door Robin Verelst 1 jaar geleden In mijn vorige blog gaf ik een reactie op een aantal veelgehoorde stellingen over het meenemen van (eind)gebruikers bij een werkplek inventarisatie scan. Nu ga ik in op het samenstellen van persona’s en op de manier waarop wij toewerken naar gepersonaliseerde IT.
Als de behoeftes en het daadwerkelijk gebruikersgedrag in beeld is gebracht, door middel van een enquête en met behulp van objectieve dataverzameling, gaan we over tot de volgende stap: het creëren van persona’s, ofwel gebruikersprofielen. Iedere medewerker heeft persoonlijke voorkeuren over de manier hoe ze hun werk invullen. De een vindt het bijvoorbeeld prettig om thuis te kunnen werken en de ander werkt graag even in de trein. En waar een salesmedewerker vaak genoeg heeft aan een relatief lichtgewicht mobiel device, heeft een grafisch ontwerper zwaarder geschut nodig.
Maar je begrijpt ook: het uitwerken van een gebruikersprofiel per medewerker is nogal tijdrovend én kostenintensief. Daarom werken wij met persona’s. Uit de hele groep medewerkers die een organisatie heeft maken wij gebruikersgroepen. We segmenteren de verschillende medewerkers, op basis van behoeftes en gebruikersgedrag.
Kosten besparen met persona’s
Op basis van de persona’s kun je makkelijker een keuze maken uit het enorme aanbod aan hardware, software en accessoires. Je kunt dan voor iedere persona een of meerdere standaard devices selecteren waar ze uit kunnen kiezen. Voor de IT-afdeling wordt het dankzij de indeling op persona’s makkelijker om de apparaten te beheren en beveiligen, omdat ze te maken krijgen met een kleine selectie devices. Dit geldt ook op het gebied van support, mensen die onder dezelfde persona vallen, komen vaak met dezelfde soort vragen.
Tijd om de persona’s te introduceren. Wij hanteren er zes: Mobile Trailblazer (ook wel Road Warrior genoemd), Office Navigator, Cloud Native, Creative Pro, Power User en Frontline Hero. Vaak ga ik met organisaties uit van deze zes profielen, soms voegen we er een of twee toe, maar meestal komen we een heel eind met deze profielen. Ik leg ze in het kort voor je uit.
1. Mobile Trailblazer of Road Warrior
De Mobile Trailblazers zijn veel onderweg. Ze werken dan ook op verschillende plekken gedurende de dag, op een parkeerplaats wachtend voor een afspraak, in de trein of bij een klant op locatie. Kenmerkend voor deze groep is dat ze veel data consumeren, maar niet zelf creëren. Je vindt Mobile Trailblazers vooral op senior posities en in klantgerichte rollen.
Dit type werknemer vooruithelpen
Je maakt de Mobile Trailblazer blij met lichtgewicht devices die makkelijk in een tas passen. Ze hebben geen bijzondere grafische performance nodig, maar wel een lange accuduur. Niets zo frustrerend als een lege accu net wanneer je aan het presenteren bent. Mobile Trailblazers werken het liefst met mobiele laptopoplossingen, convertibles of detachables. Een convertible is een laptop die je om zijn eigen as kunt draaien en dubbelklappen, handig voor onderweg. Detachables zijn tablets waarbij je het toetsenbord kunt af- en aanklikken. Omdat dit type medewerkers vaak op plekken zonder beveiligde verbinding werken, kan een 4G-oplossing met simkaart uitkomst bieden. Er is dan direct een veilige verbinding. Ook voor jou een fijne gedachte dat een medewerker niet gaat inloggen op ieder willekeurig (openbaar) netwerk.
2. Office Navigator
Dit is een typische kantoormedewerker. Dit type heet bewust ‘navigator’, aangezien hij of zij niet (meer) de hele dag op dezelfde werkplek zit. Er wordt binnen het kantoor gebruik gemaakt van flexwerkplekken. Je vindt dit type medewerker voornamelijk bij marketing of op de financiële of juridische afdeling.
Dit type werknemer vooruithelpen
De Office Navigator wil door het hele kantoor kunnen werken met de ervaring van een volledige werkplek. Dit gaat eenvoudig met laptops, maar er kan ook op verschillende desktops ingelogd worden. Een slim accessoire is de dockingmonitor, dit is een docking station ingebouwd in een beeldscherm. Met één kabeltje sluit je je laptop en alle accessoires aan en worden deze direct opgeladen. Handig als je gedurende de dag van werkplek wisselt in het kantoor.
3. Cloud Native
Dit type medewerker maakt minimaal 4 uur per dag gebruik van een werkplek die volledig draait vanuit de webbrowser. Er zijn helemaal geen lokale resources nodig. Er is ook een tweede variant van dit type: een medewerker die gebruikmaakt van een virtuele werkplek, deze draaien in het datacenter. Toch voelt dit voor de medewerker als een eigen workstation. Let op: de Mobile Trailblazer en Office Navigator kunnen ook Cloud Native zijn.
Dit type werknemer vooruithelpen
Cloud Natives werken graag op Chromebooks en thin clients. Dat laatste is een klein kastje dat verbinding maakt met het datacenter om een virtuele werkplek op je scherm te laten zien. Chromebooks werken bijna volledig in de cloud, er is nauwelijks lokale opslag (nodig).
4. Creative Pro
Creative Pro’s zijn voornamelijk content aan het creëren. Denk hierbij aan designers, videomakers en editors. Maar ook bijvoorbeeld engineers bij bouwbedrijven vallen onder deze categorie.
Dit type werknemer vooruithelpen
De Creative Pro gebruikt specialistische programma’s die extra grafisch vermogen nodig hebben. Voor deze groep is het voor de productiviteit extra belangrijk dat de devices betrouwbaar zijn en dus niet vastlopen. Deze werknemers kunnen werken op een desktop of een zwaardere laptop zodat programma’s als AutoCAD en Adobe Premiere Pro vloeiend kunnen draaien.
5. Power User
Dit type medewerker werkt veel met data en heeft daarom veel CPU-kracht en geheugen nodig. Denk bijvoorbeeld aan data-analisten en mensen die met big data en Artificial Intelligence (AI) werken.
Dit type werknemer vooruithelpen
De naam zegt het eigenlijk al. De Power User heeft een stevig device nodig, steviger dan de Creative Pro. Dan kom je bij een zware desktop station of zware laptop workstation uit. Dit betekent dat hij of zij minder mobiel is dan de andere persona’s. In geval van AI wordt tegenwoordig zelfs gebruik gemaakt van specialistische AI versnellende kaarten.
6. Frontline Hero
Deze medewerkers zijn het gezicht van je bedrijf, je vindt ze aan de frontlinie. Ze werken aan de receptie of in de sales, service of support. Deze persona werkt meer taakgericht en heeft hier vaak maar een paar bedrijfsapplicaties voor nodig.
Dit type werknemer vooruithelpen
Wat IT betreft zijn dit relatief simpele taken waar weinig vermogen voor nodig is. Lichte laptops of all-in-ones zijn hier het meest geschikt. De Frontline Hero is ook veel aan de telefoon. Voorkom afleiding tijdens het bellen met een noise cancelling-headset.
Dit zijn de zes persona’s waar ongeveer 80% van de organisaties mee te maken hebben binnen hun organisatie. De analyse die we hebben uitgevoerd in het voortraject (het ophalen van de behoefte bij medewerkers en de gebruiksanalyse, zie mijn vorige blog 😉), koppelen we aan deze gebruikersgroepen. Vervolgens stemmen we samen af welke devices per gebruikersgroep beschikbaar worden gesteld: we bepalen custom sets per persona.
Beleving is cruciaal
Een volgende stap, die bijdraagt aan een optimale gebruikersbeleving, is het inrichten van een custom shop: een portaal waar medewerkers zelf hun werkplek kunnen samenstellen. Op basis van de persona’s krijgen (nieuwe) medewerkers toegang tot een webshop, waar ze een gepersonaliseerd overzicht krijgen van de devices en accessoires die zij kunnen kiezen. In mijn volgende blog lees je meer over onze MyFIT Shop en de voordelen daarvan, aan de gebruikerszijde én aan de IT beheerskant.
Podcast ‘De kracht van gepersonaliseerde IT’
Samenwerken met Aces Direct betekent samenwerken met een gestroomlijnd team van professionals. Verschillende disciplines gaan samen met jouw vraagstuk aan de slag: van solution advisors, inkopers tot projectmanagers. Wij vinden het belangrijk dat organisaties een vast aanspreekpunt hebben. Ben je benieuwd naar de manier waarop deze specialisten jouw organisatie verder brengen?
