door Robin Verelst 1 jaar geleden

De meest gemaakte opmerkingen 3 jaar geleden bij afspraken of vergaderingen: ‘sorry dat ik wat later ben, ik stond in de file’. Of: ‘cappuccino met suiker graag.’ 

De meest gemaakte opmerkingen de afgelopen 2 jaar bij online afspraken of vergaderingen: ‘je staat op mute’, of: ‘kun jij mijn scherm nu zien?’

Een behoorlijke verandering. Een verandering die in sneltreinvaart (noodgedwongen) is doorgevoerd. Een quick fix. Maar nu we toch ook zeker de voordelen inzien van een hybride werkvorm waar fysiek en op afstand werken samenkomen, moet er bij veel organisaties nog gesleuteld worden aan het beleid rondom deze werkvorm. Want hybride werken is here to stay, daar ben ik van overtuigd. Het is niet meer vanzelfsprekend dat iedereen aanwezig is op kantoor. Voorafgaand aan een vergadering blijven we dus schakelen over de manier van vergaderen. De hybride vorm zal geadopteerd moeten worden door organisaties. Want pas dan halen we alle voordelen uit de nieuwe manier van werken! In deze blog deel ik 3 misvattingen over hybride werken. 

We hebben de techniek gefaciliteerd, nu zijn we klaar.  

Het toegankelijk maken van een oplossing om remote te werken en het sturen van een (vaak lijvige) handleiding. Dat werd in maart 2020 vaak gedaan. Mensen werden gedwongen met de geboden oplossing aan de slag te gaan. Dus iedereen ging ermee werken. Maar dat versturen van bestanden, dat gaat via VPN toch wat lastiger, het omzeilen gaat sneller en gemakkelijker. Je begrijpt: dat brengt risico’s met zich mee. Maar nu we een paar jaar verder zijn, is deze werkwijze vaak ingebed in de werkwijze van medewerkers. En zie dit dan maar eens te veranderen. Wat ik organisaties adviseer, is om medewerkers continu (awareness) trainingen aan te bieden. Leg hierbij niet de focus op wat niet mag, maar verplaats je in de persoon en het functieprofiel van de gebruiker. De techniek kan hierbij ook ondersteunen. Wist je bijvoorbeeld dat er software bestaat waarmee je als IT-afdeling eenvoudig (en veilig!) op afstand werkplekken kunt installeren en beheren? Lees er meer over in het whitepaper over Windows Autopilot en Microsoft Endpoint Management. 

We moeten een keuze maken: of fysiek, of virtueel is de standaard.

Ik spreek vaak met organisaties die worstelen met het neerzetten van een nieuwe standaard. Moeten we per definitie kiezen voor een fysieke werkwijze, of voor een virtuele werkwijze? Van belang is dat er alignment is tussen beide opties. Zorg er simpelweg voor dat hybride werken de standaard is, en laat de techniek hierop aansluiten. Rust je vergaderruimtes bijvoorbeeld uit met schermen die virtueel én fysiek vergaderen mogelijk maken. Belangrijk hierbij is alle deelnemers van de meeting in de gelegenheid zijn om elkaar te begrijpen door middel van beeld en geluid. Achter je werkplek is het eenvoudig om te “muten”. Maar hoe ga je om met een gecombineerde opstelling vanuit een vergaderruimte? De juiste apparatuur is hierbij van essentieel belang. Dit moet bovendien gebruiksvriendelijk zijn, en voor lange termijn blijven werken. Een keuze maken tussen fysiek en virtueel is dus niet meer nodig, zolang de vergaderruimte hierop is voorbereid. 

We hebben medewerkers een thuiswerkplek gegeven, dus ze kunnen thuis aan de slag.

Iedereen werkt op een andere manier. Dat weten we ondertussen. En toch worden medewerkers vaak op dezelfde manier getraind (als dat al gebeurt). Maar de een leert het snelste als hij of zij het zelf gaat doen, terwijl de ander juist gebaat is bij een uitgebreide uitleg. Een tip is om trainingen op maat aan te bieden. Een manier om dit te doen is door met persona’s te werken. Wat voor type gebruikers bevinden zich in je organisatie? Wat is the job to be done voor deze groepen? En hoe werken zij het liefste? Pas hierop de inhoud van je trainingen of communicatie aan. Zo blijf je medewerkers meenemen. Op een manier die bij hen past. 

Wil jij eens verder praten over hybride werken bij jouw organisatie? Hoe je bijvoorbeeld persona’s kunt toepassen in het ontwikkelen van trainingen? Of welke oplossingen bijdragen aan een solide hybride werken beleid? Neem gerust contact met me op, dan drinken we een kop koffie. Fysiek of virtueel. Kan en mag allebei😉.�

Meer informatie?

Persoon

Functie e. E-mailadres t.Telefoon Contactformulier