Is uw gemeenteraad klaar voor het digitale tijdperk?
Met de verkiezingen achter de rug verandert er veel binnen de gemeentes. Dat heeft ook invloed op de digitalisering. Op welke apparaten gaan de raadsleden werken en hoe kunnen we dit vlekkeloos en veilig implementeren? Wij helpen uw gemeente graag op weg met deze checklist.
Heeft u het juiste apparaat bij de juiste persoon?
In een van onze eerdere blogs heeft mijn collega Mike het over persona's. Dit is weinig anders dan een IT-beeld scheppen van het raadslid; welke apparaten gebruikt hij of zij en op welke manier. Een raadslid heeft behoefte aan andere apparaten dan een ICT-medewerker. Peil de behoefte onder de leden of kijk naar de historische behoefte, bepaal de taken en werkzaamheden, en kies aan de hand daarvan de juiste apparaten.
Is de data van uw gemeenteraad veilig?
Aan de digitalisering van de samenleving zitten niet alleen voordelen. We hebben meer data dan ooit tot onze beschikking. Met enkele muisklikken hebben we de beschikking over hoeveelheden data die onze voorouders onmogelijk achtten. Het nadeel: het risico dat vertrouwelijke informatie uitlekt is groter. Raadsleden gaan vaak met gevoelige informatie om en hebben die informatie ook buiten de muren van het gemeentehuis nodig. Door middel van oplossingen als Mobile Device Management en Apple DEP, Samsung Knox, Anti mal- en virussoftware en apparaat-encryptie blijft uw data ook binnen uw organisatie. Benieuwd hoe goed u op dit moment met data omgaat? Doe onze Digital Security Test.
Kan uw gemeenteraad mobiel werken?
Werkplek is tegenwoordig een breed begrip. Vroeger was dit 'een bureau met een stoel en een computer'. Daar komt steeds meer bij kijken. We zien steeds vaker een vervaging tussen werk en privéleven. Zeker voor een gemeenteraadslid, in een functie naast het ‘reguliere’ werkleven is het belangrijk om flexibel te werken. Bereid uw organisatie voor op het werken buiten de ‘bedrijfsmuren’. Dat kan door gebruik te maken van flexibele apparaten als een iPad, HP Hybride laptop of de Microsoft Surface lijn. Maar het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de raadsleden overal verbonden zijn met internet en op beveiligde apparaten en verbindingen werken.
Efficiënt en milieuvriendelijk vergaderen?
Nederland werkt met een uitgebreide vergadercultuur. Ondanks of dankzij die cultuur klagen we massaal over die vergaderingen. Ze duren onnodig lang door verschillende randzaken. Op het laatste moment de agenda printen, raadsleden in de file of ontbrekende documenten het komt allemaal langs. Het fileprobleem is niet eenvoudig op te lossen. Uw vergaderingen zijn wel simpel, efficiënter in te richten. Door middel van cloud oplossingen kunt u documenten online bewaren, delen en bewerken. Die manier van werken zorgt niet alleen voor efficiënter werken maar ook voor lagere kosten vanwege bijvoorbeeld de lagere papierstroom.
Hulp nodig?
Deze checklist geeft uw gemeenteraad handvaten en richtlijnen voor een moderne gemeenteraad. Heeft u hulp nodig bij de digitalisering van uw gemeenteraad? Neem dan contact op met mij.