1535 Android toestellen had Kwintes nodig. De huidige toestellen konden geen gebruik maken van een applicatie die cruciaal is voor de organisatie. Voor deze overstap zocht de organisatie een partner die het vervangingsproces volledig overnam en vond deze in ACES Direct.

Kwintes is een grote zorginstelling voor mensen met psychosociale en psychiatrische problemen. Denk daarbij aan mensen zonder vaste woon- of verblijfplaats, slachtoffers van huiselijk geweld of iemand die op meerdere gebieden ondersteuning nodig heeft.

Sabina Kasum was als Projectleider ICT bij Kwintes verantwoordelijk voor het vervangingstraject. “Wij hebben een uitgebreide vergelijking gemaakt tussen potentiële leveranciers. Bij ACES Direct kregen we de reactie waar we naar zochten op onze vragen. We hadden het idee dat ons vraagstuk meteen begrepen werd.”

Volledig traject

Namens ACES Direct was Senior Accountmanager Bas Peters vanaf de start bij het project betrokken. Hij zag in Kwintes een organisatie die niet alleen toestellen wilde maar ook bijstand in het volledige traject. “Vanaf het begin heb ik daarom de expertise van mijn collega’s benut. Zo’n oplossing gaat verder dan alleen een pallet met toestellen neerzetten. Dat gaat van “eenvoudige” zaken zoals alle apparaten vooraf opladen en voorzien van screenprotector tot en met meedenken over complexere zaken zoals de gebruikersovereenkomst.”

Digitale gebruikersovereenkomst

Vanwege dat traject raakte ook Solution Advisor Jasper Verhaaren intensief betrokken bij het project. “Eerder gebruikte Kwintes -zoals veel bedrijven- een papieren overeenkomst. Dat gaat op de post met een retourenvelop en dan is het maar wachten hoe lang het duurt voor het getekend en terug is. Samen hebben we een oplossing voor digitaal ondertekenen opgezet. Niet alleen overzichtelijker een eenvoudiger beheerbaar maar ook sneller. Binnen een paar weken waren 92% van de overeenkomsten getekend retour.”

Sabina ziet het advies van en contact met de ACES Direct Solution Advisors als toegevoegde waarde. “Vanaf het eerste contact was het goed samenwerken met bijvoorbeeld Jasper. Hij communiceerde duidelijk met ons en maakte heldere afspraken die ACES Direct ook nakomt. Dat werkt prettig.”

Grote prestatie

Het project is volgens de projectleidster van Kwintes dan ook een succes. “We hebben nog nooit zoveel van onze mensen gevraagd. Bij elke mail kregen ze informatie en moesten ze ook iets voor ons doen. Dan is het extra belangrijk dat alles vlot loopt. ACES Direct hield ons goed op de hoogte van het project, tot aan foto’s van de opgestelde pakketten toe. Gaat er iets niet naar wens? Dan staat Bas meteen op de stoep om het probleem op te lossen. We hebben naar meer dan 1500 mensen gecommuniceerd, onze deadlines gehaald en mijn collega’s kunnen helpen. Dat heeft ACES Direct mede mogelijk gemaakt, een grote gezamenlijke prestatie.”