“Dankzij Back-up as a Service raken we nooit meer belangrijke data kwijt”

Als je niet regelmatig een back-up maakt van je Microsoft 365-omgeving, kan dat vervelende gevolgen hebben als het een keer onverhoopt fout gaat; bijvoorbeeld als data verloren gaan door een menselijke fout, of door een beveiligingslek. Jeugdzorgorganisatie Cardea maakt daarom gebruik van onze dienst Back-up as a Service (BaaS), voor maximale zekerheid en continuïteit.

Beperkte mogelijkheden

Cardea helpt kinderen, jongeren en gezinnen met complexe problemen op het gebied van opgroeien, opvoeden en ontwikkeling. De jeugdzorgorganisatie (die met name actief is in het noorden van Zuid-Holland) leert cliënten omgaan met de uitdagingen in hun leven, zodat ze zo snel mogelijk zo zelfstandig mogelijk verder kunnen.

Voor de dagelijkse operatie maakt Cardea (waar in totaal ruim 400 mensen werken) intensief gebruik van het Microsoft 365-platform, onder meer voor e-mail en voor de opslag van documenten in OneDrive. Lange tijd vertrouwde de organisatie op de in Microsoft 365 ingebouwde retentiemogelijkheden, vertelt extern IT-consultant Nieko Woets. “Zoals in elke organisatie komt het wel eens voor dat medewerkers per ongeluk een document of e-mail verwijderen, om er pas later achter te komen dat zo’n bestand definitief weg is. Veel organisaties vertrouwen – net zoals Cardea lange tijd deed – op de back-upmogelijkheden van Microsoft, maar die mogelijkheden zijn in de praktijk behoorlijk beperkt.”

Gedeelde verantwoordelijkheid

Microsoft ziet het maken van back-ups namelijk als een gedeelde verantwoordelijkheid, schetst Nieko. “Ze gaan ervan uit dat je als gebruiker zelf zorgt voor regelmatige back-ups. Een verwijderde e-mail kun je vaak nog wel enige tijd terughalen. Maar kom je er pas na een tijdje achter dat een bepaald document ontbreekt? Of krijg je onverhoopt te maken met een grotere storing waarbij data verloren gaan? Dan wijst Microsoft toch écht naar je eigen back-up.”

Dat maakt je kwetsbaar, benadrukt Nieko. “Het kwam geregeld voor dat de Servicedesk ‘nee’ moest verkopen aan medewerkers die bepaalde info kwijt waren geraakt. Nadat ik als extern IT-consultant aan de slag was gegaan bij Cardea, stelde ik daarom voor om de back-upstrategie aan te scherpen en te gaan zoeken naar een adequate retentieoplossing. Op die manier zouden we de bedrijfscontinuïteit in één klap naar een hoger niveau kunnen tillen; overigens niet alleen voor Cardea, maar ook voor de onder Cardea vallende Stichting Voor Iedereen en de Stichting Jeugdteams Leidse Regio.”

Laagdrempelige zekerheid

Cardea werkt tegenwoordig grotendeels in de cloud en wilde bij voorkeur geen eigen datacenter meer inrichten. De jeugdzorgorganisatie onderzocht meerdere mogelijkheden voor een betrouwbare back-upservice in de cloud en kwam daarvoor uiteindelijk uit bij vaste IT-businesspartner Aces Direct, vertelt Nieko. “Cardea doet al langer naar tevredenheid zaken met Aces Direct, onder meer voor de levering van hardware en diverse clouddiensten. De dienst Back-up as a Service van Aces Direct bleek goed te passen bij onze uitgangspunten; laagdrempelige zekerheid voor een vast bedrag per maand, in een betrouwbaar Nederlands datacenter.”

Gebruiksvriendelijke oplossing

Groot voordeel van BaaS is het gebruiksvriendelijke karakter, vertelt Nieko. “Sinds de cloudtransitie is de ICT-afdeling van Cardea ingekrompen en worden veel IT-gerelateerde vragen – bijvoorbeeld rondom het terughalen van per ongeluk verwijderde bestanden – afgehandeld door onze Servicedesk. Die kan prima uit de voeten met BaaS. Voor het configureren en naar onze eigen wensen inrichten van de back-upservice was geen diepgaande kennis vereist, dat ging heel gemakkelijk. Ook het restoren van documenten is erg eenvoudig dankzij de overzichtelijke webinterface; meestal hebben de Servicedesk-medewerkers het betreffende document of de e-mail in no-time weer gevonden en teruggezet. En áls ze er al een keer niet zelf uitkomen, is er uitstekende telefonische ondersteuning beschikbaar.”

Veilige opslag in Nederland

Ander voordeel: de Tier3-datacenters die voor deze oplossing gebruikt worden staan in Nederland en voldoen aan alle Europese wet- en regelgeving voor dataopslag in de cloud, vertelt Nieko. “Een organisatie als Cardea werkt veel met privacygevoelige gegevens die onder de AVG vallen. Dan is het een extra prettig idee dat alle data veilig staan opgeslagen, binnen de EU. Bovendien wordt er gewerkt met de betrouwbare securitysoftware van Veeam.”

Dankzij BaaS hoeft Cardea zich nu al met al geen zorgen meer te maken over zijn back-upstrategie, concludeert Nieko. “Deze transparante, schaalbare oplossing past goed bij de dynamische omstandigheden in een jeugdzorgorganisatie als de onze. Het is altijd vervelend als je belangrijke documenten of mails kwijtraakt; of het nu is door een menselijke fout, een technisch defect of door een aanval van buiten. Dan is het een prettig idee dat we nu altijd kunnen terugvallen op een deugdelijke back-up.”