door Eric Roeven 5 jaar geleden

Toegegeven: de overheid staat niet bekend om de snelle beweging in de wereld van IT. Maar schijn bedriegt. De overheid wil en gaat wel degelijk mee met de meest recente ontwikkelingen in IT en op verschillende gebieden wordt een enorme efficiencyslag gemaakt. De toegevoegde waarde van IT laat zich ook hier gelden.

De uitdaging

Veel overheidsinstanties zijn procesmatig ingericht. Als je iets kan doen om die processen te verbeteren en te versnellen, is iedereen blij. Natuurlijk, de veelheid aan processen is ook voor medewerkers van de overheid zelf een doorn in het oog en bemoeilijkt het werk. Lokale overheden, waaronder gemeentes, hebben hulp nodig om processen te vereenvoudigen en beter te maken. Dat is een prachtige uitdaging.

Voorbeelden

Denk bijvoorbeeld aan digitaal vergaderen en de stukken die daaruit voortvloeien. Notulen en bijgevoegde beleidsstukken die niet centraal opgeslagen zijn. Het geeft een wirwar van versies, visies en opmerkingen, die vervolgens door verschillende bestuurslagen moeten ter goedkeuring. Als we alleen kijken naar het centraal ondertekenen van documenten, valt er al een hoop winst te halen. Het is ook nog eens goed voor het MVO-beleid dat gemeentes voeren. Ze minimaliseren het printen van documenten en het milieu vaart daar wel bij. Voor de overheid prachtig om zich te profileren met een paperless office.

Een ander hot item is veiligheid, hoewel dat uiteraard niet alleen voor de overheid geldt. Met de ransomware-aanval ‘Wannacry’ van enkele weken geleden nog vers in het geheugen, wordt duidelijk dat security moet. De overheid beschikt over veel gegevens die niet op straat mogen komen te liggen. Met de juiste en gerichte IT-ondersteuning is dat te voorkomen zonder aan de werkbaarheid te schaven. Zo’n 40 procent van de Nederlandse gemeenten meldde ooit een datalek. De regels om privacy te beschermen zijn aangescherpt. Sinds mei 2016 is de General Data Protection Regulation (GDPR) van kracht en zou ook elke Nederlandse gemeente aan deze wet moeten voldoen. Voor veel gemeenten is echter de vraag: wat heb ik en is het compliant aan de nieuwe wetgeving?

Lange termijn

Deze voorbeelden geven een goed beeld van de uitdaging: overheden als gemeentes moeten zich houden aan een combinatie van regels en tegelijkertijd de ruimte zoeken om processen te verbeteren. Die uitdaging vraagt op haar beurt om een betrouwbare IT-partner die het manoeuvreren in die ruimte begrijpt en onder de knie heeft. Ja, dat is lange termijnwerk. Als partner moet je een lange adem hebben, maar je kunt dan ook echt iets voor elkaar betekenen. In de samenwerking zit letterlijk en figuurlijk veel politiek: het is concurrentiegevoelig, maar door te mikken op de lange termijn kun je een relatie opbouwen die moeilijk afbreekbaar is. Een kwestie van vertrouwen.