“Op het gebied van IT kunnen we nu weer jaren mee”

Maximale flexibiliteit in een toekomstbestendig, cloud based IT-landschap: dat was in een notendop de wens van zorgaanbieder Kwintes. Aces Direct ondersteunde Kwintes bij deze overgang met de succesvolle levering en uitrol van duizenden gebruiksklare smartphones en notebooks.

Anytime, anyplace, anywhere

Zorgaanbieder Kwintes ondersteunt mensen met psychosociale problemen en/of psychiatrische kwetsbaarheid, die zonder begeleiding niet zelfstandig kunnen leven en wonen. Kwintes – dat actief is in meer dan vijftig gemeenten – biedt cliënten hulp bij wonen, werken en leren en zorgt er op die manier voor dat ze een zo zelfstandig mogelijk leven kunnen leiden.

Binnen Kwintes leefde al langer de wens om het bestaande, traditioneel ingerichte IT-landschap grondig te vernieuwen, blikt Marcel Witvliet (Manager Informatisering & Digitalisering a.i.) terug. “De bestaande inrichting, met vaste werkplekken en vaste telefonie, sloot niet langer goed aan bij de toenemende wens van veel Kwintes-medewerkers – die vaak onderweg zijn en regelmatig op verschillende locaties actief zijn – om anytime, anyplace, anywhere te kunnen werken. Door de coronapandemie groeide de behoefte aan meer flexibiliteit en meer mogelijkheden voor hybride werken vervolgens alleen maar.”

Moderne werkplekken

Om te komen tot een flexibel en toekomstbestendig IT-landschap stelde Kwintes een uit meerdere deelprojecten bestaande roadmap op richting de cloud, met moderne en goed beveiligde, op Microsoft-leest geschoeide werkplekken. Een cruciaal element daarbinnen was de uitrol van 2.400 nieuwe smartphones van Samsung en 1.300 notebooks van HP, zodat medewerkers – onder het motto ‘mobiel, tenzij’ – daadwerkelijk locatieonafhankelijk zouden kunnen werken. Een ambitieuze en omvangrijke operatie, waarvoor Kwintes – na een uitgebreid offertetraject – uiteindelijk aanklopte bij vaste IT Business Partner Aces Direct. Kwintes en Aces Direct onderzochten in meerdere gezamenlijke designsessies waar de nieuwe werkplekken in functionele en technische zin aan zouden moeten voldoen.

Bij de grootschalige uitrol van zoveel devices komt vervolgens behoorlijk wat kijken, schetst Witvliet. “Om te beginnen zul je een en ander in logistiek opzicht in goede banen moeten leiden, zodat medewerkers op tijd een goed werkend, gebruiksklaar device in handen krijgen en de continuïteit van het primaire zorgproces te allen tijde geborgd is. Daarbij hoort vanzelfsprekend ook het op een veilige manier innemen en wipen van de oude apparaten, zodat bestaande gegevens niet verloren gaan of onverhoopt in verkeerde handen vallen. Ná de uitrol zul je er vervolgens ook voor moeten zorgen dat elke medewerker met de nieuwe middelen uit de voeten kan – dus óók die ene, digitaal wat minder onderlegde medewerker, die een groot deel van zijn of haar tijd met een zorgtaak bezig is en die zich een nieuwe werkwijze eigen zal moeten maken.”

Gebruiksklaar afgeleverd

De uitrol was voorzien op een moment dat Nederland nog kampte met de naweeën van corona, vervolgt Witvliet. “Het streven was daarom om de mobiele devices zoveel mogelijk bij de medewerkers thuis af te leveren, zodat ze niet naar kantoor hoefden te komen. De devices werden door Aces Direct ingespoeld en vervolgens door een distributiepartner gebruiksklaar afgeleverd bij onze medewerkers op basis van just-in-time delivery.”

Hoge waardering

De uitrol viel uiteen in meerdere uitleverrondes en werd uiteindelijk eind 2022 afgerond. Mede dankzij een uitgebreid onboardings- en adoptietraject kunnen de meeste Kwintes-medewerkers inmiddels zowel in technische als in functionele zin goed uit de voeten met de nieuwe apparatuur en de nieuwe werkwijzen, schetst Witvliet. “De waardering onder de gebruikers voor het nieuwe IT-landschap is hoog; medewerkers zijn niet meer afhankelijk van een vaste werkplek en kunnen nu daadwerkelijk locatieonafhankelijk werken – waar ze die dag ook maar aan het werk zijn.”

“Informatie staat bovendien niet langer verspreid opgeslagen; iedereen werkt nu vanuit dezelfde bron. Daardoor kunnen medewerkers makkelijker samenwerken en documenten delen, en is de kans op langs elkaar heen werken flink kleiner geworden. Ook zijn medewerkers erg content met de nieuwe mogelijkheden voor single sign-on, waardoor ze niet langer meerdere keren per dag hoeven in te loggen in verschillende systemen – met alle frustratie en vertraging van dien.”

Proactief optreden

Over de samenwerking met Aces Direct is Witvliet zeker te spreken. “Bij een grootschalige uitroloperatie als deze zijn onder de streep behoorlijk wat partijen betrokken; naast Aces Direct – als onze vaste IT Business Partner – onder meer een voorraadbeheerder en een partij die de fysieke distributie verzorgde. Zeker bij dit soort grote aantallen gaat er vanzelfsprekend ook wel eens iets mis – medewerkers die hun device toch niet op tijd ontvingen, dat werk –, maar overall is de uitlevering van de hardware soepel verlopen.”

Ook toonde Aces Direct zich flexibel toen het erop aankwam, vervolgt Witvliet. “Zo kregen we op een gegeven moment te maken met het mede door de pandemie veroorzaakte chiptekort. Plotseling nam de wereldwijde productie van nieuwe devices sterk af en dreigden we ‘mis te grijpen’. Daardoor leken we onze aanvankelijke planning rondom de uitrol niet te gaan halen. Maar door proactief optreden van Aces Direct – dat besloot grote voorraden laptops en smartphones aan te houden – is een grote vertraging voorkomen en is toch iedereen, met een beperkte vertraging, voorzien van nieuwe apparatuur.”

Moderne cloudwerkplek

Al met al beschikt Kwintes nu over een moderne, mobiele cloudwerkplek, die gebruikers veel gemak en vrijheid biedt en die hen in staat stelt om daadwerkelijk anytime, anyplace en anywhere te werken. Witvliet: “Dankzij deze transitie naar de cloud kunnen we weer jaren mee. En doordat onze medewerkers nu maximaal flexibel zijn en nog beter ondersteund worden met IT-middelen, kunnen ze zich nog meer dan voorheen richten op hun kerntaak: het zo goed mogelijk ondersteunen van onze cliënten.”