samen met Aces Direct en leverancier HP hebben we gespard over de vraag welke oplossing in dit specifieke geval het best zou passen. Daardoor hebben we ook deze medewerker uiteindelijk kunnen voorzien van een werkplek die optimaal past bij haar takenpakket.”

Soepele uitrol

De uitrol van de werkplekken werd opgepakt door een team van de gemeente zelf, aangevuld met een floorwalker die namens Aces Direct ter plekke vragen van medewerkers kon beantwoorden. De devices werden bovendien verpakkingsarm en voorgeconfigureerd geleverd, vertelt Arjan. “Mede daardoor is de uitrol – die in totaal een dag of drie in beslag nam – uiterst soepel verlopen en zijn we geen noemenswaardige problemen tegengekomen. De aanwezigheid van een floorwalker hielp ook enorm bij het in gebruik nemen van de nieuwe werkplekken. Medewerkers lopen toch tegen vragen aan. Hoe moet ik inloggen? Hoe werkt zo’n dockingstation met twee schermen precies? Hoe krijg ik de webcam goed werkend? Het was fijn dat er, naast onze eigen mensen, iemand was die medewerkers bij de hand kon nemen in die eerste opstartfase.”

Het aantal vragen van medewerkers viel erg mee, vult François aan. “Gedurende de uitroldagen hebben we meerdere rondes gedaan over de werkvloer. Dat leverde enkele tientallen hulpvragen op, wat op een bestand van zo’n 350 medewerkers minimaal is.”

Milieuvriendelijke afvoer

De oude monitoren konden medewerkers van de gemeente overnemen voor hun thuiswerkplek. Alle datadragende apparatuur (zoals oude laptops en desktops) werd verder door Aces Direct afgevoerd en – in lijn met ons eigen IT Retourprogramma – op milieuvriendelijke en verantwoorde wijze vernietigd. Arjan: “Dat schoof allemaal perfect in elkaar. Aces Direct had zijn projectplanning prima op orde; het afvoeren van de oude apparatuur en de aanlevering en uitrol van de nieuwe werkplekken sloot goed op elkaar aan, waardoor iedereen zonder noemenswaardige vertraging heeft kunnen doorwerken.”

Expertise uit de markt

Al met al is de samenwerking met Aces Direct goed bevallen, benadrukt Arjan. “Het projectmanagement was aan de kant van Aces Direct in handen van René Sluyter. Hij bewaakte de voortgang goed en zorgde ervoor dat alle mijlpalen uit het projectplan steeds gehaald werden. Accountmanager Jeroen Keuter dacht verder goed mee over welke devices en accessoires goed zouden passen; hij kwam voortdurend met passende suggesties en luisterde goed naar wat we precies nodig hadden. En verder is ook deze manier van aanbesteden goed bevallen. We wilden niet alles voorkauwen, maar vooral expertise vragen aan de markt. Welke oplossing denken júllie dat het beste bij ons past? Aces Direct heeft dat uitstekend opgepakt en ingevuld. We voelden en voelen ons echt ontzorgd.”

Ook François kijkt met een goed gevoel terug op het project, vertelt hij. “Mede dankzij Aces Direct hebben onze medewerkers nu weer de beschikking over een kwalitatief hoogwaardige, moderne werkplek, die goed aansluit bij de eisen van deze tijd. Daardoor blijft het niveau van de gemeentelijke dienstverlening op peil en kunnen we de inwoners van Halderberge nóg sneller en beter helpen.”