Van digitaal samenwerken naar de 1.5 meter kantooromgeving
Digitaal samenwerken en de 1.5 meter kantooromgeving

Digitaal samenwerken en de 1.5 meter kantooromgeving

Digitaal samenwerken en de 1.5 meter kantooromgeving

Een mail waarvan ik nooit dacht hem te gaan sturen. “Collega’s, vanaf nu werken we elke dag thuis, allemaal, tot het weer verantwoord is om samen op kantoor te zijn.” Toch gebeurde het van de ene op de andere dag. Vanaf moment één stonden mijn collega’s paraat. Wat gebeurde er en hoe gaan we de volgende fase in?

Wij helpen organisaties al jaren met de overgang naar mobiel werken. Om dat te doen moet je zelf ook op die manier werken. Mijn collega’s werkten allemaal al veel thuis, de faciliteiten waren er en we communiceerden ook binnen kantoor veel via Microsoft Teams. Toch zien ook wij een grote stijging in het gebruik van bijvoorbeeld Microsoft Teams om samen te werken. Als bij ons, een digitaal werkend IT-bedrijf de impact al zo groot is, kan ik alleen maar raden hoe het door heel Nederland moet zijn: aanpoten.

Ervaring delen

Zoals genoemd werken wij al jaren op deze manier. Die ervaring en de ervaring van de afgelopen weken wil ik graag met jullie delen. Voor veel mensen heeft thuiswerken een negatieve bijsmaak. Wij zien het dan ook niet als thuis werken maar op afstand samenwerken. Daarnaast wil ik voorzichtig een eerste blik op de toekomst richten. Wat verwachten wij na deze tijd? Zodat we niet alleen onszelf maar ook jullie helpen innoveren.

Werkplek inrichten

In een perfecte wereld heeft iedereen een mooie afgesloten ruimte met een volledig ingericht bureau met alle bijbehorende faciliteiten. Zoals je leest in de blog van mijn collega Moniek, ligt dat in de praktijk anders. Probeer toch een plek in je woning te vinden waar je ruimte hebt en het voor jezelf en anderen duidelijk is dat je aan het werk bent. Voorlopig zullen veel van ons nog -een paar dagen per week- op afstand samenwerken. Je eigen plek is daarom heel belangrijk.  Weinig ruimte? Misschien kun je een tafel(tje) neerzetten in de hoek van je woon- of slaapkamer. Bang dat anderen die ruimtes dan ingluren? Geen probleem, bij Microsoft Teams (en sommige soortgelijke oplossingen) kun je de achtergrond blurren of zelf aanpassen naar een virtuele creatieve of zakelijke variant. Wat ook helpt is een koptelefoon gebruiken. Daarmee kun je jezelf beter afsluiten voor de omgeving.

Maar het is ook belangrijk om te denken over de werkplekken op kantoor na deze eerste fase. Wanneer we terug naar kantoor gaan, zal die werkplek niet dezelfde zijn als waar je aan gewend was. Ook wij zijn op dit moment druk bezig met die overgang. We gaan bijvoorbeeld werken met looproutes en bekijken hoe we sensoren kunnen inzetten om afstand te bewaren. Maar ook tools als digitaal ondertekenen en cybersecurity zijn ontzettend belangrijk voor de hybriden van samenwerken op afstand en het 1.5 meter kantoor zoals je kunt zien in onze aankomende gratis webinars.

Omarm de digitale vergadering

Natuurlijk, het voelt heel even ongemakkelijk. Jezelf en al je collega’s via een webcam op je scherm zien. Maar uiteindelijk draagt het echt bij aan de communicatie. De eerste paar keer zullen er dingen misgaan, slechte verbindingen, niet werkende webcams. Maar gaandeweg vind je als organisatie je ritme en verdrijf je die “kinderziektes”. Door elkaar te zien blijf je in verbinding met elkaar in deze afstandelijke tijden. Met de juiste samenwerkingssoftware werkt het moeiteloos. Meetings plannen wij net als eerder in via Outlook. Alleen nu worden ze voorzien van een Microsoft Teams link waarbij je meteen in de digitale vergaderkamer uitkomt. Dat werkt goed voor één-op-één gesprekken, maar ook voor teamvergaderingen en zelfs om de hele organisatie in één keer te spreken. Als managing director richt ik bijvoorbeeld wekelijks een digitaal vragenuur in voor al mijn collega’s waarin we samen de huidige situatie en ontwikkelingen bespreken.

Orde in de chaos scheppen

Al die mensen in één digitale vergadering, gaat dat goed? Dat gaat prima. Wel merk ik dat er nu andere zaken belangrijk zijn. Zoals mijn intonatie, belichting en geluid. Een interessante uitdaging. Bij de echte grote meetings vraag ik iedereen zijn/haar geluid te muten. Op die manier kan ik mijn verhaal zonder onderbrekingen doen. Aan het einde of tussendoor neem ik even een pauze waarin mensen vragen kunnen stellen. Daarnaast is er ook de chat waarin mensen kunnen communiceren zonder het verhaal te onderbreken. Op die manier kun je zonder elkaar fysiek te zien ordelijk en praktisch met een grote groep vergaderen. Daarnaast nemen we de vergadering via Microsoft Teams op zodat mensen die niet aanwezig kunnen zijn hem toch terug kunnen kijken. Inmiddels heeft Teams ook functionaliteit als raise your hand uitgerold. Wil je iets zeggen? Steek je digitale hand op, net als je in het echt zou doen.

Het ritme van de nieuwe wereld

Ook in de volgende fase zullen veel mensen meer samenwerken op afstand. Organisaties als Twitter hebben bijvoorbeeld al aangekondigd dat werknemers vanaf nu altijd op afstand mogen werken. De voorspelling is dat we naar een hybride situatie gaan. Hierbij ben je alleen op kantoor wanneer dat nodig is. Denk aan belangrijke bestuursvergaderingen of een afspraak met een klant. Hoe eenvoudig het digitaal vergaderen ook is, soms is dat menselijke contact wel nodig. Kijk naar de vergaderingen van onze ministers. Op het eerste oog zou je denken, kan makkelijk online. Maar we voelen aan dat dit soort gesprekken face-to-face gevoerd moeten.

Mijn collega’s en ik waren zoals gezegd gewend aan regelmatig thuiswerken. Maar veel thuiswerken vergt een ander ritme. Normaal sta je op, ga je naar kantoor en aan het einde van de dag weer naar huis. Op dit moment ziet je werkritme er misschien totaal anders uit. Dat zal de komende tijd ook zo blijven. Eén van de belangrijkste onderdelen om dit vol te houden, is duidelijke communicatie, naar jezelf, je eventuele partner, kinderen en collega’s. Zorg dat je duidelijke kaders maakt voor wanneer je werkt. Zo kun je voor jezelf je grenzen beter bewaren, maar weten je collega’s ook wanneer je te bereiken bent. Je kunt ook je status in je online samenwerkingstool aanpassen zodat mensen direct zien of je bereikbaar bent.

Denk ook aan jezelf

Vergeet ook je gezondheid niet. In een kantooromgeving gaan de meesten even lunchen, een rondje wandelen of ontspannen tijdens tafelvoetbal. Die “sociale signalen” krijg je nu niet. Waardoor veel mensen meer en langer aan één stuk doorwerken dan ze normaal zouden doen. Zorg dat je tijd vrijmaakt om even iets te eten, drinken en te ontspannen. Maar hoe spreek je dan toch je collega’s op een persoonlijk niveau? We kunnen niet meer bijpraten bij het koffieapparaat of aan elkaars bureau. Wat we wel kunnen doen is samen via een videovergadering lunchen of even bijpraten. Een deel van mijn collega’s doet zelfs elke vrijdag de vrijdagmiddagborrel online. Op die manier blijven wij niet alleen collegiaal, maar ook sociaal betrokken met elkaar. Die rust zorgt voor de terugkeer van je concentratie zodat je klaar bent voor je volgende gesprek. Klaar met je werkdag? Zorg dat je ook echt helemaal offline gaat. Niemand kan altijd “aan” staan zonder daar nadelige gevolgen van te ondervinden.

In gesprek

Meer weten over digitaal samenwerken? Neem contact met ons op.

Deel op social media
  Feedback