door Niels Vandormael 3 jaar geleden

Als bedrijf werkt ACES Direct al een aardige periode met Microsoft Office 365. Ieder team maakt op zijn eigen manier gebruik van de mogelijkheden die de office suite biedt. Als marketingteam is het voor ons essentieel om niet alleen met elkaar maar ook met de volledige organisatie werk af te stemmen. Samenwerkingstool Microsoft Teams maakt dit voor ons eenvoudiger.

Zoals gezegd is het contact tussen teamleden belangrijk voor een goede samenwerking. De laatste jaren hebben wij tussen verschillende tools geswitcht om uiteindelijk Microsoft Teams te omarmen. We werken flexibel, altijd vanaf een ander bureau, soms vanuit huis en soms onderweg. Communicatie kan bij dit format een valkuil zijn. We moeten best vaak “even overleggen”, feedback vragen of elkaars expertise gebruiken. Teams helpt ons om de fysieke afstand op een digitale manier te verkleinen.

Wat is Microsoft Teams?

De samenwerkingstool van Microsoft is relatief nieuw. Microsoft Teams is volop in ontwikkeling en krijgt maandelijks updates en nieuwe functionaliteiten. Afgelopen maand kreeg teams bijvoorbeeld de functie om bij een meeting op basis van locatie de dichtstbijzijnde (met teams verbonden) vergaderruimte te vinden. Maar wat is Microsoft Teams?

Communicatiehub

Teams is een communicatiehub. Het biedt een moderne en efficiënte manier om in gesprek te gaan met je team of de rest van de organisatie. Je hebt de mogelijkheid tot het gebruiken van doorlopende groepschats, geclusterde chats of een- op-een gesprekken. Daarbij kun je niet alleen gebruik maken van tekst maar -dankzij Skype integratie- ook videogesprekken voeren of voice berichten maken. Daarnaast kun je ook gebruik maken van emojis, stickers, GIFs en jawel, custom memes.

Subgroepen

Om chaos te vermijden is alles niet alleen per bedrijf of team maar ook in subgroepen in te richten. Binnen ACES Ben ik bijvoorbeeld niet alleen lid van team marketing binnen de teams omgeving. Voor sommige projecten met collega’s uit andere teams hebben we aparte subgroepen. Hierdoor heb ik al mijn communicatie, overzichtelijk, op één plek.

Meer dan een chattool

Toch is het zonde om Microsoft Teams alleen voor de chatfunctie te gebruiken. Het is een teamwork applicatie die de afzonderlijke programma’s van Office 365 samen laat komen. Vanuit één plek kun je eenvoudig bestanden delen uit onder andere Word, Excel of Sharepoint. Hierdoor wordt het mogelijk om een document te delen, er samen in te werken en in de tussentijd te bespreken via tekst of telefonisch.

Integraties

Een functie die ik zelf veel gebruik is het inplannen van een vergadering in Teams. Het gebeurt vaak dat je met iemand in de chat in gesprek bent en dat daar een meeting uit voortvloeit. Met een druk op de knop open ik vanuit de chat een dialoogvenster om een meeting met diegene in te plannen. Daarvoor maakt Microsoft Teams ook meteen gebruik van de Outlook 365 agenda zodat het eenvoudig plannen is. In ons geval zie ik ook meteen welke vergaderruimtes beschikbaar zijn. Op die manier heb ik simpel en direct een vergadering gepland.

Microsoft Planner

Voor ons als team zijn al dit soort integraties -naast de chat- ontzettend belangrijk. Niet alleen voor het delen van bestanden of het plannen van een vergadering maar ook voor het bijhouden van een planning. Vanuit de tool is het mogelijk om rechtstreeks zaken in Microsoft Planner te zetten. Binnen Planner is het voor ons eenvoudig om de planning in buckets bij te houden. Op die manier heb je altijd een overzicht bij de hand, waar is iedereen mee bezig, waar loopt het vast en wat komt eraan. Wijst iemand een activiteit aan je toe? Dan krijg je een melding in je e-mail. Voor iedereen uit het team, centraal, inzichtelijk.

Zelf aan de slag met Microsoft Teams?

Neem contact op met een van onze solution advisors