door Robin Verelst 2 jaar geleden

De meeste bedrijven en organisaties stellen hybride beleid op voor uiteenlopende doelen. Dat kan zijn om thuiswerken te reguleren of juist om duidelijke afspraken te maken over werken op kantoor. En al is het opstellen van een hybride beleid zeker belangrijk, het is nog belangrijker dat medewerkers daadwerkelijk iets met dat hybride werken beleid doen. In dit artikel leggen we je graag uit hoe je dat voor elkaar kunt krijgen en geven we een aantal tips.

Wel thuiswerken, maar geen hybride werken beleid

De kans is groot dat jouw bedrijf op dit moment geen of geen goed functionerend hybride werken beleid heeft. Begin 2020 kregen we er allemaal mee te maken: medewerkers moesten volledig vanuit huis gaan werken. De pandemie maakte de beslissing en niet de CEO. Bij veel mensen kwam het inzicht dat thuiswerken prima kan. En nu thuiswerken toch iets voor de langere termijn lijkt te zijn, is het belangrijk dat organisaties een beleid ontwikkelen rondom deze nieuwe, hybride werkvorm.

Nog geen beleid om weer terug naar kantoor te gaan

Veel organisaties hebben geen concreet plan over hoe weer terug naar kantoor te gaan. Belangrijk is om daar beleid voor te schrijven en de technische middelen op dit beleid aan te passen. Bedenk goed of de oplossing die je op dit moment bij je IT-leverancier afneemt, ook past bij de nieuwe situatie en op het moment dat er eventuele groei plaatsvindt. Leg daarbij in het beleid vast hoe er omgegaan moet worden met persoonlijke apparaten en data. De traditionele manier is dat IT’ers de omgeving dichtspijkeren met een firewall. Vandaag de dag sturen mensen even een bestand naar hun Gmail om uit te printen of ze laten een USB-stick rondslingeren. Hoe je daar op de juiste manier mee omgaat, dat leg je allemaal vast in het beleid.

Een goed beleid schrijven in drie stappen

Het schrijven van een goed beleid is onder te verdelen in drie belangrijke stappen:

• Stap 1. Doe onderzoek naar hoe mensen (willen) werken
• Stap 2. Maak een gap-analyse
• Stap 3. Communiceer je hybride werken beleid

Stap 1. Doe onderzoek naar hoe mensen (willen) werken

Bij het opstellen van een beleid begin je met onderzoeken hoe je medewerkers werken. Het is vrij nutteloos om een hybride werken beleid te schrijven vanuit directieoogpunt en het vervolgens onder het personeel af te dwingen. Het is veel slimmer om de huidige manier waarop mensen werken wat bij te schaven. Zo wordt het beleid ook breed gedragen intern. Start met kijken, niet met veranderen. Dit wordt ook wel het flow-to-paper-beleid genoemd. Wat vaak helpt is om hiervoor een neutrale partij in te schakelen. Het kan namelijk zo zijn dat medewerkers het moeilijk vinden om met collega’s te praten over hoe ze (graag willen) werken. Wij kunnen daarbij van dienst zijn. We brengen dan alles in kaart, zonder een mening te vormen over het proces.

Stap 2. Maak een gap-analyse

Weet je inmiddels hoe je medewerkers hun werk doen? Dan moet je onderzoeken op welke punten medewerkers nog zelf tactieken missen en opsporen waar de verschillen zitten tussen de realiteit en de directiewensen. Dat wordt ook wel een gap-analyse genoemd. Vervolgens gaan we matchen en zoeken we naar de gulden middenweg. Want dat het beleid uiteindelijk gedragen wordt, is het allerbelangrijkste. Soms is het onduidelijk hoe iets het beste uitgevoerd kan worden. Ga dan terug naar de uitvoerende mensen en vraag hoe zij er zelf over denken.

Stap 3. Communiceer je hybride werken beleid

Als je dan eenmaal een beleid hebt opgesteld op basis van wat medewerkers willen, dan moet je dit goed gaan communiceren. Iets wat in de praktijk voor veel organisaties nog best lastig blijkt te zijn. Daarom hanteren we zelf bij bedrijven vaak een interne marketingcampagne. Maak er gewoon iets leuks van, hang bijvoorbeeld posters op en deel tips via het intranet. Vergeet overigens ook je nieuwe medewerkers niet. Maak het beleid daarom ook onderdeel van je inwerktraject. Laat het terugkomen in jaarvergaderingen en zorg dat je het beleid periodiek een update geeft.