ACES Direct levert alleen aan zakelijke klanten
Koopadvies zakelijke printer

Tips en advies om de juiste zakelijke printer te kopen

Uit onderzoek blijkt dat Nederlandse bedrijven gemiddeld negen printers in huis hebben en zo'n 13500 afdrukken maken. We printen veel. Maar het kan effciënter. Gaat u een printer kopen? Hoe vindt u dan een goede printmatch? Wij helpen u op weg met een checklist, advies en tips.

Een printer kopen; wat zijn uw eisen?

  • Kleuren of mono? 
  • Ook scannen, mailen, kopiëren of faxen?
  • Welk formaat?
  • Verschillende soorten briefpapier?
  • Hoeveel afdrukken per maand?
  • Torenmodel of tafelmodel?
  • Printen vanaf mobiele devices?
  • Voor hoeveel gebruikers moet de printer zijn?

 

  • "Follow me" oplossing voor veilig afdrukken?
  • Scankoppelingen?
  • Waar gebruikt u de printer voor?
  • Hoe belangrijk is de kwaliteit van de afdrukken?
  • Inkt- of laserprinter?
  • Service en support overeenkomst voor printen zonder zorgen?
  • Kopen of leasen?
  • De printer zelf installeren of laten installeren?

 

Wat is het verschil tussen een Inkjet- en laserjetprinter?

De meeste consumenten schaffen een inkjetprinter aan. Deze zijn relatief goedkoop en voldoen voor huis-tuin-en-keukengebruik. De apparaten bevatten vloeibare inkt in de kleuren, cyaan, magenta, geel (yellow) en zwart (black). Door deze op de goede manier te mixen kan de printer alle kleuren op het papier drukken. De kwaliteit van een inkjetprinter nam de afgelopen jaren een vlucht.

Snelheid

Van oudsher was de inkjetprinter langzamer dan een laserprinter. Inmiddels maakt de inkjetprinter een inhaalslag. De inkjetprinter is steeds geschikter voor zakelijk gebruik. Tegenwoordig halen ze tot wel 75 pagina’s per minuut door een paginabrede printkop. Inkjetprintszijn energiezuinig en milieuvriendelijk. Printers zoals de HP Pagewide of een Epson Workforce hebben in vergelijking tot een LaserJet bijvoorbeeld tien keer minder verpakkingsmateriaal om de cartridge zitten dan een LaserJet toner.

Hoeveelheid afdrukken

Aan hoog-volume printers stellen we andere eisen. Het is voor een laserprinter belangrijker om niet alleen snel maar ook preciezer te werken. Door gebruik te maken van toner (poeder) met een lasertechniek ligt de snelheid van deze printers hoger dan de inkjet. De laserprinter haalt tot 100 pagina’s per minuut.

Aanbevolen aantal afdrukken per maand

Toch is dat niet het belangrijkste verschil. Wat vooral het verschil maakt is het aanbevolen pagina’s per maand. Een inkjet printer haalt gemiddeld 7500 aanbevolen pagina’s per maand. Een zware laserprinter kan tot wel 50.000 afdrukken per maand maken.

Kleuren- of monoprinter?

Heeft uw bedrijf wel een kleurenprinter nodig? De prijs van een kleurenafdruk is tien keer duurder in vergelijking met een zwart-wit print. Voor een kleurenprint gebruikt de printer alle drie de kleuren. Hierdoor zijn de prints duurder.

Wat is de situatie?

Komt de printer op een locatie te staan waar u veel snelle afdrukken van tekstdocumenten -zoals pakbonnen- maakt? Heeft u dan een kleurenprinter nodig? Denk goed na over de situatie. Als u zelden of nooit een kleurenprint nodig heeft kan het voordeliger zijn om een monoprinter te kopen.

 De kleurafdruk bij een gemiddeld tafelmodel kost ongeveer € 0.02 en een mono afdruk ongeveer € 0.007.*
*Prijs op basis van een MPS overeenkomst

Monoprinter

Staat de printer in een magazijn waar u alleen pakbonnen print? Dan is het overbodig om hier een kleurenprinter neer te zetten. Ook op een afdeling waar meestal snel een afdruk nodig is die van bureau naar bureau gaat, is een kleurenprinter -vaak- een overbodige luxe.

Kleurenprinter

Binnen een bedrijf waar ze vooral presentatiemateriaal, klantdocumenten, offertes of reclame ontwerpen en afdrukken is het belangrijk om in kleur te printen. In deze situatie voldoet een kleurenprinter meer aan de eisen.

 

Alleen printen of ook scannen en kopiëren?

Een gemeente of uitzendbureau maakt per dag soms wel honderden kopieën van documenten. De klanten krijgen een geprint uittreksel of een ontvangstbevestiging mee. De benodigde printer moet dus niet alleen kunnen afdrukken, maar ook scannen en kopiëren. Denk goed na of u dit nodig heeft voor uw bedrijf. Op die manier moet u niet achteraf een extra printer kopen.

Multifunctionele Printer

Een multifunctionele printer (MFP) is in zo’n geval de oplossing. Naast scannen, kopiëren en printen speelt ook de communicatie een grote rol bij deze apparaten. Denk aan de mogelijkheid om te faxen, e-mailen, draadloos printen, vanaf een mobiel device afdrukken of gebruik maken van scansoftware. Een MFP is er zowel in Laser- als InktJet.

De levensduur van een printer

Hoe lang een printer meegaat is afhankelijk van verschillende factoren en zelfs dan valt niet te garanderen dat u er een x-aantal pagina’s mee kunt afdrukken. De fabrikant geeft wel aan dat er een aanbevolen maandelijkse volume is. Als je binnen dit aangegeven volume blijft mag je er vanuit gaan dat de printer minstens vijf jaar meegaat.

Garantie op printers

Bijna alle printers hebben een standaardgarantie van één jaar. Dit staat achter op het product omschreven in Parts (onderdelen), Labor(reparatie) en Onsite(reparatie op locatie).

Als je achter op een sticker 1-1-1 ziet staan dan houdt dat in: één jaar garantie op de onderdelen, één jaar garantie op labor en één jaar garantie onsite in. ACES Direct hanteert een standaard garantietermijn van twee jaar.  

Het aanbevolen maandelijkse volume geeft ook de kracht van een printer weer. De onderdelen in een printer die 1500 afdrukken per maand maakt, zijn van een ander niveau dan die van een printer die maandelijks 25.000 afdrukken maakt.  

Als u een garantie wil dat de printer -altijd- goed blijft functioneren is het mogelijk om een service en support overeenkomst af te sluiten. ACES Direct werkt samen met diverse fabrikanten in MPS. Dit staat voor Managed Print Services.

 

Wil je Service en Support voor de printer? Managed Print Services.

Veel bedrijven kennen het gedoe met printers. De inkt is op, de printer is kapot of heeft een technische storing, de printer is langzaam. Het komt allemaal voorbij. Die zorgen uit handen geven? Managed Print Services is die service.

MPS is een printovereenkomst waarbij u geen omkijken heeft naar uw printers en printervoorraden. U kiest de vorm van service en support. Het enige wat u hoeft te doen, is het papier aanvullen.

De voordelen van MPS:

  • U heeft inzicht in uw kosten.
  • Uw voorraden worden automatisch toegestuurd.
  • U krijgt de allerbeste service, inclusief preventief onderhoud van de fabrikant.

Welke vormen van MPS zijn er?

Level-Pay

  • Vast bedrag per maand gedurende 12 maanden.
  • Vooraf inschatten van verbruik en na 12 maanden verrekenen op basis van afgenomen cartridges.
  • U betaald dus alleen de daadwerkelijk afgenomen cartridges en niet de gemaakte afdrukken.
  • Service, onderhoud en supplies zijn inbegrepen.
  • Contractduur is flexibel van 12 tot 60 maanden.
  • Dit contract staat los van de aanschaf of lease van de printer.

Base + Click

  • Vast bedrag per maand voor service en onderhoud.
  • Vast bedrag per afdruk.
  • Maandelijks vaste bedrag is de service en variabel zijn de afdrukken.
  • Service, onderhoud en supplies zijn inbegrepen.
  • Contractduur is flexibel van 12 tot 60 maanden.
  • Dit contract staat los van de aanschaf of lease van de printer. 

Pay per Click

  • Vast bedrag per afdruk. U betaald alleen de werkelijk gemaakte afdrukken.
  • Service, onderhoud en supplies zijn inbegrepen.
  • Contractduur is flexibel van 12 tot 60 maanden.
  • Dit contract staat los van de aanschaf of lease van de printer. 

Pagina’s per minuut (ppm) en Image per minuut (ipm)

In de technische specificaties van een printer staat altijd de term “ppm”. Dat staat voor het aantal pagina’s per minuut die de printer afdrukt. Vaak staat daar ook “ipm” naast. Dat staat voor images per minuut. Ipm en ppm is ongeveer hetzelfde. Maar bij de meting van ipm gebruiken we een hogere resolutie print. Daardoor ligt de ipm vaak net iets lager dan de ppm.

De afdruksnelheid ipm en ppm beïnvloedt ook voor een deel de prijs van een printer. Als de ppm van een printer hoger is, is de prijs dat vaak ook.  

Intern geheugen van een printer

Iedere printer heeft een geheugen; ook wel RAM genoemd. Dit geheugen gebruikt de printer om een buffer op te bouwen voor printopdrachten. Heeft een printer te weinig geheugen omdat de printopdracht te groot is? Dan kan dit problemen veroorzaken. Vaak wordt de printer dan traag en behaalt niet de aangegeven ppm prestatie. Na het printen van een opdracht wist hij het geheugen en maakt het vrij voor de volgende opdracht.

Daarnaast zit er in de meeste MFP printers een harde schijf. Deze harde schijf bevat alle scans, prints, kopieën, faxen en e-mails die door het apparaat gemaakt zijn. Dit maakt de MFP een bron van vertrouwelijke informatie met bedrijfsgegevens. Het is dan ook noodzaak dat u de harde schijf laat wipen of vernietigen als de printer aan het einde van zijn looptijd uw pand verlaat.

Waar komt de printer te staan?

De positie van de printer binnen een bedrijf is van belang voor de keuze van het apparaatformaat. Een simpele bureauprinter hoeft niet groot te zijn en gebruiken we meestal voor eenvoudige afdrukken.

Moet de printer een volledige afdeling helpen? Dan is het van belang dat er veel papier in past en er verschillende mogelijkheden naast printen zijn, zoals scannen en kopiëren.

Hier is een torenmodel logischer. Vaak zijn deze printers voorzien van "Follow me" oplossingen zodat je de printopdracht op de printer ophaalt en documenten niet onnodig lang op de printer blijven liggen.

Dubbelzijdig printen

Als een printer dubbelzijdig kan printen dan noemen we dit duplex printen. Het voordeel van duplex printen is een papierbesparing van 50%. Bij het printen van kleine boekwerken, handleidingen of andere documenten kan het handig zijn om een printer te hebben die dubbelzijdig adrukt. Een duplex printer kost iets meer in aanschaf maar dit verdien je aan papierbesparing gedurende de looptijd terug. Gebruikt uw bedrijf nooit dubbelzijdige prints. Denk dan goed na over de investering. Wellicht kunt u dan beter een reguliere printer kopen. 

Papierformaten

Print uw bedrijf uitsluitend A4 of zijn grotere formaten geen uitzondering? In dat geval is het belangrijk om te kijken naar de afdrukmogelijkheden van een printer. Vooral voor bedrijven waar technische tekeningen, foto’s of reclame-uitingen worden afgedrukt is een plotter geen overbodige luxe. Hiermee kunt u zelfs A0-formaat afdrukken. Voor B5 tot en met A3 volstaat een gewone printer. Ook de technologie van de plotters heeft de laatste jaren niet stilgestaan. Zo zijn er tegenwoordig ook plotters in MFP vorm. Deze kunnen ook scannen en kopiëren.

Gewicht van het papier

Binnen een kantoor printen we meestal met ‘gewoon’ kopieerpapier. Dat zijn meestal A4’tjes met een gewicht van 80 gram per vel. Die 80 gram geldt voor een vel van A0-formaat. Een A4’tje is qua formaat 1/16e deel van een A0 en weegt in werkelijkheid dus 80 / 16 = 5 gram.

Voor een hogere kwaliteit gebruiken we zwaarder papier met een andere structuur dan gewoon kopieerpapier. Enkele voorbeelden voor dit geval zijn brieven, uitnodigingen en presentatieboekjes. Houd er ook rekening mee dat niet alle printlades met elk gewicht om kunnen gaan. Zo bedoelen we bij een printer met lade 1 altijd de handinvoer. Een handinvoer kan tot een gewicht van 220 gram aan. Vanaf lade twee is dit 120 gram.

Soorten papier

Brochure, salespresentaties, offertes, stickervellen, foto’s of authentiek ogende menukaarten. Het valt zo gek niet te bedenken of het kan uitgeprint worden. Niet elke printer kan met elke papiersoort omgaan, dus zoek van te voren goed uit wat wel en niet kan.

Hoeveelheid printlades en formaat

Als u binnen het bedrijf veelvuldig op verschillende formaten of soorten papier adfrukt is het belangrijk dat de printer uit de juiste papiersoorten kan kiezen. Een printer met verschillende lades heeft die mogelijkheid. Dat is handig in situaties waar u moet schakelen tussen A3 en A4 op verschillende soorten briefbedrijfspapier.

Afdrukresolutie

De afdrukresolutie van een printer drukken we uit in dots per inch (dpi). Simpelweg de hoeveelheid puntjes die een printer per vierkante inch kan plaatsen. Vroeger was er een groot verschil te zien tussen laser- en inkjetprinters. Tegenwoordig is dat niet meer het geval. Voor de meeste kantoren is 300 tot 600 dpi meer dan genoeg. Alleen in de gevallen waar we meer eisen van de printer, zoals bij foto’s of gedetailleerde tekeningen is het aan te raden om te kijken naar apparaten met 1200 dpi of hoger.

Netwerkprinters zijn onmisbaar 

Een netwerkprinter doet eigenlijk niets anders dan het woord al zegt: printen op basis van gegevens die via het netwerk verstuurd worden. Het voordeel is dat iedereen binnen een bedrijf of afdeling gebruik kan maken van dezelfde printer(s) zonder een extra handeling te verrichten

Wifi printer

Er zijn ook modellen uitgerust met Wifi, zodat u draadloos kunt communiceren. Dit kan handig zijn voor gasten die iets mogen printen. Wifi printen is een “bonus”. Het betrouwbaarste is een op het netwerk aangesloten printer benutten. 

 

Het effectief gebruiken van scanners

De kwaliteit en functionaliteit van de scanner is minstens zo belangrijk als die van de printer en zal in de toekomst alleen maar groter worden. Gaat u met het bedrijf een transitie maken van papier naar digitale documenten dan kunt u het beste een aparte scanner kopen of tijdelijk huren.

De huidige scanners op een MFP zijn tegenwoordig ook aardig doorontwikkeld. Zo hebben diverse merken dubbelzijdige scanmogelijkheden waardoor hetzelfde document in de helft van de tijd gescand is. Dit kan oplopen tot 70 scans per minuut en een aanbevolen aantal scans van 44.000 per maand.

Scannen naar document of programma

Het is helemaal handig als er gescand kan worden naar een bepaald programma of documenttype. De meest moderne MFP zijn al voorbereid met software als scan to SharePoint, map of folder en OCR lite. Als je meerdere documenten snel wil verwerken heb je aparte scan software nodig. Mocht je hier interesse in hebben neem dan contact op met onze Solution advisor print. Hij kan u alles vertellen over:

  • Factuurverwerking
  • Vrachtbriefverwerking
  • Documentverwerking

Door een simpele druk op de knop kunt u een pagina automatisch opslaan voor financiële programma’s in de bijbehorende documenttypes. Denk bijvoorbeeld aan VISMA of SAP. Voor andere doeleinden kan het handig zijn om de scan als PDF of JPG op te slaan of deze direct via het apparaat te e-mailen.

Heeft u hulp nodig?
De mogelijkheden zijn erg divers dus het is belangrijk dat u hiervoor in gesprek gaat met een specialist. U kunt contact met ons opnemen via: 013 762 18 00 of met Roy Röther (Solution Advisor Printing).

 

Bekijk hier ons aanbod printers

laser printers Inkjet printers multifunctionele printers label printers

 

Printing in 1 minuut. Bekijk de infographic:

Feedback