door Jasper Verhaaren 4 jaar geleden

Velen van ons vergaderen wekelijks, sommigen dagelijks of meerdere keren per dag. Toch zijn we er niet bijzonder efficiënt in. Digitaal vergaderen helpt je vooruit. Vandaag ga ik niet in op specifieke tools. Hoe werk je efficiënter en bespaar je kosten? We gaan in op de functies die profiteren van digitaal vergaderen.

Vooral bij overheidsinstellingen en in de educatiesector zie ik veel problemen. Omdat er veel gecompliceerde onderwerpen besproken worden lijdt de besluitvorming vaak onder stapels papier. Dat is niet alleen onhandig, het is ook minder veilig. Papieren blijven soms rondslingeren of worden niet goed verwerkt. Wat doen we nog meer tijdens die vergaderingen wat zo inefficiënt is? We notuleren nog steeds op papier bijvoorbeeld. Dat houdt ook in dat er daarna iemand naar het kopieerapparaat moet om die aantekening te kopiëren. Of diegene mag proberen de aantekeningen te ontcijferen en overzetten naar een digitale vorm. Beide niet efficiënt maar in het geval van die eerste ook ontzettend milieu onvriendelijk. En willen we niet allemaal ons steentje bijdragen aan een beter milieu?

Met minder papier vergaderen

We horen de term papierloos vergaderen al een tijd. Maar papierloos vergaderen is echt mogelijk. Sterker nog ik durf te zeggen dat het beter is voor iedereen. De stapels papier mogen weg. Er zijn manieren om digitaal door middel van laptops, tablets of smartphones de effectiviteit behoorlijk te verhogen. Dat is meer tijd om te besteden aan zaken die écht belangrijk zijn. We publiceren en verspreiden alle informatie digitaal. Maar hoe en welke collega’s je daar dan bij mee maakt? Ik neem je mee.

Management-assistent / Office manager

Mensen in deze rol zijn vaak veel tijd kwijt om de vergadering te plannen. Zorg erg maar eens voor dat iedereen ruimte in de agenda heeft en samen aan tafel komt. Dan moet je ook nog zorgen dat je alle stukken in meervoud print en de vergaderagenda up-to-date houdt. Welke voordelen biedt het om over te stappen op een digitaal vergadersysteem?

• Simpel agenda's maken;
• Eenvoudig stukken verdelen;
• Verslag en actiepunten beheren;
• Integratie met Sharepoint;
• Overzichtelijk vergaderdashboard;
• Digitaal archief.

Voorzitter

De voorzitter besteedt veel tijd aan voorbereiding. Daarbij moet de voorzitter veel afstemmen met de management assistent. Het verloop en besluitvorming is een belangrijke taak. Voordelen van een papierloos kantoor voor de voorzitter?

• Beter voor te bereiden;
• Overzichtelijk en snel navigeren;
• Notities delen met elkaar;
• Grip op taken en to-do's;
• Flexibele agenda;
• Archief direct beschikbaar.

Deelnemer

Veel deelnemers ervaren vergaderingen als lang en vervelend. Er komt veel papierwerk bij kijken: eigen notities en to-do’s en taken volgen altijd pas na een vergadering. Voordelen van digitaal vergaderen voor deze rol?

• Overzicht in de stukken;
• Aantekeningen maken en delen;
• Offline beschikbaar;
• Agenda altijd up-to-date;
• Beschikbaar op multi devices.

IT-verantwoordelijke

Een IT-verantwoordelijke kan het benauwd krijgen van extra digitale tools. Toch biedt het ook voor deze groep kansen. Je krijgt eenvoudig grip op data en beheer. Voordelen van een -goede- digitale vergaderoplossing zijn:

• Zowel on-premise als cloud;
• Gebruiker is flexibel;
• Offline beschikbaar;
• Multi-factor authentication;
• MDM-toepassing;
• Ontlast druk op e-mail server.

Aan de slag met papierloos vergaderen?

Om de concurrentie aan te kunnen, moeten organisaties hun medewerkers slimmer in plaats van harder laten werken en de processen stroomlijnen. Benieuwd naar de mix van tools om dat te realiseren? Neem contact met me op. Dan zoeken we samen uit hoe we jouw collega’s efficiënter laten vergaderen.

Contact opnemen met Jasper