Eindeloze stapels te ondertekenen documenten, in één keer weg, om nooit meer terug te keren. Niet helemaal verdwenen maar gedigitaliseerd. Voor Kim Wijnhoven de realiteit. Als Management Assistant bij Keter was ze veel tijd kwijt met handtekeningjagen. Sinds de invoering van het digitaal ondertekenen zijn die stapels papier weg en is ze de vraagbaken van collega’s. Hoe kreeg ze het voor elkaar?

Keter is marktleider in kunststof producten voor binnen en buiten. Van trendy tuinmeubels en opbergbakken tot een handige kast of –schuur. Keter heeft het allemaal in of buiten huis. Zegt de naam Keter je niets? Ook namen als Curver, Allibert, Hovac, KIS en Jardin, komen uit de koker van de Keter Group. De organisatie is uitgegroeid tot een wereldspeler. Het bedrijf verkoopt producten in ruim honderd landen en heeft vijftien lokale saleskantoren met meer dan 5000 medewerkers om alle markten effectief te bedienen. Daar begint de uitdaging van Kim.

Professioneel handtekeningenjager

“Onze directeur moet een paar keer per week stapels aan documenten ondertekenen. Dat gaat regelmatig om documenten die uit meer dan 100 pagina’s bestaan. Dat proces kostte voor iedereen zoveel tijd. Ik kreeg die documenten toegestuurd, dat moest ik dan uitprinten en klaarleggen ter ondertekening. Als hij dan tijd had om het van een paraaf te voorzien moest ik alles weer inscannen en doorsturen. Soms moeten die documenten een handtekening van mensen die wisselend door heel Europa verblijven. Het was op zijn zachtst gezegd een uitdaging.”

Simpele oplossing voor complexe structuur

Keter is al klant bij Aces Direct op het gebied van hardware. Solution Advisor Jasper Verhaaren kreeg het verhaal van Kim te horen en was snel overtuigd een simpele oplossing te hebben voor complexe problematiek: digitaal ondertekenen met Adobe Sign. “Ik kreeg te horen van de manier waarop Kim moest werken. Mijn eerste gedachte is dan; ‘ik kan haar op een hele laagdrempelige manier binnen een korte periode een betere werkdag bezorgen.’ Ik mocht langskomen om te laten zien wat Adobe Sign inhoudt en niet veel later kon de uitrol beginnen.

Wij hebben Keter tijdens dat traject met advies bijgestaan. Dat loopt van het trainen van collega’s tot het inrichten van bepaalde templates. Innoveren om te innoveren werkt niet. Je kunt niet simpelweg een moderne oplossing neerleggen. Wij laten mensen zien hoe de oplossing hun werkdag structureel beter en simpeler maakt. Om het met een spreekwoord te zeggen; ‘Geef geen vis maar een hengel’.”

Tijd om het verschil te maken

Voor Kim zit de week er nu een heel anders uit. “Tegenwoordig werkt het allemaal eenvoudig. Binnen een mum van tijd kon ik met Adobe Sign werken. Een mail met te ondertekenen pdf komt binnen. Ik kijk wie moet tekenen, plak de ondertekenvelden erin en verstuur het document naar de juiste personen. Ze krijgen het in een door mij ingevoerde tekenvolgorde binnen. Staan alle handtekening eronder krijg ik een notificatie en kan het terug naar de oorspronkelijke aanvrager. Dat scheelt echt veel tijd die ik aan andere dingen kan besteden.”

Succesverhaal verder uitrollen

Inmiddels zijn ook andere afdelingen en zelfs vestigingen benieuwd naar “de oplossing van Kim”. “Ik krijg er regelmatig vragen over. Onze HR afdeling is bezig met de inrichting van Adobe Sign, maar ook van buitenlandse vestigingen krijg ik vragen. Ik denk dat het aangeeft over hoe goed dit voor mij werkt. En heb ik toch vragen? Dan staat Jasper altijd voor me klaar om me verder te helpen.”