door Robin Verelst 2 jaar geleden

Was het tot voor kort heel normaal dat je medewerkers op kantoor werkten? En ben je van plan om structureel over te gaan stappen op mobiel werken? Maak dan gebruik van deze checklist zodat alles goed geregeld wordt.

Gaan jij en je werknemers voortaan mobiel werken? Dan zijn er in de basis vier pijlers om rekening mee te houden:

4 pijlers bij overstappen op mobiel werken

• Betrek de medewerkers bij het maken van keuzes
• Rol nieuwe devices op de juiste manier uit
• Denk goed na over hóe je gaat samenwerken
• Zorg voor een juiste adoptie van devices en tools

Betrek de werknemers bij het maken van keuzes

Wat ons de laatste tijd opvalt, is dat medewerkers meer en meer betrokken willen worden als er binnen een bedrijf een keuze gemaakt moet worden voor nieuwe devices en tools. Bij Aces Direct beginnen we daarom altijd met een persona-onderzoek. Je kijkt dan eerst naar wat voor type medewerkers je binnen je bedrijf hebt. Wat doen ze zoal op een dag en belangrijker nog: hóe doen ze dat. Vervolgens combineren we de verkregen input van deze medewerkers met de wensen die de organisatie zelf heeft.

Als je al die factoren in beeld hebt, kies je de juiste devices en tools voor je personeel. Het klinkt misschien logisch dat je iemand die veel onderweg is liever een zo licht en klein mogelijk model meegeeft, maar in de praktijk blijkt het vaak toch anders te zijn. Bij ons zorgen we ervoor dat elke medewerker een link krijgt naar een interne webshop. Ze kunnen daar dan zelf inloggen en de apparaten en accessoires aanschaffen die goed passen bij zijn of haar persona.

Rol nieuwe devices op de juiste manier uit

Als medewerkers gekozen hebben voor hun nieuwe apparaten, moeten die nog wel bij ze terecht komen. Dit is centraal te regelen, bijvoorbeeld op kantoor, maar in de huidige tijden is het niet altijd de beste keuze om veel mensen op één plek bij elkaar te brengen. Daarom bieden wij het voordeel dat de devices ook naar iemands huisadres verzonden kunnen worden. Je kiest dan als medewerker zelf een voor jou geschikte dag en tijd uit. Of je laat de devices naar een afhaalpunt in de buurt van de medewerker brengen.

Uiteraard moeten de apparaten ook allemaal goed ingesteld worden. Veel bedrijven maken daarvoor gebruik van imaging. Maar dat kost best veel tijd en er zijn regelmatig updates naar nieuwe versies nodig. De oplossing is dan Windows AutoPilot. Daarmee voeren gebruikers heel eenvoudig de installatie zelf thuis uit, zonder dat de IT-afdeling daarvoor aan te pas moet komen.

Denk ook aan het opstellen van gebruikersovereenkomsten. Daarin neem je bijvoorbeeld op hoe gebruikers om moeten gaan met hun device. Laat ook weten hoe je omgaat in het repareren van gebruikersschade. Dat verschilt enorm van bedrijf tot bedrijf. Soms wordt alleen de eerste schade betaald, bij andere bedrijven ook de tweede en zelfs de derde keer. Betrek in elk geval ook HR in je plannen. En bedenk dat je tegenwoordig niet hoeft te werken met papieren overeenkomsten. Wij stellen bijvoorbeeld rechtsgeldige digitale gebruiksovereenkomsten beschikbaar. Een gebruiker kan die dan op het eigen apparaat ondertekenen.

Denk goed na over hóe je gaat samenwerken

Zijn je medewerkers eenmaal in staat om goed op hun devices te werken, dan is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat ze goed met elkaar kunnen samenwerken. Het is voortaan heel belangrijk om zonder verbinding met je organisatie te kunnen samenwerken. De tool Microsoft 365 is momenteel enorm ingeburgerd binnen bedrijven, maak daar slim gebruik van. Je kunt bijvoorbeeld een Teams-omgeving aanmaken waarin mensen eenvoudig met elkaar kunnen samenwerken en documenten kunnen delen.

Zorg voor een juiste adoptie van devices en tools

Kijk ook goed of je medewerkers wel optimaal gebruik maken van alle beschikbare devices en tools. Want het blijkt vaak dat de meeste mensen gewoon niet alles eruit halen wat erin zit. Zo zijn er touchscreen-devices die eigenlijk alleen maar gebruikt worden als gewone notebooks. Om ervoor te zorgen dat mensen hun apparaten en tools zo optimaal mogelijk gebruiken, kan het verstandig zijn om per afdeling een training te geven. Bij Aces Direct bieden we ook een echte chatbot aan die vragen van medewerkers kan beantwoorden zodat de IT-afdeling ontzorgd wordt.

Vergeet ook niet vast te leggen van wie de data is

Bedrijven vragen zich vaak af of de data op een bedrijfsdevice van de medewerker of van de organisatie is. Mag je zomaar in iemands mailbox kijken als deze persoon ziek of uit dienst is? Het is goed om daar vooraf over na te denken en dit ook vast te leggen. Zo voorkom je problemen achteraf. In principe blijft data eigendom van het bedrijf, maar stel je eens voor dat een apparaat vol trouwfoto’s kwijtgeraakt is? Het zomaar whipen van de gehele schijf kan dan voor veel moeilijkheden zorgen. Geef in zo’n geval een medewerker bijvoorbeeld drie dagen de tijd om het apparaat zelf weer terug te vinden.

Er is een cultuuromslag nodig

We weten allemaal dat thuiswerken echt anders is dan werken op kantoor. Daar is dan ook een geheel andere manier van denken voor nodig. We zien nog best vaak dat bedrijven even snel wat licenties bij elkaar klikken om vervolgens daarbij hetzelfde beleid toe te passen als wat gangbaar was bij werken op kantoor. Wat ervoor zorgt dat veel afspraken worden ingestoken met het vastgeroeste idee dat iedereen van acht tot vijf moet werken. Het is veel slimmer om naar de uiteindelijke output te kijken. Presteren mensen hetzelfde terwijl ze onder werktijd de kinderen ophalen van school of even een boodschap doen? Dan is dat ook helemaal prima. Reik ze wel de juiste devices aan, want uit onderzoek is gebleken dat dit medewerkers extra motiveert.