Van digitaal samenwerken naar de 1.5 meter kantooromgeving
Zoeken
Zoeken
Digitaal samenwerken en de 1.5 meter kantooromgeving

Digitaal samenwerken en de 1.5 meter kantooromgeving

Digitaal samenwerken en de 1.5 meter kantooromgeving

Een mail waarvan ik nooit dacht hem te gaan sturen. “Collega’s, vanaf nu werken we elke dag thuis, allemaal, tot het weer verantwoord is om samen op kantoor te zijn.” Toch gebeurde het van de ene op de andere dag. Vanaf moment één stonden mijn collega’s paraat. Wat gebeurde er en hoe gaan we de volgende fase in?

Wij helpen organisaties al jaren met de overgang naar mobiel werken. Om dat te doen moet je zelf ook op die manier werken. Mijn collega’s werkten allemaal al veel thuis, de faciliteiten waren er en we communiceerden ook binnen kantoor veel via Microsoft Teams. Toch zien ook wij een grote stijging in het gebruik van bijvoorbeeld Microsoft Teams om samen te werken. Als bij ons, een digitaal werkend IT-bedrijf de impact al zo groot is, kan ik alleen maar raden hoe het door heel Nederland moet zijn: aanpoten.

Ervaring delen

Zoals genoemd werken wij al jaren op deze manier. Die ervaring en de ervaring van de afgelopen weken wil ik graag met jullie delen. Voor veel mensen heeft thuiswerken een negatieve bijsmaak. Wij zien het dan ook niet als thuis werken maar op afstand samenwerken. Daarnaast wil ik voorzichtig een eerste blik op de toekomst richten. Wat verwachten wij na deze tijd? Zodat we niet alleen onszelf maar ook jullie helpen innoveren.

Werkplek inrichten

In een perfecte wereld heeft iedereen een mooie afgesloten ruimte met een volledig ingericht bureau met alle bijbehorende faciliteiten. Zoals je leest in de blog van mijn collega Moniek, ligt dat in de praktijk anders. Probeer toch een plek in je woning te vinden waar je ruimte hebt en het voor jezelf en anderen duidelijk is dat je aan het werk bent. Voorlopig zullen veel van ons nog -een paar dagen per week- op afstand samenwerken. Je eigen plek is daarom heel belangrijk.  Weinig ruimte? Misschien kun je een tafel(tje) neerzetten in de hoek van je woon- of slaapkamer. Bang dat anderen die ruimtes dan ingluren? Geen probleem, bij Microsoft Teams (en sommige soortgelijke oplossingen) kun je de achtergrond blurren of zelf aanpassen naar een virtuele creatieve of zakelijke variant. Wat ook helpt is een koptelefoon gebruiken. Daarmee kun je jezelf beter afsluiten voor de omgeving.

Maar het is ook belangrijk om te denken over de werkplekken op kantoor na deze eerste fase. Wanneer we terug naar kantoor gaan, zal die werkplek niet dezelfde zijn als waar je aan gewend was. Ook wij zijn op dit moment druk bezig met die overgang. We gaan bijvoorbeeld werken met looproutes en bekijken hoe we sensoren kunnen inzetten om afstand te bewaren. Maar ook tools als digitaal ondertekenen en cybersecurity zijn ontzettend belangrijk voor de hybriden van samenwerken op afstand en het 1.5 meter kantoor zoals je kunt zien in onze aankomende gratis webinars.

Omarm de digitale vergadering

Natuurlijk, het voelt heel even ongemakkelijk. Jezelf en al je collega’s via een webcam op je scherm zien. Maar uiteindelijk draagt het echt bij aan de communicatie. De eerste paar keer zullen er dingen misgaan, slechte verbindingen, niet werkende webcams. Maar gaandeweg vind je als organisatie je ritme en verdrijf je die “kinderziektes”. Door elkaar te zien blijf je in verbinding met elkaar in deze afstandelijke tijden. Met de juiste samenwerkingssoftware werkt het moeiteloos. Meetings plannen wij net als eerder in via Outlook. Alleen nu worden ze voorzien van een Microsoft Teams link waarbij je meteen in de digitale vergaderkamer uitkomt. Dat werkt goed voor één-op-één gesprekken, maar ook voor teamvergaderingen en zelfs om de hele organisatie in één keer te spreken. Als managing director richt ik bijvoorbeeld wekelijks een digitaal vragenuur in voor al mijn collega’s waarin we samen de huidige situatie en ontwikkelingen bespreken.

Orde in de chaos scheppen

Al die mensen in één digitale vergadering, gaat dat goed? Dat gaat prima. Wel merk ik dat er nu andere zaken belangrijk zijn. Zoals mijn intonatie, belichting en geluid. Een interessante uitdaging. Bij de echte grote meetings vraag ik iedereen zijn/haar geluid te muten. Op die manier kan ik mijn verhaal zonder onderbrekingen doen. Aan het einde of tussendoor neem ik even een pauze waarin mensen vragen kunnen stellen. Daarnaast is er ook de chat waarin mensen kunnen communiceren zonder het verhaal te onderbreken. Op die manier kun je zonder elkaar fysiek te zien ordelijk en praktisch met een grote groep vergaderen. Daarnaast nemen we de vergadering via Microsoft Teams op zodat mensen die niet aanwezig kunnen zijn hem toch terug kunnen kijken. Inmiddels heeft Teams ook functionaliteit als raise your hand uitgerold. Wil je iets zeggen? Steek je digitale hand op, net als je in het echt zou doen.

Het ritme van de nieuwe wereld

Ook in de volgende fase zullen veel mensen meer samenwerken op afstand. Organisaties als Twitter hebben bijvoorbeeld al aangekondigd dat werknemers vanaf nu altijd op afstand mogen werken. De voorspelling is dat we naar een hybride situatie gaan. Hierbij ben je alleen op kantoor wanneer dat nodig is. Denk aan belangrijke bestuursvergaderingen of een afspraak met een klant. Hoe eenvoudig het digitaal vergaderen ook is, soms is dat menselijke contact wel nodig. Kijk naar de vergaderingen van onze ministers. Op het eerste oog zou je denken, kan makkelijk online. Maar we voelen aan dat dit soort gesprekken face-to-face gevoerd moeten.